HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2 1

COMUNICACION 2

Comunicación: Es la transferencia de información de una persona a otra. El propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo a lo previsto

Su interpretación siempre es subjetiva y está sujeta Símbolos Su interpretación siempre es subjetiva y está sujeta a un amplio margen de error Palabras Imágenes Acción – comunicación no verbal Acción: algo que se hace Omisión: algo que no se hace Vacío de credidibilidad: cuando no coincide lo que se dice con lo que se hace El lenguaje corporal Contacto visual Movimiento de ojos Sonrisas Fruncimiento de cejas o arrugar la frente Otros: Movimiento de manos Inclinación hacia delante o atrás Cruzar brazos y piernas Suspirar o bostezar

Tipos de comunicación Descendente Instrucciones de trabajo Ascendente

Ascendente: distintos tipos Cuestiona- miento Escucha Reuniones con empleados Política de puertas abiertas Reuniones sociales

Otras formas de comunicación Comunicación lateral Redes Defensor de derechos de los trabajadores Comunicación informal Redes naturales El rumor

Lineamientos para reuniones grupales eficaces Distribuya con anticipación el temario y el material de referencia Especifique el objetivo Integre el grupo adecuadamente Aliente la expresión de puntos de vista minoritarios Separe la generación de ideas de la evaluación de ideas Haga explícitos los supuestos Legitime actitudes de cuestionamiento Controle discusiones irrelevantes Ponga a prueba el apoyo a una decisión Evalúe la eficacia del grupo Concluya con un comentarios positivo y asigne responsabilidades

TRABAJO EN EQUIPO 9

EQUIPOS DE TRABAJO Desde los principios de la humanidad existe la unión de fuerzas. Por que el trabajo en equipo es importante: Mezcla de habilidades. Promueven el cambio en una organización Desarrollan habilidades individuales que sirven para la misión del equipo Las tareas cada vez mas complejas requieren sumar mas esfuerzos 10

Definición de Grupo Etimológicamente Un numero de personas que se comunican unas con otras a menudo en un Lapso de tiempo y que son tantas como para que cada una de ellas pueda Comunicarse con todas las demás, no a través de otras personas sino indirectamente. Conjunto de personas que establecen una relación que los lleva a unir sus Esfuerzos para alcanzar objetivos o propósitos comunes, aceptando algunas Normas o reglas de funcionamiento generales. Etimológicamente Proviene de la palabra Germana KROPT, que significa bulto. CONCEPTOS 11

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Definición de Equipo de Trabajo Conjunto de personas altamente organizadas y orientadas hacia la consecución de una tarea común. Lo compone un numero reducido de personas que adoptan e Intercambian roles y funciones con flexibilidad de acuerdo con normas establecidas y que disponen de habilidades para manejar sus relaciones con otras personas en un clima de mutuo respeto y confianza. Un numero pequeño de personas, con destrezas y habilidades complementarias, quienes están comprometidos a una misión o tarea Etimológicamente Del francés equipage, que se entiende como tripulación. CONCEPTOS 13

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Cuadro Comparativo de Diferencias Grupo y Equipo Cuadro Comparativo de Diferencias CARACTERISTICAS GRUPO EQUIPO Cantidad de miembros Numeroso (mas de 15) Reducido (menos 15) Numero de miembros Variable Estable Objetivo Común Definido Definido Etimología Kropt= Bulto Equipage= Tripulación Nivel de Organización Bajo Alto Normas Muy flexible Flexible Tareas y Funciones Definidas Indefinida CONCEPTOS 15

Características de los equipos Todos los grupos tienen características que los hacen únicos a cualquier otra forma de interacción humana. Misión Clara. Objetivos comunes y tareas aceptadas Numero Reducido de personas Organización y funciones decididas Unicidad y totalidad Compromiso personal Limites y disciplina Presencia de un vinculo interpersonal Convergencia de esfuerzos Aprovechamiento del conflicto Conciencia de situación interna CONCEPTOS 16

Tipos de equipos de trabajo Propósito (Reducir la merma) Duración (una campaña) Funcionales o interfuncionales (Equipo de ventas, Gerencias) Dirigido o Auto administrado (Milán, Gotcha) 17

Motivos por los cuales se integra un equipo de trabajo Para fijar metas Para analizar o asignar la forma de realizar una actividad o proceso Para analizar la forma en que el equipo opera y establecer normas Establecer las relaciones entre las personas que hacen el trabajo Para fortalecer procesos y relaciones interpersonales INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO 18

trabajo en su organización Quienes pueden integrar un equipo de trabajo en su organización 1. Toda empresa esta conformada por un grupo 2. Todo grupo tiene subsistemas 3. Seleccionar los puestos clave para la conformación del equipo INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO 19

Empresa Y Meta A. Aumento de ventas analizando el mercado Meta B. Entregas deficientes, quejas de clientes INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO 20

Significa que cada miembro del grupo tenga la oportunidad Tarea Clave Consenso. Significa que cada miembro del grupo tenga la oportunidad De influenciar la decisión final. El consenso no puede ser alcanzado por mayoría o por promedio Se dice que se tomo una decisión por medio del consenso cuando todas las partes están satisfechas con el resultado final. Nadie siente que sus intereses vitales o valores, son violados por la decisión TAREAS CLAVE 21

DINA MI CA 22

Habilidades para el logro del consenso Presentar ideas en la forma mas lógica y lúcida posible No asumir que alguien debe ganar y alguien debe perder cuando la discusión llega a un punto de estancamiento Distinguir entre lo que son ideas relevantes de simples opiniones Evitar las técnicas para reducir conflictos. (Mayoría, promedios y regateo) Las diferencias de opinión deben considerarse no solo normales sino necesarias Posponer las decisiones para dar tiempo de reconsiderar y analizar las implicaciones de una solución Piensa antes de hablar, escucha antes de objetar TAREAS CLAVE 23

Técnica Tormenta de ideas para solución de problemas 5 REGLAS DE LA TORMENTA DE IDEAS No debe criticarse ninguna idea Fomentar la libertad de pensamientos Concentrarse en conseguir el numero máximo de ideas Registrar cada idea, aun si se repiten Incubar todas las ideas, sin rechazar nada de entrada 6 PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNIÓN DE TORMENTA DE IDEAS Escribir las reglas de la tormenta de ideas y pegarlas en una pared Escribir el tema de la tormenta de ideas Hacer que las ideas fluyan Registrar todas las ideas fluyan Incubar las ideas Evaluar las ideas y recopilar todos los datos TECNICAS 24

Roles de los integrantes Existen 8 roles basados en la contribución útil para un equipo de trabajo Trabajador de la compañía. Es conservador, cumplidor del deber, predecible. Tiende a la falta de flexibilidad, no responde a ideas nuevas. 2. Presidente. Calmado, seguro de si mismo, controlado. Capaz de relacionarse y aceptar a todos los que puedan contribuir, juzga por meritos, gran apego al objetivo. Manipulador 3. Dirigente. Muy tenso, simpático y dinámico. Con empuje y capacidad para cuestionar y sincero consigo mismo. Tiende a ofenderse a la irritación y es impaciente 4. Cerebro. Es individualista, serio, heterodoxo. Genio, imaginativo, creativo. Vive en los sueños, descuida detalles y protocolo. ROLES 25

Investigador de Recursos. Sombrío, flemático, prudente Investigador de Recursos. Sombrío, flemático, prudente. Capacidad para relacionarse, exploración de lo nuevo, habilidad para responder al reto. Tiende a perder interés rápidamente, proyectos incompletos Evaluador-monitor. Extrovertido, entusiasta, curioso, comunicativo. Carece de inspiración y no es capaz de motivar a los demás. Trabajador en equipo. Orientado socialmente, suave, sensible con habilidad para responder a las personas y ante las situaciones, negociador, indeciso en momentos de crisis. Completador. Callado, analista, mesurado. Toma las ideas de los demás y las pone en practica. Egoísta y con ideas de superioridad. ROLES 26

Colaboración VS Competencia Colaborar. Realización conjunta de un trabajo o tarea Competencia. Rivalidad, oposición de quienes aspiran a conseguir lo mismo La mayor parte de las empresas fomentan la competencia . La colaboración es el camino para lograr resultados satisfactorios Cuando el clima es de competencia, solo unos cuantos ganan. La competencia es reflejo de equipos disfuncionales. Colaborar 27

Características que nos hacen competitivos Prejuicios. Ego desarrollado Exageración de nuestras fortalezas Individualismo Ignorar las ideas brillantes (Inseguridad) Rigidez en las ideas Falta de reconocimiento de talentos Ganar es lo importante Reconocer y Dominar estas características de personalidad, desarrollara la colaboración Colaborar 28

Signos que demuestran un equipo de trabajo disfuncional Existen visiones de futuro diferentes e incompatibles entre sí Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo Las reuniones son improductivas y largas Una pequeña minoría tiene una participación mayoritaria Los desacuerdos se discuten en privado Las decisiones son tomadas por unos pocos Hay falta de transparencia y confianza Existe confusión en cuanto a las funciones y tareas Existe un exceso de personas con los mismos recursos y/o carencias No hay auto-evaluación periódica de funcionamiento “Si tu no piensas como yo, tu estas equivocado” Equipos disfuncionales 29

DINA MI CA 30

Etapas de desarrollo de los equipo de trabajo CARACTERISTICAS PRE- EQUIPO Reconocer la necesidad del cambio Dudas con respecto al éxito Inseguridad de cual será el rol a desempeñar Se están definiendo valores organizacionales Rediseño de los procesos Reconfiguración de roles Mas apego a roles de carácter personal NUEVO EQUIPO Se transfieren responsabilidades programadas con orden y calendarización Tareas sin barreras departamentales Establecimiento metas apegadas a misión, visión y valores Actitudes de trabajo en equipo Enfoque mas en necesidades del equipo Mayor información para compartir con el equipo Etapas 31

Inversión de gran cantidad de tiempo en mejoras. ETAPA CARACTERISTICAS EQUIPO MADURO Inversión de gran cantidad de tiempo en mejoras. Manejo de responsabilidades en forma exitosa Se asumen responsabilidades mas especializadas Se asumen responsabilidades y cooperación para lograr el objetivo común. ETAPAS 32

Posibles Disfunciones del trabajo en equipo Toma de decisiones prematuras Dominio personal Formas contrarias Consumo de tiempo para toma de decisiones Dominio minoría Responsabilidad ambigua 33

Trabajo en equipo: cuando los integrantes de un equipo conocen los objetivos, contribuyen responsable y entusiastamente a las tareas y se apoyan entre sí. 4 elementos: Un entorno de apoyo Coincidencia entre habilidades y requerimiento de roles Metas supremas Retribuciones a los equipos (no necesariamente económicas)

Ciclo de vida de un equipo Formación Ajuste Equilibrio Desempeño Desintegración

Etapas usuales de la consolidación de equipos Identificación de un problema Recolección de datos relevantes Retroalimentación y confrontación de datos Experiencia de resolución de problemas Aplicación al trabajo y seguimiento

Comparación de roles de supervisión Estructura tradicional Figura de autoridad Experto Maestro Solucionador de problemas Coordinador Estructura de equipos autodirigidos Entrenador y asesor Dirigente y alentador Asignador de recursos Administrador de enlace Facilitador

NEGOCIACION 38

(por ej.: niveles de salarios del mercado) Esquema de una negociación Posición (lo que digo que quiero) Interés (lo que realmente quiero y no estoy dispuesto a resignar) Opciones (todas las ideas que se nos ocurren) Alternativa (fuera de la mesa de negociaciones) Estándar objetivo (por ej.: niveles de salarios del mercado) Propuesta Acuerdo No acuerdo