PLAN DE CONTINGENCIA Y EMERGENCIA

¿QUÉ ES UN PLAN DE CONTINGENCIA? Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo. Dicho plan contiene las medidas técnicas, humanas y organizativas necesarias para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compañía.

La Función principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboración la dividimos en cuatro etapas:    1. Evaluación.    2. Planificación.    3. Pruebas de viabilidad.    4. Ejecución. Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro.

¿Para qué son los Planes de Contingencia? Un Plan de Contingencia está orientado al control inmediato de situaciones que puedan o se hayan presentado, afectando personas, infraestructura o sistemas de una comunidad o grupo humano en una situación específica. Su aplicación facilita los procedimientos de asistencia humanitaria haciendo eficiente la distribución del talento humano y el uso de recursos necesarios. Los términos en que se define facilitan la organización de las operaciones, su logística, logrando mejores tiempos de respuesta y resolución de los eventos de emergencia, con mayor beneficio para los afectados. Su definición sencilla y oportuna, permite a todas las personas involucradas en la situación, comprender de manera específica, su intervención en el plan , igualmente aumenta los niveles de seguridad y disminuye la incertidumbre y ambigüedad en las labores humanitarias efectuadas.

Contenido del Plan de Contingencia: a) La naturaleza de la contingencia b) Las repercusiones operativas de la contingencia c) Las respuestas viables d) Las implicaciones financieras de las respuestas e) Cualquier efecto en otro proceso Los planes de contingencia deberán ser realistas y eficaces. Deberá existir un mecanismo para determinar qué plan de contingencia alternativo se instrumentará, tomando en consideración la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.  

Un plan de contingencia contempla tres tipos de acciones, las cuales son: Prevención: Conjunto de acciones a realizar para prevenir cualquier contingencia que afecte la continuidad operativa, ya sea en forma parcial o total. Esta vela por reducir el impacto, permitiendo restablecer a la brevedad posible los diferentes aspectos reducidos. Detección: Deben contener el daño en el momento, así como limitarlo tanto como sea posible contemplando todos los desastres naturales y eventos no considerados. Recuperación: Abarcan el mantenimiento de partes críticas entre la pérdida de los recursos, así como de su recuperación o restauración

PLAN DE EMERGENCIA Se encarga de la organización de los medios humanos y materiales disponibles para garantizar la intervención inmediata ante la existencia de una emergencia que involucren mercancías peligrosas y garantizar una atención adecuada bajo procedimientos establecidos.

• Prevención y extinción de incendios • Medidas de primeros auxilios Toda empresa debe elaborar un Plan de Emergencia que tenga en cuenta cuatro actuaciones concretas: • Prevención y extinción de incendios • Medidas de primeros auxilios • Designación del personal encargado de poner en práctica estas medidas • Evacuación de personal

OBJETIVO GENERAL:   El objetivo del plan de emergencias es el de definir procedimientos para actuar en caso de desastre o amenaza colectiva y desarrollar en las personas destrezas y condiciones, que les permitan responder rápida y coordinadamente frente a una emergencia

OBJETIVOS ESPECIFICOS SON:   Evitar o minimizar las lesiones y pérdidas que se puedan causar a ocupantes y usuarios Evitar o minimizar los daños que se puedan causar al ambiente y a las instalaciones. Evitar o minimizar los perjuicios que se puedan causar a la comunidad como consecuencia de la interrupción de actividades y servicios. Contener y controlar emergencias para restablecer la operación (producción). Evitar o minimizar las pérdidas económicas.

El plan de emergencia debe registrase por escrito en 4 documentos: 1. Evaluación del riesgo 2. Medios de protección 3. Plan de emergencia 4. Implantación

Ejemplo de un Plan de Contingencia en una Fábrica Textil.

Activos e interdependencias: Oficinas centrales → Centro de proceso de datos → Computadoras y almacenamiento → Información de pedidos y facturación → Proceso de negocio de ventas → Imagen corporativa Amenaza: Incendio. (los activos afectados son los anteriores). Impacto: (es un ejemplo ficticio) Perdida de un 10% de clientes. Imposibilidad de facturar durante un mes. Imposibilidad de admitir pedidos durante un mes. Reconstrucción manual de pedidos y facturas a partir de otras fuentes. Sanciones por accidente laboral. Inversiones en equipamiento y mobiliario. Rehabilitación del local.

Medidas organizativas: El plan de contingencias contendría someramente las siguientes contramedidas: Medidas técnicas: Extintores contra incendios. Detectores de humo. Salidas de emergencia. Equipos informáticos de respaldo. Medidas organizativas: Seguro de incendios. Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación alternativa. Procedimiento de copia de respaldo. Procedimiento de actuación en caso de incendio. Contratación de un servicio de auditoría de riesgos laborales.

Los sub planes contendrían las siguientes previsiones: Medidas humanas: Formación para actuar en caso de incendio. Designación de un responsable de sala. Asignación de roles y responsabilidades para la copia de respaldo. Los sub planes contendrían las siguientes previsiones: Plan de respaldo: Revisión de extintores. Simulacros de incendio. Realización de copias de respaldo. Custodia de las copias de respaldo (por ejemplo, en la caja fuerte de un banco). Revisión de las copias de respaldo.

Plan de emergencia: Plan de recuperación: Activación del precontrato de alquiler de equipos informáticos. Restauración de las copias de respaldo. Reanudación de la actividad. Plan de recuperación: Evaluación de daños. Traslado de datos desde la ubicación de emergencia a la habitual. Desactivación del precontrato de alquiler. Reclamaciones a la compañía de seguros.