Proceso de liquidación de pago de Nómina Guía para administradores del sistema Visual Software. Enero de 2005 Revisión 1.4 Ene. de 2009

Presentación: Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina. A continuación se expone un ejemplo de la causación y pago de una nomina.

Proceso de nómina: Definición de conceptos 1 Causación 2 Pago 3

Base para la liquidación Tarifa fija % del básico % parafiscal % sueldos

Naturaleza de los pagos a empleados: +Devengados (acredita)-Deducidos (debita)

Salario Mínimo Legal Vigente El salario mínimo es el límite inferior de remuneración a que tiene derecho todo trabajador, con el cual ha de suplir sus necesidades básicas. En el 2007 el SMLV fue de $ El SMLV para el 2008 es de $ El SMLV para el año 2009 es de $

Creación de los conceptos de pago

Formato de entrada CampoDescripción NombreIdentificación del concepto (una palabra) DescripciónDetalle descriptivo del concepto TarifaValor fijo o porcentaje UnidadPeriodicidad del pago (día, semana, mes etc) BaseBase para liquidación (fijo, % parafiscal, etc) NaturalezaDevengado o deducido CentroCentro de costo CuentaCódigo de la cuenta del PUC a la cual se va aplicar el valor liquidado AcumuladosAcumula para: Salarios / Parafiscal / Básico

Subsidio de transporte Es auxilio de transporte es un auxilio creado por la ley 15 de 1959, y reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2008 es de $ Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el cual en términos generales dice que se le pagará a todo empleado que tenga un sueldo de hasta dos salarios mínimos (2 * SMLV 2008 = $ ) El auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, y como ya se hizo mención tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social, pero si para las prestaciones sociales.

Creación del concepto de ST

Vigencia de las tarifas Al igual que el proceso de inventarios, al momento de aplicar el pago, el cálculo se realizará sobre las tarifas vigentes en los conceptos de nómina. El cambio de tarifas no afecta a los pagos ya efectuados, excepto a que se actualicen manual o por medio de la auto contabilización.

Devengado

Deducido Nota. El subsidio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social

Reglamentación 1.El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4.Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5.Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.

Aportes parafiscales Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial. CódigoAportes parafiscales a cargo de la empresaDébitoCrédito Caja Comp. familiar (4%) * I.C.B.F. (3%) * Sena. (2%) *

Aportes extraordinarios Estos aportes se hacen cuando el trabajador incluye como beneficiarios en su Plan Obligatorio de Salud-POS a personas que no son de grupo familiar básico. Ejemplo, si es un trabajador casado, entonces sus padres ya no son parte de grupo familiar básico y por ellos debe hacer dicho aporte adicional Consulte el literal f del art.156, y parágrafo 2 art.172 ambos en la ley 100/93 Véase también el acuerdo 351 de dic.26 de 2006 expedido por el Ministerio de la protección social

Neto a pagar al empleado El siguiente sería el comprobante de egreso al empleado:

Comprobante de causación

Planilla Integrada Pago de Aportes SISTEMA INTEGRADO DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL. Este nuevo sistema permitirá que los aportantes realicen el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social, en formato electrónico.

Planilla integrada de pago de aportes La planilla incluye la información de los Aportes para cada Administradora, las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, según las especificaciones de los archivos de salida de este sistema

Pago PILA

Provisiones

Contabilización de la causación Se puede causar la nómina en un solo documento o en varios (uno por cada empleado) El pago se deberá realizar en forma individual (un comprobante de egreso para cada empleado); con el fin de que quede constancia independiente del pago.

Contabilización de la causación CódigoNombre de la cuentaDebitoCrédito Sueldos700, Horas extras50, Comisiones100, Auxilio de transporte50, Cesantías75, Intereses sobre las cesantías9, Prima de servicios75, Vacaciones29, A.R.P4, Aportes E.P.S72, Aportes fondo pensiones102, Aportes cajas de compensación34, I.C.B.F25, Sena17, Bancos Aportes E.P.S106, A.R.P4, Aportes parafiscales76, Fondos de pensión136, Cesantías75, Intereses sobre las cesantías9, Vacaciones29, Prima de servicios75, Sumas iguales1,344,255

Contabilización: En el caso que haya lugar a practicarle retención a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una autoridad judicial.

Contabilización La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador. Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta. Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25. Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.