Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Documentación

Documentación Objetivo Garantizar herramientas conceptuales y prácticas para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en Secretarias de Educación Objetivos Específicos Determinar los conceptos básicos de documentación en el Sistema de Gestión de Calidad. Presentar algunos modelos para elaborar y presentar documentos del Sistema Gestión de Calidad. - Identificar los requisitos del Manual de Calidad según lo establecido en la ISO 9001.

Si con documentos tenemos Documentación Si con documentos tenemos problemas…¿Como serían las cosas sin documentos?

Sensibilización del Proceso de Documentación ¿Qué se hace? ¿Por qué que se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuándo lo hace? ¿Dónde lo hace? ¿Cómo se hace?

Tipos de documentos en el SGC Documentación Tipos de documentos en el SGC Manual de Calidad Instructivos Guías Formatos Que se documenta? Macroproceso Proceso Subproceso Actividad Tarea (Operativo) REGISTROS

Documentación REGISTROS ES… Un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se puede presentar como formatos diseñados para facilitar la recolección de información de una situación específica Datos = Información (Numérica, No Numérica)

TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO Documentación TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO Por ningún motivo debe ir con tachaduras o enmendaduras. “ El control es parte de lo que YO hago” los formatos deben ser claros, con coherencia y ordenados.

Documentación TENER EN CUENTA EN UN REGISTRO Preguntarse: 2. Deben ser: Legibles fácilmente, Identificables, recuperables Preguntarse: Como se los identifica? Código, nombre, título Como se protegen? Archivadores, m. magnético, copias de seguridad Como se almacenan? Medios físicos (carpetas, AZ) Medios magnéticos Como podrían recuperarse? Archivos (gestión, central, histórico) Cuanto tiempo se almacenan?

REGISTROS SGC Documentación Plan Estratégico del Negocio Política y Objetivos de Calidad Caracterización de Procesos Procedimientos Instructivos, Especificaciones, Planes de Calidad, Documentos Externos, Guías, Planos, etc.

Caracterización de proceso Documentación Caracterización de proceso Es el documento marco donde de manera general se explica todo el proceso. Se compone de: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Normatividad aplicada 4. Políticas Institucionales 5. Definición del área y responsable del proceso 6. Subprocesos que lo componen (enunciar) 7. Definición de proveedores y Clientes (Registros) 8. Identificación de los Indicadores del proceso 9. Anexos de hojas de vida de indicadores

Documentación Estructura de un Documento Un documento esta compuesto de 3 partes: 1. Encabezado 2. Cuerpo 3. Pie de Página

Documentación 1.Encabezado Logo: Institución XXXX Nombre del Proceso: Formulación y Aprobación del Plan de Desarrollo Educativo Código del Documento: A02.01 Paginación: 1 de 3 Nombre del Subproceso: Análisis y Definición de Estrategias Para El Sector Educativo Versión: 1

Documentación OBJETIVO Definir, verificar o actualizar el componente estratégico del plan de desarrollo educativo, incluyendo las definiciones de misión, visión, políticas, objetivos, estrategias, metas de resultado, programas y proyectos y metas de producto; de acuerdo a los resultados y al análisis del boletín estadístico y del diagnostico del sector y del servicio educativo realizado en la Secretaría.

Documentación 2. ALCANCE El subproceso inicia con el análisis de la información del proceso A01. Información estratégica educativa, continua con la definición o actualización del componente estratégico de la Secretaría de Educación, que incluye misión, visión, políticas, objetivos, estrategias y contiene la identificación o definición de programas con sus metas de resultado, la definición de nombres genéricos de proyectos con sus metas de producto y la definición de indicadores y finaliza con el plan de desarrollo educativo en su componente estratégico y/o programático. La definición del componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo se realiza normalmente cada cuatro años durante la definición del plan de desarrollo educativo. Sin embargo estos componentes pueden requerir de ajustes, de acuerdo a los resultados que se generen periódicamente en los subprocesos A04.01 Revisión general del SGC, A04.02 Revisión del avance de programas y proyectos, y seguimiento al plan indicativo, y A04.03 Revisión y seguimiento del tablero de indicadores del macro proceso A04. Evaluación de resultados. La realización del ajuste debe considerar la consistencia y relación lógica entre el elemento o los elementos a ajustar, con los demás elementos del componente estratégico previamente definido en la Secretaría. Documentación

Documentación 2. Cuerpo 3. Definiciones Matriz FODA Trabajo de Campo Mesas de Trabajo Consolidación Estadística Encuesta 4. Contenido Explicación detallada del procedimiento (actividad por actividad) Áreas y personas involucradas Relación de los Formatos que hacen parte - Flujograma

Documentación 2. Pie de Página   Reviso Aprobó Nombre Cargo Fecha Firma A partir de la 2 página para documentos el encabezado debe tener como mínimo: Extremo Izquierdo, el nombre, el código en el centro y la fecha y versión en el extremo derecho. En el pie de página puede ir la paginación

Documentación Control de Cambios Cambios Justificación Versión Anterior   Puede ser incluido en el pie de pagina (documento controlado o puede ser al inicio del procedimiento

Documentación Manual de Calidad Esta en la norma: 4.2.2 El Alcance del Sistema de Gestión de Calidad, los detalles de manera resumen y las exclusiones Menciona los procesos (procedimientos) establecidos para el sistema de calidad Descripción de la interacción entre los procesos “El tamaño dependerá de la complejidad de la organización”

Documentación Recomendaciones del Manual de Calidad Se hace de último, y lo mejor es NO paginarlo y en folder para poder cambiarlo permanentemente. Se puede colocarle INDICE, sin paginar. Incluir el mapa de procesos.