Contratos y acuerdos marco: sus implicaciones legales Wilmary Bernal Diciembre 6-7 2017

¿Qué es un acuerdo o contrato marco para uso gubernamental? Son acuerdos o contratos establecidos por una agencia del Gobierno en la cual se pre-establecen los términos y condiciones de futuras compras o servicios. Estos acuerdos o contratos se pueden establecer para varios tipos de servicios o productos, como por ejemplo: equipo científico, muebles, materiales de oficina, uniformes, sistemas de información, etc.

¿Qué tipos de contratos y acuerdos se pueden otorgar? Existen 3 tipos de contratos: Contratos de cantidad definida Contratos de requerimientos Contratos de cantidad indefinida Existe un tipo de acuerdo, conocido como: Acuerdo básico

Contratos de cantidad definida Facilita la entrega de candidad definida de materiales o recibir servicios previamente identificados a una localización previamente establecida. Beneficios de este tipo de contrato: Se pueden obtener los materiales o productos y servicios a un precio fijo. Permite acceso a estos servicios o productos en corto tiempo. Limitación de este tipo de contrato: Requiere que se identifiquen los materiales y servicios con anticipación.

Contratos de Requerimientos Permite la compra de todos los servicios o materiales identificados por el Gobierno para cierta actividad o projecto por un período de tiempo establecido. Generalmente se utilizan cuando el Gobierno anticipa la compra de ciertos materiales o servicios de manera recurrente, pero no puede pre-determinar la cantidad. Este contrato debe incluir una cantidad estimada de compra.

Contratos con cantidad indefinida Permite la compra de materiales y servicios por un período fijo de tiempo, pero en donde la cantidad no se puede precisar. Este contrato requiere que se identifique un mínimo de compra. Este mínimo es garantizado por el Gobierno. El Gobierno esta obligado a comprar y pagar por el mínimo establecido dentro del período de tiempo del contrato.

Beneficios de los contratos de requirimiento y de cantidad indefinida Faculta al Gobierno de mantener un inventario de materiales o servicios disponibles a un nivel mínimo; Permite recibir los servicios o materiales a las localidades incluidas en los contratos; Otorga flexibilidad en la cantidad de materiales y servicios a obtenerse; Limita la responsabilidad contractual del Gobierno al mínimo garantizado en el contrato y Permite obtener precios bajos por servicios o materiales que se obtienen de manera recurrente.

Acuerdos Básicos Es un instrumento legal que recoje el acuerdo de las partes para proveer servicios o materiales en tiempo futuro. Los acuerdos básicos no deben comprometer al Gobierno a otorgar contratos furturos bajo ese acuerdo. La obligación contractual surge cuando el Gobierno otorga órdenes bajo ese acuerdo. Diferencia entre acuerdos y contratos. Acuerdos = no crea obligación contractual Contratos = una de las partes se obliga a entregar una cosa o servicio y la otra parte se compromete a pagar por lo entregado.

Duración de estos tipos de contratos y acuerdos Se pueden otorgar por un año o hasta 5 años, dependiendo de la necesidad y los fondos disponibles. Cuando hay incertidumbre respecto a la cantidad de fondos disponibles, se puede considerar incluir opciones de tiempo. Las opciones de tiempo se ejercerán a discreción del Gobierno.

Cantidad de contratos a otorgarse Un solo contrato o acuerdo- permite la contratación con un solo Vendedor. Múltiples contratos o acuerdos- Permite obtener propuestas de varios Vendores y el Gobierno hace la selección. Promueve la competencia y el Gobierno puede beneficiarse de bajos precios. Un solo contrato o múltiples tiene que determinarse al momento de otorgar el contrato de marco, no despúes.

¿Cómo se redactan los contractos de marco? La solicitud de propuesta debe incluir: a. descripción detallada de los materiales o servicios a ser provistos b. cuales departamentos o agencias de Gobierno podrán utilizar el instrument contractual. c. período de tiempo en la cual el Gobierno obtendrá los servicios o materiales (especial consideración debe darse a la utilización de opciones de tiempo). d. la cantidad mínima y máxima de materiales o servicios que se anticipan – solo en contratos de cantidad indefinida. e. el proceso mediante el cual el Gobierno otorgará las órdenes bajo el contrato. i. incluir nombre, dirección, teléfono de agencia o departamento a cargo de la compra; ii. Criterios de evaluación de propuestas y como se realizará la determinación final para otorgar el contrato

¿Cómo se redactan los acuerdos de marco La solicitud de propuesta debe incluir: a. proceso a utilizarse para otorgar órdenes bajo el acuerdo; b. cláusulas específicas relacionadas al servicio o producto- por ejemplo: cláusulas de seguridad o protección a información privilegiada; c. personas contacto responsables de la administración del acuerdo y sus órdenes d. identificar persona(as) autorizada(s) por el Gobierno para otorgar las órdenes

Antes de otorgar estos contratos, ¿Cuáles son las consideraciones legales? Competencia Trato justo para con los competidores Identificar los servicios o materiales de manera clara y específica Evaluación justa de las propuestas recibidas Potencial Contratista no es entidad responsable

Despúes de otorgados estos contratos, ¿cuales son las implicaciones legales? Evaluación de propuestas hecha conforme a los criterios establecidos Contrato fue otorgado según indicado en la solicitud de propuestas (mejor valor para el Gobierno vs. precio más bajo) Cambios en los términos y condiciones- podría conllevar responsabidad contra el Gobierno (cambios dentro y fuera de lo establecido en el contrato) Múltiples contratos- responsabilidad del Gobierno es competir entre los Contratistas

Consideraciones legales en los contratos de requerimiento Contrato no tiene que ser ajustado simplemente porque el trabajo final realizado es menor al estimado en el contrato. - Sin embargo, el Gobierno puede ser responsable por la pérdida de ganancias del Vendedor, si el estimado realizado fue defectuoso y no basado en información corroborada en el mercado.

Consideraciones legales de los contratos con cantidad indefinida Gobierno esta obligado a comprar y obtener el mínimo establecido en el contrato. Una vez el Gobierno compra el mínimo establecido, la obligación contractual del Gobierno queda satisfecha. Si el Gobierno no compra el mínimo garantizado en el contrato, el Gobierno puede ser demandado por incumplimiento de contrato y Vendedor será indemnizado por daños.

Para información adicional, favor contactar: Steve Gardner Daniel Butterfoss Adam Al-Sarraf Wilmary Bernal Gracias!