Capacitación

Capacitación - ¿Qué es un Online Booking Tool (OBT)? Es una herramienta que nos permite auto-gestionar reservas de viaje en tiempo real. ¿Por qué utilizar un OBT? Porque a las corporaciones les permite generar ahorros y reducir costos y gastos operativos aplicando correctamente sus políticas de viajes y a los usuarios les permite solicitar sus reservas de aéreos, hoteles y autos en forma inmediata y en cualquier momento, al acceder en tiempo real a la disponibilidad de los distintos proveedores. ¿Es confiable un OBT al momento de confirmar una reserva? A diferencia de algunos sitios de reservas online, AeTM trabaja como espejo del sistema de reservas utilizado en la agencia de viajes. Todo lo que se solicita en la herramienta, se genera instantáneamente en nuestro sistema de reservas, llamado GDS (Sistema de Distribución Global). ¿Se puede gestionar todo tipo de reservas en AeTM? A nivel doméstico, itinerarios de ida, ida y vuelta y múltiples destinos. A nivel Internacional, viajes de ida o ida y vuelta. Itinerarios con origen fuera de Argentina deben ser solicitados directamente a Biblos, ya que debido a nuevas restricciones impuestas a la venta de este tipo de pasajes, se necesita la intervención de un especialista.

Capacitación - ¿Cómo funciona un GDS y cómo interactúa con AeTM? P R O V E E D O R E S Agencia de Viajes Viajeros GDS AeTM

Capacitación - ¿Cómo utilizar AeTM? Ingresar mediante Internet Explorer a la siguiente URL https://e-travelmanagement1.amadeus.com/login/santander

Ingresar usuario (email) Capacitación - Login Ingresar usuario (email) Si es su primer ingreso o desconoce su contraseña, deberá recuperarla haciendo clic aquí. Recibirá un email con una clave temporaria que deberá cambiar obligatoriamente. Una vez que haya ingresado, se mostrará su perfil de usuario. el mismo deberá ser completado y guardado para que se habilite el módulo de reservas.

Capacitación - Búsqueda de servicios Seleccionar el servicio a reservar Seleccionar tipo de viaje Ingresar origen y destino Completar el resto de los campos Iniciar la búsqueda

Capacitación - Búsqueda de servicios - AEREO De acuerdo a los parámetros de búsqueda ingresados se ofrecerán distintos itinerarios posibles, y se indicará cuáles de ellos cumplirán con las políticas de viaje y cuáles no Dentro de política Si selecciona un viaje fuera de política en la pantalla siguiente deberá justificarlo eligiendo un explicación y agregando un comentario. Seleccionar la opción deseada Quien tenga habilitada la clase ejecutiva la visualizará en color violeta Fuera de política

Capacitación - Búsqueda de servicios - AEREO En caso de necesitar reserva de hotel o auto, no finalizar la reserva y elegir desde este panel el servicio a agregar Verificar el detalle de la reserva confirmada Aceptar las condiciones “Finalizar viaje” para avanzar o “eliminar viaje” para comenzar una nueva búsqueda

Capacitación - Búsqueda de servicios - HOTEL El sistema obtiene las fechas y el destino de la reserva aérea, se pueden modificar si fuese necesario Iniciar la búsqueda

Capacitación - Búsqueda de servicios - HOTEL HOTELES ON REQUEST Esta alternativa no ofrece confirmación inmediata. Al seleccionarla, su confirmación quedará pendiente y la agencia de viajes contactará al pasajero informando su disponibilidad Los hoteles que NO se muestran como On Request ofrecen confirmación inmediata al seleccionarlos

Capacitación - Búsqueda de servicios - HOTEL En la descripción de las habitaciones se pueden apreciar las diferencias de las distintas ofertas Seleccionar la habitación permitida de acuerdo a las políticas de viaje según la categoría del pasajero: Dentro de política Fuera de política Consultar en “condiciones” las políticas de cancelación del hotel

De la misma manera en que se agregó un hotel se puede agregar un coche Capacitación - Resúmen de viaje De la misma manera en que se agregó un hotel se puede agregar un coche Las tarifas que lo permitan ofrecerán la posibilidad de reservar asientos Aceptar las condiciones “Finalizar viaje” para avanzar o “eliminar viaje” para comenzar una nueva búsqueda

Capacitación - Búsqueda de servicios - AUTO El sistema obtiene las fechas y el destino de la reserva aérea, se pueden modificar si fuese necesario Iniciar la búsqueda

Capacitación - Búsqueda de servicios - AUTO > Seleccionar la opción deseada Verificar detalle de la tarifa y sus coberturas Agregar la selección elegida

Capacitación - Resúmen de viaje Aceptar las condiciones Confirmar el viaje para iniciar el proceso de autorizaciones

Capacitación - Resúmen de viaje Seleccionar el centro de costo donde imputará el viaje Confirmar para avanzar

Capacitación - Resúmen de viaje Comentario adicional para sumar al motivo del viaje Comentarios adicionales para enviar al departamento de reservas Nombre del aprobador de esta reserva Información del pago y preferencias del perfil del usuario Confirmar el viaje para iniciar el proceso de autorización o bien dejarlo retenido como una simple reserva

Capacitación - Resúmen de viaje Los viajes gestionados se pueden visualizar y consultar en la pestaña “Revisar” Tiempo límite para aprobar el viaje Código de reserva

Capacitación - Revisar viajes Seleccionar “Opciones” para visualizar el itinerario Los viajes también se pueden visualizar a la izquierda de la pantalla en las páginas de búsqueda de servicios

Capacitación - Organizador de viajes Al entrar al sistema, los organizadores de viajes tendrán preseleccionada la pestaña “Organizador” Comenzar a gestionar el viaje Si el perfil del usuario no se ha completado aún, el sistema no permitirá avanzar mostrando el siguiente mensaje. Al hacer click sobre el nombre en el listado de pasajeros podrán completar su perfil y luego comenzar a Organizar el viaje. Seleccionar al viajero En el listado se mostrarán aquella persona para las cuales el organizador podrá gestionar reservas

Capacitación - Organizador de viajes Volver a la vista de organizador de viajes para abandonar este pasajero y seleccionar otro Confirmación que se está gestionando el viaje para el usuario seleccionado

Prácticas para un correcto uso del sistema Capacitación - Prácticas para un correcto uso del sistema - Tener en cuenta el vencimiento de su reserva, si el viaje no es aprobado antes de la fecha y horario límite, el mismo se cancelará automáticamente. Las reservas retenidas también tienen vencimiento y este no puede ser modificado, por lo que no es conveniente demorarse mucho para enviarlas a aprobar. - Toda reserva que haya sido rechazada dejando al viaje sin efecto, deberá ser cancelada íntegramente por quien la haya gestionado, a menos que el aprobador además de haberla rechazado también la haya cancelado. - Recuerde desconectarse de la herramienta si no la va a utilizar, el usuario es el responsable de toda la actividad que se registre en su cuenta. - Las consultas de disponibilidad se realizan sobre un inventario en tiempo real, si no se completa una reserva debido a una inactividad prolongada, los lugares retenidos se liberarán y tendrá que recomenzar el proceso de reserva. Puede llegar a recibir adicionalmente un mensaje de error. - El aprobador que por ausencia deba delegar su función a otra persona, deberá contactarse con el soporte de la herramienta para solicitarlo. - El autorizante recibirá un recordatorio de aprobación a las dos horas de recibido el primer aviso y luego uno adicional una hora después.

Prácticas para un correcto uso del sistema Capacitación - Prácticas para un correcto uso del sistema - Los viajes que no cumplan con las políticas primero serán aprobados por GIG para luego dirigirse la aprobación al autorizante natural de usuario. - No utilizar el botón retroceder del Explorador, esto puede generar errores en la navegación del sitio y en los procesos de reservas. - Tener en cuenta que las emisiones de pasajes se hacen a través de la agencia de viajes de forma manual los días hábiles de 9hs a 17.00hs, las aprobaciones que lleguen fuera de ese horario serán procesadas al día siguiente, siempre que el vencimiento de la reserva lo permita. - El tiempo necesario para procesar una emisión es de 1 hora, por lo que se recomienda aprobar los viajes con una antelación considerable antes del vencimiento de la reserva. - Cuando se tenga que modificar una reserva ya emitida, se deberá contactar a la agencia de viajes solicitando el cambio y el costo del mismo. - Recordar que los sistemas de reservas no reconocen símbolos, acentos, diéresis, apóstrofes o letras Ñ, por lo que nunca deben ser utilizados en el perfil de viajero, especialmente en los campos de nombre y apellido ya que generarían reservas con nombres incorrectos.

Solo fuera del horario de oficina Capacitación - Contactos Soporte técnico AeTM: Lunes a Viernes de 9.30 a 18hs 11-6841-3307 Servicio de Guardia: Solo fuera del horario de oficina 11-5031-7736 guardia@biblostravel.com

Capacitación - Muchas gracias