Proyecto Pyme Digital Consejo General de Colegios de Economistas Subvencionado por MITYC y fondos FEDER Fecha límite de presentación de solicitudes: 26 de febrero de 2008 nº de referencia PAV

Índice: Descripción productos subvencionados del proyecto Pyme Digital: 1.EdasFacturas y sus ampliaciones 2.EdasLink 3.EdasPro 4.Escáner 5.Lector de tarjetas criptográficas 6.Otros productos complementarios Conclusiones Demostración aplicaciones proyecto Pyme Digital Ruegos y preguntas

Descripción proyecto Pyme Digital Escenario: Solución para los despachos de los economistas y solución para sus clientes. Objetivos: Mejorar la productividad y la competitividad de los despachos y de sus clientes Incorporar aplicaciones de facturación electrónica con esquema Facturae Promover la Sociedad de la Información entre las pymes y autónomos.

Objetivos despachos de economistas: 1.1. Reducción tiempo entrada de datos en contabilidad: hasta el 90% 1.2. Herramienta para la facturación electrónica 1.3. Conversión a digital de Pymes y autónomos 1.4. Posibilidad de ofertar otros servicios de valor añadido a sus clientes.

1.- EdasFacturas. La Solución. Productividad y Ahorros La aplicación EdasFacturas además de emitir facturas, permite: Elaboración de facturas proforma y presupuestos y su conversión en facturas Archivo y referencia automática de facturas emitidas por EdasFacturas Archivo y referencia automática de las facturas con formato Facturae Cumplimentación automática de los datos de los clientes Cálculo automático de Bases de IVA, importe de los IVA y Total factura Emisión y envío en cualquier formato (papel, pdf, factura electrónica) y archivo automático Preparación automática del correo electrónico para su envío Mantenimiento de datos de clientes y proveedores Digitalización certificada y conservación digital de facturas recibidas en papel

1.- EdasFacturas. La Solución. Productividad y Ahorros Gestión de la información, entendiendo por tal y de forma resumida: Archivo con la factura de todos los documentos relacionados: albarán, documento de pago, incidencias, plantillas, … Búsqueda, localización y visualización instantánea de facturas o conjuntos de ellas; búsqueda por documentos anexos, por nº de pedido o albarán Exportación a Excel del contenido de todos los campos de las facturas seleccionadas y totalización de los importes de las columnas Análisis de Compras o Ventas por todo tipo de filtros: importes, fechas, proveedores, clientes, Comerciales, etc. Análisis por Conceptos y todo tipo de filtros adicionales: importes, fechas, palabras clave, delegaciones etc. Impresión – de cualquiera de las seleccionadas o todas- Reenvío por con un click – cualquiera de las seleccionadas o todas - Exportación de las facturas a un servidor FTP Exportación, (imágenes y datos) en HTML o XML a un CD Traspaso de las facturas a otro soporte para mantenimiento de histórico

1.- EdasFacturas. Funcionalidades en la puesta en marcha Importación automática de la Agenda de contactos Control de acceso y permisos de uso Firma electrónica reconocida con todos los certificados homologados por AEAT Conservación digital certificada de todas las facturas – papel y otros formatos – Exportación a EdasLink para contabilización automática

Conclusión EdasFacturas aporta una solución integral para la Emisión, la recepción, la conservación digital independientemente del formato en que se reciba o emita la Gestión y el análisis de las facturas y cumple todos los requisitos que establece la Agencia Tributaria.

2.- EdasLink. Aplicación que recibe los ficheros de las facturas emitidas y recibidas de los clientes de los despachos de los economistas. Muestra el listado de las facturas, los datos, la imagen y propone un asiento contable. Una vez validados los asientos, los exporta y contabiliza automáticamente en A3Software, Logic Control, Contaplus y Clave Informática. A través del sistema de intercambio de ficheros de Contaplus, se pueden importar todos los asientos en la mayoría de las contabilidades del mercado. Se incluye la exportación a Excel para otros sistemas de intercambio

2.- EdasLink. Recepción de los ficheros por correo electrónico o en CD Inmediatez en la recepción de las facturas que hay que contabilizar Ahorro de tiempo estimado del 90% en la entrada de datos Eliminación de errores Ya no hace falta responder a los clientes cuestiones relacionadas con las facturas mientras están en el despacho Posibilidad de ofertar otros servicios de valor añadido a los clientes

3.- EdasPro Sistema de gestión documental generalista para todo tipo de organizaciones, pequeñas empresas, profesionales liberales o a usuarios particulares Herramienta completa y sencilla para almacenar, organizar, crear y gestionar toda la documentación profesional (planos, escrituras, informes, partes, correspondencia, etc.) y personal (extractos bancarios, recortes de prensa, informes médicos, etc.) ya sea en papel o en archivos informáticos de cualquier tipo, de forma que pueda ser utilizada tanto en equipos monopuesto como en entornos de trabajo concurrente. Con posibilidad de envío de cualquier documento directamente por correo electrónico. Con posibilidad de utilizar la firma electrónica reconocida o avanzada

4.- Escáner PymeDigital 2,5 Kg. de peso Tamaño DIN A4 20 ppm en modo simplex o 40 ppm en modo dúplex Corrección automática de la imagen Eliminación de bordes, de páginas en blanco Alimentación de distintos tamaños y gramajes de papel Alimentador de 50 páginas Precio de venta en el mercado: 650 Precio oferta proyecto Pyme Digital: 385, subvención 192

5.- Lector de tarjetas criptográficas Especialmente diseñado para entornos de certificación con firma electrónica. Es un lector y grabador de tarjeta chip que cumple con los estándares más importantes y soporta las tarjetas más usadas en el mercado. Bajo demanda, la FNMT-RCM comercializa este lector para cualquier tipo de tarjeta y sistema operativo.

6.- Servicio de back-up remoto Alcatraz * Servicio de copia de seguridad on-line de ZeroComa que garantiza la disponibilidad de la información en cualquier momento y desde cualquier lugar a empresas y autónomos. * Evita, por falta de recursos y de procedimientos de trabajo, la pérdida de la información. * Desasistido y automático, realice copia de seguridad de los documentos de valor, facturas, etc. en un servidor seguro fuera de la organización. * La copia de seguridad además, será filtrada por antivirus para impedir que se dañe y estará protegida contra accesos no permitidos lo que garantizará su confidencialidad. * El espacio que se incluye en el proyecto Pyme Digital es de 10 Gb aunque el espacio que necesite cada cliente estará en función del volumen de datos e imágenes que se generen. Se puede además, solicitar el préstamo tecnológico a 3 años sin intereses ni comisiones.

Conclusiones Despachos economistas. Reducción del 90 % del tiempo invertido por los despachos en cada cliente, que ahora es para la entrada de datos. Eliminación de las consultas de los clientes: Las facturas son los documentos justificativos de los ingresos, gastos y compras de la empresa Prácticamente todos los departamentos tienen vinculación con la factura Los clientes no disponen de ninguna herramienta que les permita analizar su gestión de compras, ventas, gastos, …

Conclusiones Clientes de los despachos: Los clientes Pymes y autónomos de los asesores ya no tendrán que facturar con aplicaciones ofimáticas. Podrán hacer convivir simultáneamente durante los próximos "muchos" años, las facturas en papel, en PDF y electrónicas

Conclusiones Solución a la problemática actual Emisión, recepción, gestión: Posibilidad de recibir/emitir facturas en cualquier formato Posibilidad de reenviarlas sin esfuerzo y sin coste Una única aplicación para todos los tipos de facturas Posibilidad de analizar fácilmente compras, ventas, gastos por cualquier o varios criterios Eliminación de archivos físicos y eficiencia en la localización Envío al asesor por correo electrónico de todas las facturas y documentos sustitutivos emitidos y recibidos sin por ello, perder el control de la documentación.

Ahorros directos de la Conservación digital Coste unitario en Armarios archivadores (capacidad 4 cajones, 50 carpetas colgantes por cajón = 200 documentos. Cada documento, 3 páginas de media) 0,43 Fotocopias (4 fotocopias/documento de 3 páginas de media) 1,50 Carpetas, clips, etiquetas, etc.…0.09 Metros cúbicos ( coste mt. Cuadrado por documento x 5 años vida documento) 4,51 Total por documento6,53

Ahorros directos de Facturae Coste de gestión manual de las facturas según READSOFT Proceso manualCoste estimado Coste estimado acumulado Abrir y clasificar0,08 Reunir, verificar y visar0,51 0,59 Correo interno manual0,43 1,02 Contabilización preliminar2 3,02 Correo interno manual Validación y aprobación preliminar Corre interno manual Aprobación final Contabilización definitiva1,43 4,45 Correo interno manual Pago y archivo3,43 7,88 Si se reciben facturas al año, el coste estimado de su gestión es: facturas/año x 7,88 /facturas= /año En portada: Consigue importantes ahorros automatizando la gestión de tus facturas. Si, por ejemplo, recibes facturas al año, ¿Cuánto te cuesta gestionarlas? Coste de la gestión manual de facturas: de 7a 21 por factura. Por tanto: facturas/año x 7 = /año. ¡Y es una estimación conservadora!

R ecomendación: adhesión al proyecto Pyme Digital para: 1.Emitir y recibir facturas en cualquier formato y electrónicas en un repositorio único y una aplicación adecuada que permita la consulta y visualización de la imagen de las facturas y el análisis de la información que contienen. 2.Adquirir el escáner incluido en la oferta para transformar las facturas recibidas en papel a formato digital certificado 3.Disponer de EdasLink para eliminar la entrada de datos manual a través de la importación automática de las facturas emitidas y recibidas de los clientes, enviadas desde EdasFacturas.

Demostración aplicaciones proyecto Pyme Digital