Universidad Autónoma de Chihuahua Facultad de Contaduría y Administración Aplicación de las Técnicas Sociométricas Material de didáctico de apoyo Dinámica Organizacional Elaborado por: M.A. Luz Ernestina Fierro Murga Chihuahua, Chih., diciembre de 2009

Identificación de la Dinámica Organizacional a nivel informal Inherente a la formación de una organización formal, está el surgimiento de la organización informal. Mientras que la estructura formal se diseña deliberadamente, la estructura informal se forma espontáneamente. La estructura informal es vital dentro de una organización formal. Es necesario identificar cómo se ha conformado la estructura informal, para identificar las fuerzas y las tensiones que puede ocasionar a la estructura formal.

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal La adecuada administración busca el equilibrio entre las estructuras formal e informal. Estructura formal Estructura informal

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal Si la estructura formal intenta obviar a la informal, se producirá un clima tenso, demasiado rígido, desgastante emocional y psicológicamente para los individuos, lo que afectará el rendimiento y el desempeño laboral y aumentará el rumor, entre otros aspectos . Estructura informal Estructura formal

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal Si la informal prevalece sobre la formal se corre el riesgo, también, de tener una desviación de los objetivos, lo que ocasiona desgaste de recursos para lograr los objetivos. Estructura formal Estructura informal

Buscar equilibrio entre las estructuras formal e informal Ambas estructuras son vitales para el desarrollo de la organización, pues ambas se soportan y apoyan entre sí siempre y cuando se aprenda a equilibrar la dinámica de ambas, pues en última instancia ellas están conformadas por los mismos individuos pero, generalmente, en diferentes agrupaciones. Las dos se traslapan y conviven entre sí.

Traslape de las estructuras Dentro de la formalidad de las relaciones organizacionales, siempre se formarán las agrupaciones informales

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal Estructura formal Se establece a priori su estructura y busca mantener equilibro y duración. La estructura formal delimita las relaciones entre los puestos y, por ende, entre personas. Su dinámica la establecen los cambios organizacionales Objetivos, metas, formas de trabajo se identifican Estructura informal Surge por la forma en que espontáneamente se integran las personas en grupos Las personas eligen libremente con quien se relacionan a nivel informal. Su dinámica la establecen las personas y los grupos. movilización de las personas. Las personas fijan sus propios objetivos como grupos. (Pueden o no coincidir con los de la organización)

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal Estructura formal Las relaciones de autoridad y de jerarquía se explicitan Las relaciones de comunicación y la forma de darse, las define la estructura organizacional Se identifica con claridad el rol de la autoridad y de los subordinados. Los roles de los individuos los define el puesto. Estructura informal Las relaciones de poder y, por ende de autoridad, las definen los actores sociales de cada grupo. La forma de comunicación la establecen los integrantes de cada grupo en función de las relaciones que existen entre ellos. El grupo asigna roles.

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal Estructura formal Las pautas de comportamiento las definen los puestos. Suelen explicitarse las políticas, normas, reglas y procedimientos. La comunicación formal puede darse en forma: vertical ascendente o descendente; horizontal o transversal. Se identifica la figura de jefes Estructura informal Las pautas de comportamiento las define el grupo Los grupos definen sus políticas, normas y reglas de agrupación (tácitamente) La comunicación informal puede ser de naturaleza afectiva y/o laboral Se identifica la figura del líder.

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal Estructura formal Las personas tienden a buscar posición y poder dentro de la organización, para lo cual se apoyan en la estructura informal. La persona conserva un puesto en tanto así interese a la organización Su representación gráfica es el organigrama El organigrama se grafica a partir de los puestos, jerarquía y autoridad Estructura informal Personas y grupos tienden a buscar poder dentro de la organización formal. Las personas juegan el rol dentro de los grupos en tanto así interese a los miembros. Su representación gráfica es el sociograma El sociograma sólo puede graficarse a partir de la detección del agrupamiento de las personas

Algunas de las diferencias básicas entre las estructuras formal e informal Estructura formal La dinámica de la organización -por causas internas y/o externas- definen la movilidad de su estructura y, por consecuencia de su organigrama. El organigrama se elabora de acuerdo a los fines y a los agrupamientos de trabajo de la organización. Por el puesto se adquiere autoridad legal que, a su vez, otorga poder. Estructura informal La dinámica de los agrupamientos -por separación de una persona o varias, cambio de intereses y emocionalidad- define la movilidad de la estructura informal y, por ende, del sociograma Las formas de agrupamiento sólo pueden detectarse mediante un diagnóstico sociológico. Las personas y/o los grupos tienen poder que les da autoridad informal que pueden trastocar a la formal.

Forma de detectar las relaciones sociales Al momento de convivir en una organización, las personas tienden a agruparse libremente, al margen o no de la posición que ocupan dentro de la estructura formal. Los individuos forman, entonces, una red Los subgrupos, entre otros, surgen de acuerdo a las preferencias de los individuos, las cuales pueden ser por: edad, sexo, físico, status, origen étnico, religión, política, profesión, posición social y económica; posición de autoridad o poder dentro de la organización, afinidades en actividades e intereses extra-laborales, afecto.

Forma de detectar las relaciones sociales La formación de los subgrupos puede apoyar u obstaculizar el desempeño laboral y, por ende, los objetivos de la organización. Detectar los distintos subgrupos y los distintos roles que en ellos desempeñan las personas, es una información valiosa para la organización formal, pues le brindaría ventajas competitivas para apoyarse en las agrupaciones informales. La detección de los subgrupos o subformas, también conduce a identificar la moral que prevalece entre los grupos. Debe considerarse que la estructura varía en función de las decisiones e intenciones de las personas que los forman.

Pasos para detectar la estructura informal Con el fin de detectar la conformación de la estructura informal, se requiere: Definir el cuestionario que debe comprender preguntas de naturaleza afectiva y/o laboral. Aplicar el cuestionario, de preferencia debería hacerlo alguien externo a la organización, para evitar sesgo en las respuestas. Realizar el vaciado de las respuestas en sociomatrices. Se concentran por pregunta y después por nivel, afectivo o laboral. De las sociomatrices derivan las redes que representan los sociogramas.

Pasos para detectar la estructura informal Elaborar el sociograma general, también denominada Red Del sociograma general derivar la lectura de los subgrupos e identificar sus formas De los subgrupos se obtiene la moral específica y se promedia para obtener la general. Detectar, a partir de las formas, los roles que desempeñan los individuos

Diseño del cuestionario Clasificación de las preguntas: Afectivas: Son aquellas que identifican las relaciones en función de simpatía, confianza y de afecto entre las personas. Laborales: Son aquellas que identifican la elección de las personas, entre sí, a partir de la credibilidad y la confianza que se le otorga a otro(s) en el conocimiento y la experiencia que poseen, lo que puede ayudar a desempeñar mejor el trabajo. Invariablemente, la respuesta que se solicita consiste en el nombre de una persona, compañera de trabajo. Las preguntas no deben de ir en presente, sino en futuro condicional, para evitar que el informante no responda.

Diseño del cuestionario Las preguntas plantean situaciones hipotéticas que se compartirían con otro compañero. Las preguntas deben equilibrarse en cantidad, para que ambos tipos de relación, afectiva y laboral, se correspondan. Se deben identificar cuáles preguntas ayudan a identificar roles. Es necesario, entonces, conocer de antemano los distintos roles que pueden desempeñar las personas dentro de los subgrupos. Aunque tradicionalmente se suelen utilizar preguntas negativas, con el fin de detectar a los rechazados, la experiencia demuestra que no es necesario hacerlo, pues a éstos simplemente no los eligen.

Diseño del cuestionario Las preguntas pueden comprender de una a tres elecciones, lo cual a veces torna compleja la diagramación y la lectura, sobre todo cuando son muchos empleados, por lo que se sugiere dejarlo en una sola elección.

Ejemplos de las preguntas Afectivas Si la empresa le obsequia un viaje, pero el requisito es ir con un compañero, a quién elegiría ___________ Si tuviera un problema personal que necesita comentar, con cuál de sus compañeros lo haría______ Si necesitara compañía para asistir a la cena de navidad, a quién invitaría__________ Laborales Si de entre sus compañeros tuviera que elegir a su jefe, a quién elegiría _________ Si tuviera necesidad de un consejo para desarrollar mejor su trabajo, a quién se lo pediría ______________ Si tuviera un problema laboral, a quién le pediría apoyo _________________

Tip’s para aplicar el cuestionario Definir si se aplicará en toda la organización o si se limitará a algún o algunos de los departamentos. Debe elaborarse una lista con los nombres de todos los encuestados. En caso de aplicar una muestra, la lista sólo deberá contener a las personas elegidas para ser encuestadas. Elegir una muestra puede crear sesgo; no obstante, si así lo requiere, al momento de aplicar el cuestionario deberá aclarar a los informantes que sólo pueden elegir de entre los compañeros listados.

Tip’s para aplicar el cuestionario Conserve una copia de la lista que contiene los nombres de las personas, para codificar las respuestas. La codificación no se debe dar a conocer a los informantes. El cuestionario debe aplicarse a cada persona con privacidad, para evitar que los demás escuchen las elecciones que cada uno hace, de lo contrario se crearán conflictos interpersonales, pues no falta quien se sienta ofendido por no haber sido elegido.

Tip’s para aplicar el cuestionario El cuestionario se levanta mediante entrevista para que las respuestas se obtengan por asociación libre e inmediata. Nunca deje los cuestionarios para que se los respondan después ya que, en ocasiones, si alguna persona tiene conflictos con otros compañeros, probablemente razone las respuestas, si teme represalias, o bien, puede que no devuelva el cuestionario. Es importante que en el cuestionario incluya espacio para anotar el nombre de la persona que responde (el puesto y la antigüedad sólo se solicitan si no cuenta con una lista previa que contenga tal información)

La codificación Una vez aplicados los cuestionarios, asigne claves, en la lista que preparó previamente, a todos los nombres de los encuestados. La lista deberá contener nombre, puesto, antigüedad y el espacio para la clave. Se utiliza el alfabeto para asignar las claves, v.gr.: Nombre Puesto Antigüedad Clave María López Secretaria 2 años A Pedro Salas Director 5 años B Sara Martínez Subdirectora 3 años C Luis Ojeda Chofer 6 meses D

Las sociomatrices Requerirá elaborar una sociomatriz por cada pregunta, así que necesitará tantas como preguntas haya en el cuestionario. Las preguntas se clasificarán según sean afectivas o laborales. Para el concentrado de las respuestas, necesitará dos sociomatrices, una por el nivel afectivo y otra por el laboral.

Las sociomatrices La sociomatriz es un cuadro de doble entrada que concentra, por una parte a los encuestados, por la otra las elecciones que cada uno haya realizado. La columna vertical de la izquierda corresponde a quien elige, la filas en forma horizontal son para anotar a los elegidos. Se anulan, mediante el trazado de una línea diagonal, las casillas cuya clave se corresponde entre sí, para evitar cometer la falla de colocar en ese recuadro alguna elección. Incluya la tabulación de elecciones, lo mismo para el concentrado que para controlar no haber colocado elecciones de más o de menos.

Las sociomatrices Pregunta (o número de pregunta Tipo de pregunta: Afectiva Clave de quien elige Clave de elegidos A B C D 1 Total de elecciones 2

Las sociomatrices Centrado de Afectivo Clave de quien elige Clave de elegidos A B C D 3 1 2 Total de elecciones 4

Graficación de Redes o Sociogramas Una vez que ha realizado el concentrado por cada nivel, grafique, mediante flechas, la forma en que las personas se eligieron entre sí. Cada persona será expresada mediante un círculo que contiene la clave que le correspondió. Las elecciones se muestran mediante una flecha. La dirección de los vectores expresan quien elige a quien. Si la dirección de las puntas de las fechas no es bidireccional, significa que una persona eligió a otra que, a su vez, no le corresponde en la elección. Se grafican dos sociogramas, uno afectivo y otro laboral.

Graficación de Redes o Sociogramas Nivel Laboral C A F B G D I H Si utiliza preguntas negativas, de rechazo explícito, la línea se grafica entrecortada y se sugiere utilizar un color distinto a los de aceptaciones. V.gr. Si tuviera que trabajar en equipo, a quién no elegiría________________

Formas que pueden adoptar los subgrupos dentro del sociograma Círculo G D H B Cadena B I J E Y F E F D Rueda D E I I H Tríada Díada D L N L A M Estrella o todos los canales B I 7 formas J

Características de las formas de los subgrupos Cadena: La comunicación fluye de uno a otro, nunca se cierra sobre sí misma. Y: Dos individuos que están en la parte superior pasan información al del centro y éste, a su vez, la pasa a otra persona debajo. Díada: Dos personas se comunican exclusivamente entre ellas Tríada: Tres personas se agrupan entre ellas. Círculo: Varias personas cierran el subgrupo entre ellas Rueda: Las personas que están en el exterior concentran la información en el compañero que está en el centro Estrella o todos los canales: Es un subgrupo en el que todos se comunican con todos. (No siempre es perfecto)

Características de las formas de los subgrupos Los subgrupos que por sus características se cierran sobre sí mismos, se denominan pandillas o camarillas. Las pandillas son: Tríada Díada Círculo Estrella o todos los canales No son pandillas porque su agrupamiento no se caracteriza por cierre: Y Rueda Cadena

Medición de la moral en los subgrupos Un mismo individuo puede participar en varios subgrupos. Una vez extraídos los subgrupos, se puede obtener el nivel de moral que existe en cada uno de ellos. Moral es el grado de cohesión que puede existir en un grupo. Una vez obtenida la moral de cada subgrupo, se promedia la totalidad de los resultados con el fin de identificar la moral de cada nivel, lo que se compara. En ocasiones es más alto el afectivo que el laboral.

Medición de la moral en los subgrupos La fórmula para obtener la moral es: cr _____ cc= cp(cp-1) En donde: cc= capacidad de conexión o de cohesión cr = contactos reales cp = contactos posibles Para obtener los contactos reales se cuentan las puntas o vectores de las flechas, no las líneas de conexión

Medición de la moral en los subgrupos Ejemplo: En un círculo hay 6 personas, esto equivale a 30 contactos posibles, 6 x 6 -1= 30 Pero sólo hay 12 contactos reales, entonces, 12 / 30 = .40 Es decir este subgrupo sólo está utilizando 40% de su capacidad de cohesión, lo que indica que la moral no es alta.

Medición de la moral en los subgrupos Un principio que debe considerar es el hecho de que suele existir una relación inversamente proporcional entre la moral y la fluidez de la comunicación. Es decir, a moral más alta tiende a fluir más lenta la comunicación y viceversa.

Roles de las personas en el sociograma Las personas pueden desempeñar distintos roles dentro de la red social, a saber: Líder: Concentra el mayor número de elecciones Cosmopolita: Es una persona que interconecta el contexto organizacional con el entorno y viceversa (se requiere pregunta específica para detectarlo) Puente: Forma parte de un subgrupo pero sirve de enlace de su grupo con otro. Portero: Recibe información, concentra y decide con quien la comparte.

Roles de las personas en el sociograma Intermediario: Una persona que interconecta a dos camarillas o pandillas, pero no pertenece a ninguna de ellas Solitario: Es una persona muy selectiva en sus relaciones. Ella sí es elegida, pero corresponde a pocos e incluso puede ser que a ninguno de los que lo eligen (Un líder puede, a su vez, ser solitario) Aislado: Elige, pero nadie lo elige. (Que puede equivaler al rechazado) Rechazado: Si incluyo preguntas negativas, el rechazado es elegido pero para no relacionarse con él.

Roles de las personas en el sociograma Una misma persona puede tener varios roles, v.gr.: Líder y solitario, o líder y cosmopolita. Es interesante identificar cómo no necesariamente la posición dentro de la estructura formal se corresponde con la informal. V.gr.: Un jefe puede ser un aislado Se comparan los roles de ambos niveles, afectivo y laboral, con el fin de identificar si hay personas que juegan los mismos roles o bien difieren. V.gr: Una persona líder en el nivel informal laboral puede ser un aislado en la informal afectiva.

Traslape Una vez que ha identificado los subgrupos dentro de las redes proceda a: Contar con dos copias del organigrama para realizar el traslape de ambos niveles de relación informal: afectivo y laboral. Dentro de las casillas de cada puesto, proceda a poner las claves que le asignó a cada persona en el sociograma. Proceda a graficar las pandillas sobre el organigrama. Utilice líneas de distinto color para advertir con claridad cómo se relacionan los individuos entre sí y conforman las redes informales. Esto permite identificar las pandillas.

Ventajas de detectar la dinámica de las redes sociales Crear sinergia entre ambas estructuras, lo que mejorará el desempeño laboral. Identificar los roles y la forma en que éstos se empatan con el puesto, de lo contrario aprovechar las distintas competencias de los individuos. Identificar a tiempo las pandillas o camarillas que pueden apoyar o bien obstaculizar cambios y desempeño organizacional. Establecer si la dinámica de lo informal apoya o no a la formal, con el fin de aprovechar la movilidad de la red.