OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ¿PORQUE ORGANIZAR? Un archivo bien organizado se convierte en un elemento base, para quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones o para quienes desean acudir a las fuentes primarias con el propósito de verificar, comprobar o adelantar estudios e investigaciones. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Conceptos importantes Clasificar: Conjunto de operaciones cuya finalidad es la agrupación documental, permite la identificación de documentos semejantes. Principios archivísticos: Principio de procedencia Principio de orden natural Folio: Hoja Foliar: Acción de numerar hojas Paginar: Acción de numerar paginas Definición La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas .

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Pasos metodológicos: 1. Valoración Documental Verificar, analizar Clasificar Organizar o eliminar 2. Foliación Controla la cantidad Controla la calidad 3. Alistamiento y entrega Organización de carpetas Formato: IUD y Entrega ¿Qué entregar? ¿Cómo hacerlo? Tenga en cuenta:

1. VALORACIÓN DOCUMENTAL Verificar, analizar Clasificar Organizar o eliminar Documentos de archivo TRD Principio de procedencia: documentos de archivo, transitorios y de apoyo. Documentos transitorios

2. FOLIACIÓN Lo hacemos por que … Definición Consiste en asignar un numero consecutivo desde 1 a todos las hojas escritas de cada unidad de conservación. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades que integran una serie documental o asunto, estén ordenadas. Lo hacemos por que … La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). Controla la cantidad: Sabemos exactamente cuantos folios contiene una carpeta. Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento. La foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). Se deben foliar todas las hojas escritas de una serie o asunto. En el caso de series documentales simples o compuestas que superen los 150 folios, la foliación se ejecutará de forma tal, que la segunda carpeta será la continuación de la primera. Controla la calidad: Logra hacer que se respete el principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

Formato UID: Formato Único de Inventario Documental 2. FOLIACIÓN Procedimiento: Debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB, únicamente en las hojas escritas. Se efectúa en la parte superior derecha de cada hoja, asignándole un numero consecutivo a partir de 1 y sin utilizar números con el suplemento A, B, C o bis. Cuando existan documentos en otro formato, como planos, fotografías, diapositivas, etc. Y se determine que estos queden dentro de la misma unidad de conservación, a está se les escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del formato IUD las características del documento foliado: Cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. Las diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del formato UID del contenido del sobre: cantidad, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Cuando existan documentos en otro formato, como planos, fotografías, diapositivas, etc. Y se considera pertinente ubicarse en otra unidad de conservación, se procederá a hacer una referencia cruzada. En caso de unidades de conservación que ya vienen empastados, foliados o paginados, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de foliar. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en archivos históricos y se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del formato IUD. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. Cuando hayan documentos en soportes distintos al papel (casetes, CD, disquetes, videos, etc.) realice una referencia cruzada y dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del formato IUD. Formato UID: Formato Único de Inventario Documental

REFERENCIA CRUZADA 2. FOLIACIÓN La referencia cruzada se utiliza cuando un documento de diferente soporte se requiere archivar en otra unidad de conservación, dejando descrito los datos exactos del documento referido en ambas unidades de conservación para su posterior consulta. CONTROL CRUZADO 5 4 3 Para tal fin se elabora la hoja de control cruzado, esta se archiva en la unidad de conservación original que le corresponde según el orden natural y el documento de distinto soporte se archiva en la unidad de conservación apropiada para su clase.

3. ALISTAMIENTO Y ENTREGA Alistar las carpetas teniendo en cuenta la TRD Elaborar el formato UID: Instructivo ORA15.1 Historia Académicas Fechas: 16/01/2008 a 12/12/2008 Folios : 1-78 Universidad de San Buenaventura Seccional Cali Secretaría Ofic. de Registro Académico DIN.11 Publicaciones: Guillermo de Ockam Fechas: 02/03/2008 a 12/12/2008 Folios : 1-60 Universidad de San Buenaventura Seccional Cali Vicerrectoría Académica Dirección de Investigaciones FPSIC.9.2 Programa académico Fechas: 14/03/2008 a 15/06/2008 Folios : 1-25 Universidad de San Buenaventura Seccional Cali Vicerrectoría Académica Facultad de Psicología USB USB USB USB Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por la Oficina de Gestión Documental

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Un archivo bien organizado dice mucho de ti y de la Institución a la cual perteneces.