EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Administración de la disponibilidad de los recursos y la continuidad del servicio EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información hoy en día son críticos para: El soporte de los objetivos organizacionales Habilitar a las compañías a mantenerse a la cabeza de la competencia Miremos los problemas que encaran las firmas y la forma en que los sistemas de información pueden proveerles de la ventaja competitiva a los diferentes niveles del negocio

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización En una organización hay diferentes intereses, especialidades y niveles. Por esto hay diferentes tipos o clases de sistemas Ningún sistema puede proveer toda la información que una organización necesita.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (III) Una forma de ilustrar las clases de sistemas en la organización, la apreciamos en la figura, donde vemos la organización dividida en niveles: estratégico, gerencial, de conocimiento (knowledge) y operacional. También vemos la organización dividida en áreas funcionales tales como: Mercadotecnia, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los sistemas son construidos para servir a estos diferentes intereses organizacionales

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (IV) Los sistemas de información sirven a cada uno de estos niveles y funciones: Sistemas de nivel Estratégico: Ayudan a los directivos (senior managers) en la planeación a largo plazo. Los sistemas de nivel gerencial intermedio (middle managers), ayudan a los mandos medios en el monitoreo y control. Los sistemas de nivel de trabajadores del conocimiento y de los datos (Knowledge and Data workers), a diseñar los productos, distribuir la información y a cumplir con el trabajo en papel. Los sistemas a nivel operacional ayudan a los gerentes operacionales a mantener el registro de las actividades diarias de la firma.

Diferentes clases de sistemas Sistemas a nivel operacional. Soportan a los gerentes operacionales a mantener el registro de las actividades y transacciones elemntales de la organización, tales como ventas, facturación, depósitos de caja, nóminas, decisiones de crédito y el flujo de materiales en una fábrica. El principal propósito de estos sistemas es contestar preguntas de rutina y llevar el registro del flujo de transacciones a través de la organización. ¡Cuántas partes tenemos en inventario? ¿Qué pasó con el pago del Sr. Pérez? Para contestar a estas preguntas, la información generalmente debe estar disponible con facilidad, actualizada y ser precisa. Ejemplos de estos sistemas, son: Sistema de registro de depósitos bancarios, retiros de efectivo en los cajeros automáticos o un sistema que lleve el registro del número de horas trabajadas cada día por los empleados en la planta de una fábrica.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (V) Los sistemas de información sirven a cada uno de estos niveles y funciones: Sistemas de nivel de conocimiento(knowledge/data workers): Brindan soporte a los trabajadores de los datos y el conocimiento en una organización. Su propósito es ayudar a la firma a descubrir, organizar e integrar nuevo conocimiento para el negocio y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de papelería y documentación. Este tipo de sistemas, especialmente en la forma de herramientas de colaboración, estaciones de trabajo y sistemas de oficina, son las aplicaciones de más rápido crecimiento en los negocios hoy en día.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (VI) Sistemas de nivel Gerencial: Son diseñados para ayudar en el monitoreo y control de la toma de decisiones, y en las actividades administrativas de los gerentes en mandos medios. La principal pregunta a la cual están dirigidos estos sistemas, es ¿Están las cosas funcionando bien? Los sistemas de nivel gerencial, típicamente proveen reportes periódicos en vez de información instantánea de las operaciones. Un ejemplo es un sistema de control de relocalización que reporta el total de movimientos, búsqueda de alojamiento y costos del financiamiento de casas para empleados en todas las divisiones de la compañía, resaltando cada costo que exceda el presupuestado. Algunos sistemas a nivel-gerencial, soportan la toma de decisiones no rutinarias. Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales, los requerimientos de información, no son siempre claros.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (VII) Sistemas de nivel Gerencial (i) : Estos sistemas, a menudo contestan preguntas tipo: ¿Qué pasa si …? Ej.: ¿cuál sería el impacto en los calendarios de producción, si nosotros duplicásemos las ventas en el mes de diciembre? Ej.:¿qué pasaría con nuestra recuperación de la inversión, si el calendario de una fábrica se retrasara por tres semanas? Preguntas como estas, frecuentemente requieren de nuevos datos, inclusive de fuera de la organización, así como datos que no pueden ser derivados u obtenidos a partir de los sistemas de nivel-operacional existentes.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (VIII) Sistemas de Nivel-Estratégico: Los directivos ejecutivos de alto nivel, atacan y manejan asuntos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en el medio ambiente externo. Su principal preocupación, es adaptar los cambios en el ambiente externo, a la capacidad existente en la compañía. ¿Cómo estarán los niveles de empleo en nuestro ramo de la industria dentro de cinco años? ¿Cuáles son las tendencias de los costos de la industria en el largo plazo y dónde encaja en ellos nuestra firma? ¿Qué productos deberemos estar fabricando nosotros en cinco años?

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (IX)

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (X) Los Sistemas de Información Una organización típica tiene sistemas a nivel operacional, gerencial, de conocimiento y estratégico, para cada área funcional. Ej.: La función de ventas, generalmente tiene un sistema de ventas en el nivel operacional para registrar las cifras diarias de ventas y procesar las órdenes. Un nivel de conocimiento para diseñar depliegues publicitarios para los productos de la firma. Un sistema de nivel-gerencial qye resitra cifras de ventas mensuales por territorio y reportes sobre los territorios cuyas ventas exceden o caen debajo de los iveles anticipados. Un sistema de nivel-estratégico para proyectar o predecir tendencias sobre un periodo de cinco años

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (XI) Los Sistemas de Información Pueder ser diferenciados también por su especialidad funcional. Las principales funciones organizacionales, tales como ventas, mercadotecnia, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos, se sirven cada una, mediante sus propios sistemas de información. En organizaciones grandes, las subfunciones de cada uno de estas funciones mayores, pueden tener también sus propios sistemas de información. Ej.: la función de manufactura podría tener sistemas especiales para manejo de inventarios, control de procesos, mantenimiento a la planta, ingeniería asistida por computadora y planeación de suministro de materiales.

La Clave de los Sistemas de Aplicación en la Organización (XII) Los Sistemas de Información Finalmente, diferentes organizaciones tiene diferentes sistemas de información, para las mismas áreas funcionales. Debido a que no existen dos organizaciones que tengan exactament elos mismos objetivos, estructuras o intereses, los sistemas de información deben ser hechos a la medida del cliente para adaptarse a las carecterísticas únicas de cada una. Por ello, no existe un sistema “universal” de información que pueda ajustarse a todas las organizaciones. Cada organización hace el trabajo en alguna forma “diferente”.