Implementación de una Global Program Management Office (GPMO) Lic. Gerardo Naidich, PMP® 6-Diciembre-2011

Agenda Antecedentes Definición Estratégica Corporativa Paso 1: Marco de transformación Paso 2: Nuevo Governance de IT Paso 3: Estructura de la GPMO Paso 4: Ejecución de Iniciativas Globales Conclusiones – Análisis de la GPMO Presentación personal Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 2

Antecedentes Trabajaremos sobre una empresa Internacional de Internet. Presenta valor accionario en descenso – alta exposición en el mercado. Cada país tiene una plataforma independiente. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 3

Antecedentes (cont.) Cada empresa tiene su Estructura Organizacional y Operativa Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 4

Definición Estratégica Corporativa Selección de iniciativas: Governance Global. Consolidación de plataformas e infraestructura. Consolidación operativa (Ctros de Servicios Compartidos). Generación de productos multipaís. Alianzas y adquisiciones. Expansión Geográfica. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 5

Paso 1: Marco de transformación CMO – Change Management Office Global Transformation Leadership Forum Generar conocimiento especializado Comunidad de conocimiento Apoyo Emocional Utilización de herramientas de cooperación Transformación de IT Organización Global Plataforma Operativa Sistemas de Gestión Implementación de una GPMO Generar un equipo que gestione la transformación en forma centralizada. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 6

Paso 1: Marco de transformación CMO – Change Management Office Global Transformation Leadership Forum Generar conocimiento especializado Comunidad de conocimiento Apoyo Emocional Utilización de herramientas de cooperación Comunicación Global Presencial del Directorio Global – Definiciones estratégicas (dirigida a los empleados, socios e inversores) Comunicaciones con nombramientos Comunicaciones con alianzas Transformación de IT Organización Global Plataforma Operativa Sistemas de Gestión Herramientas de Gestión de RRHH Búsquedas internas Gestión de talentos Evaluación de desempeño Implementación de una GPMO Generar un equipo que gestione la transformación en forma centralizada. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 7

Paso 1: Marco de transformación CMO – Change Management Office Program Management (IT) Herramientas de gestión + Framework de PM + Templates Global Transformation Leadership Forum Generar conocimiento especializado Utilización de herramientas de cooperación Equipos de innovación Transformación de IT Organización Global Plataforma Operativa Sistemas de Gestión Implementación de una GPMO Generar un equipo que gestione la transformación en forma centralizada. Back Office (IT + Ope) RRHH + Sales + BI + Operaciones + Marketing + Diseño + Atención al cliente + etc. Productos (IT + MKT) Portales + Mobile + Sindicaciones + Motores de Búsqueda + Social + SEO + etc. Infraestructura (IT) Herramientas de administración remota + Data Centers + Networking + etc. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 8

Paso 2: Nuevo Governance de IT CMO – Change Management Office GCIO GI GOP GPP GPMO Global Transformation Leadership Forum Generar conocimiento especializado Comunidad de conocimiento Apoyo Emocional Utilización de herramientas de cooperación Transformación de IT Organización Global Plataforma Operativa Sistemas de Gestión Implementación de una GPMO Generar un equipo que gestione la transformación en forma centralizada. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 9

Paso 2: Nuevo Governance de IT Global Chief Information Office Global Infrastructure Global Operating Platforms Global Product Platform Global PMO 70 450 500 110 Comunicación Exchange + Lync Videoconf. y Telepresence Share Point (Template Equipo + Programa + Conocimiento) Gestión Time Report (Asignación, seguimiento y proyección) Herramientas Agiles (Desarrollo, QA y Testing, Deploy, ) Seguimiento financiero de proyectos (interno y externo) Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 10

Paso 2: Nuevo Governance de IT Global Chief Information Office Global Infrastructure Global Operating Platforms Global Product Platform Global PMO 70 450 500 110 Gestión de Productos y Recursos a nivel Global Consolidación de plataformas Consolidación de equipos (Analista Funcional, Líder, Arquitecto, Programador, DBA, Adm. Linux, Capacitación, Soporte, etc.) Creación de Centros de Excelencia Centralizados y Distribuidos por plataforma. Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 11

Paso 3: Estructura de la GPMO Global PMO Business Relationship Management HR Sales Finance Logistic Customer Service Global Transformation Lead (PMO Lead) Cost efficient New Market eCommerce Social Media Afinity Enterprise Program Delivery [PM, PgM, SM] EEUU Argentina Inglaterra México Business Transformation Office PM Tools PM Framework Demand Management Financial Forecasting 5 10 90 5 Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 12

Paso 4: Ejecución de Iniciativas Globales PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead PMO Lead EPD - Am PM PgM PM PM PM EPD – EU PM PM SM SM PM EPD - Asia PgM PM PM PM PM PgM PM Gte. IT Líder Arq. Analista Gte. Ope Analista Analista Gte. MKT Líder Analista Diseñador Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 13

Paso 4: Ejecución de Iniciativas Globales Marco de la iniciativa Iniciativas Globales Initiative Sponsor Directorio Committee Steering Business Relationship Manager PMO Lead PMO Lead Operational Program Committee BTO Program Sponsor Program Manager PgM/PM/SC EPD Project Manager Iniciativas GLocales Gerentes Funcionales Delivery Team PO & Key user Team Project Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 14

Conclusión – Análisis de la GPMO Análisis FODA Fortalezas + - Debilidades Optimización del uso de recursos y herramientas Comunicación directa al Directorio y con todos los niveles de la Organización Titulo Descripción Acciones Recursos Falta de conocimientos en la nueva función (metodología, negocio, comunicación, etc) Desconocimiento del trabajo distribuido Plan de capacitación y Team Building. Negocio Local La gestión Global hace perder la Visión local. Lo que no es Global, no se prioriza. Transformación a negocio GLOCAL Oportunidades ! Amenazas Alineación a la estrategia Velocidad de ejecución sobre iniciativas estratégicas Renovación de la confianza de los mercados Titulo Descripción Acciones Baja productividad durante el cambio Incertidumbre -> diferentes reacciones en los recursos. Lentitud en las aprobaciones Problemas de comunicación – problema de definición de stakeholders Manejo de Comunicación Formal e informal. Aprobaciones rápido a alto nivel. Nuevas herramientas de comunicación y aprobación. Error en la toma de decisiones En ocasiones se toma decisiones sin toda la información o todos los involucrados. Armado de Comités de Dirección de Iniciativas con alto involucramiento. Aceptando rectificaciones Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 15

Conclusión – Análisis de la GPMO Areas de Conocimiento Visión Global, Regional & Local (Acta de proyecto) / Supervisión Producto / Servicio Multipaís Complejo desarrollo de cronograma con la diversidad de recursos que podrían participar Aprovechar la mejor ubicación para el desarrollo Alta calidad para ser reutilizable. QA a distintos niveles Centralizados o Distribuidos Gestión de stakeholders distribuidos y múltiples dependencias Muchos riesgos desconocidos. Falta de experiencia previa Adquisiciones controladas en búsqueda de sinergias globales Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 16

¿Preguntas? gerardonaidich@gmail.com Lic. Gerardo Naidich, PMP® Dic-2011 Pag 17