Módulo VI: Gestión de la información y del conocimiento USAID. Proyecto para el Desarrollo de Capacidades Locales “Este proyecto es posible gracias al apoyo del Pueblo de los Estados Unidos de América a través de USAID bajo el Proyecto para el Desarrollo de Capacidades Locales implementado por LINC y Fondo Unido México (Contract No. AID-523-C-15-00004). El contenido es responsabilidad de sus autores y no refleja necesariamente las opiniones de USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos."

Ejercicio 1: Conociendo a la audiencia Nombre Organización Profesión ¿Me gusta la tecnología? Sí o no ¿Cuál es mi fortaleza en el manejo de información y conocimiento? ¿Cuál es mi debilidad en el manejo de información y conocimiento?

La información y el conocimiento Son la mejor herramienta para la toma de decisiones. Nos ayudan a saber si lo estamos haciendo bien o mal. Nos guían para aprender de los errores del pasado. Nos facultan para ser eficientes con nuestros tiempos y no trabajar doble. Unifican la intervención y el modus operandi y , por lo tanto, ayudan a la replicabilidad y la escala. Pueden ser un elemento diferenciador de la organización.

Cambio generacional INFORMACIÓN ES PODER Conocimiento colectivo La información concentrada en sistemas de información digitales Alta rotación: garantizar que no haya fuga de información y conocimiento Conocimiento individual La información concentrada en las personas, escritorios y carpetas Menos rotación: poco uso tecnológico INFORMACIÓN ES PODER

Gestión de la información en la toma de decisión Responsabilidad Facultar Rendir cuentas Es un estado mental de PROPIEDAD de la tarea antes de los hechos. Hacer un ACUERDO CLARO – METAS. La tarea. Analizar el problema o la necesidad. El responsable. Los resultados que se esperan. Fechas de entrega. Identificar los BENEFICIOS de la tarea. Evitar el síndrome de NOSOTROS.

Gestión de la información en la toma de decisión No confundir autoridad con facultar. La autoridad está dada por alguien. Facultar sale de NOSOTROS MISMOS. Decidir los pasos que se necesitan tomar. Pedir ayuda. Superar las barreras. Mantenerse en RUTA. Responsabilidad Facultar Rendir cuentas

Gestión de la información en la toma de decisión El compromiso, después de que las cosas ocurren, de RESPONDER POR EL RESULTADO de su conducta y de sus acciones. ¿Completé todos los pasos del acuerdo? Si hubo éxito-celebrarlo- COMUNICAR. Si no tuvo éxito, evitar echar la culpa. Tomar la responsabilidad de CORREGIR el problema. APRENDER de su experiencia. Responsabilidad Facultar Rendir cuentas

Ejercicio 2: Gestión de la información en la toma de decisión 1.- Tienes 10 minutos para organizar a tu equipo y definir una situación de toma de decisión en alguna de sus organizaciones. 2.-A partir de esa situación genera 2 escenarios de respuesta: uno “facultando” a la gente y otro “sometiendo” a la gente. Tienen que ser ejemplos lo más reales posibles en ambos casos. 3.-Aplica las sugerencias del diagrama sugerido anteriormente. 4.-Tendrán 5 minutos para actuar ambas situaciones.

REFLEXIÓN El diálogo, la confianza e interacción presencial en un equipo de trabajo son fundamentales para transmitir el conocimiento y tener un buen manejo de información. Recuerda que cuando manejas equipos de trabajo, la transmisión de conocimiento se da también a través del ejemplo. CONOCIMIENTO TÁCITO CONOCIMIENTO EXPLÍCITO No hay sustitución de la interacción humana, el conocimiento viene de la mente humana. Sin embargo la tecnología facilita muchos procesos.

Gestión de la información en un grupo de trabajo Beneficios: Trabajar presencial o a distancia Organización y control de las personas y sus responsabilidades sin necesidad de observar directamente Monitoreo de objetivos, metas y eficiencia Socialización de la información: facultar a las personas para alcanzar un objetivo Sistemas de información vivos y actualizados al día Evitas perder información frente a la alta rotación [milennials] Herramientas digitales: [google, microsoft outlook etc.] Drives, calendar, sites etc Mail: correspondencia digital Calendar Webinars: conferencias en línea Chat

Información digital ¿Qué es la nube? Un espacio virtual que existe en un servidor remoto al cuál se puede acceder a través de internet, en este espacio puedes depositar todo tipos de documentos y archivos, ya sea para ti o para compartir con otras personas. El almacenamiento en la nube es una manera sencilla y escalable de almacenar, acceder y compartir datos a través de Internet. elimina los costos de adquisición y administración incrementa la agilidad proporciona escala global permite el acceso a los datos "desde cualquier lugar y en cualquier momento".

Información en: drive Puedes acceder a tu espacio de almacenamiento desde cualquier dispositivo con internet en cualquier parte del mundo.  No es necesario descargar ni instalar nada, todo funciona desde internet.  Te ayuda a colaborar. Google Drive ofrece la posibilidad de crear archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones tipo power point que puedes compartir y modificar (o crear) de manera colaborativa, con quien tú decidas y a quién le otorgues el permiso vía email. Esto optimiza tiempos y facilita la construcción de ideas y documentos entre tus empleados y colaboradores. Puedes dar seguimiento a las modificaciones de los archivos colaborativos. Puedes checar quién agregó o cambió qué del archivo, en que día y a qué hora. Puedes compartir los archivos que subas a la nube.  Puedes dar niveles de permiso: ver o editar. Trabaja sin conexión. Puedes configurar cada archivo para estar disponible sin conexión, en casa que a donde vayas la señal sea débil o no tengas acceso a internet. Es económico. 

Información en: drive

Información en: sites EJEMPLO

Información en: calendar Ver el calendario de los demás: disponibilidad Tener calendarios compartidos Zona horaria Personalizar Se sincroniza en teléfonos

Información en: webinars Puedes grabar la conferencia en línea Realizar encuestas en el momento y conocer la percepción Entrada con un link Monitorear la atención Todos ven la misma presentación Dudas al instante de manera organizada Go to Webinar, WebEx, Anymeeting, ZipCast, gotomeeting, etc. RECOMENDACIÓN: appear.in, hangouts

Información en: mails Importancia del registro de los mensajes [evidencia] Información por canales formales Notificaciones, minutas, etc. Informar por en el canal adecuado a las personas adecuadas Se conecta con demás servicios CC: CCO: Claro y conciso Ortografía

Generación del conocimiento: caso VIDEO

Generación del conocimiento:

Generación del conocimiento: Reuniones de trabajo ¡Son irremplazables! ¿Cómo llevar a cabo una buena reunión de trabajo? ¿Ideas?

Ejercicio 3 Instrucciones: 1.- Reúnete en grupos de 5 personas [Trata de que estén combinados entre edades]. 2.- Un miembro de grupo abre un documento en línea en drive [Microsoft, google] y se lo comparte a los demás. 3.- Otros miembros del equipo utilizan otro dispositivo [Tablet, celular] para entrar en el mismo documento. 4.- Realizar una lluvia de ideas [design thinking] de ¿Cuáles son las principales limitantes de las OSC´s para hacer uso eficiente de la tecnología y así manejar mejor la información? 5.- Compartir el archivo con el facilitador. 6.- El facilitador abrirá todos los documentos y explicará si hay limitantes.

Reflexión de cierre Instrucciones: 1.-¿ Cuáles son las experiencias que se tiene, buenas y malas en la gestión de la información? 2.- ¿Cuáles son los principales aprendizajes del día? 3.- ¿Cómo puedo compartir esta información con los demás? 4.- ¿Cómo poner en práctica las soluciones frente a los desafíos actuales?

GRACIAS paulina.garza@fondounido.org.mx