Area de finanzas (Solución)

MEDIDAS DE SOLUCIÓN   En toda Entidad existe un Organigrama de Áreas y cada una de ellas con sus funciones específicas a ejecutar; es por ello que si aún no se han establecido hacerlo de inmediato, aquí un alcance de las posibles funciones en cuanto se acople al giro del negocio. Hacer un cambio en las Áreas partiendo de esta manera:

Área de Ventas: El Gerente de Ventas se empape más sobre los problemas de la entidad y que se involucrecon el giro del negocio. Corregir y verificar cualquier error de impresión o emisión en las Fts. El Área de Ventas debe estar íntimamente ligado al Área de Créditos y Cobranzas. Todos los Créditos y Descuentos que haga ventas informarle de inmediato a CyC. Los Dctos. En las Fts. No deben ser mayor al 50% de su precio de venta. Las ventas a crédito con Ft no deben pasar los 30 días calendarios.

Área de Finanzas: 2.1 Gerente de Finanzas Los cargos en una organización son muy delicados de tratar, es por ello que pese a su amistad con el Gerente General, el de Finanzas tiene que hacer frente a los problemas que competen a su Área como a cualquier otra afín, para buen funcionamiento de la entidad. Buscar soluciones de amenazas o debilidades de la entidad reuniéndose con los responsables de las Áreas afectadas. Si un personal se queja de no tener las herramientas suficientes para ejercer sus funciones, entonces dar soluciones de financiamiento y proporcionarles materiales de trabajo para que exista buen ambiente laboral. En ningún momento mezclar los asuntos personales con los de la entidad, se debe separar netamente lo que es trabajo y las relaciones amicales.

2.2 Responsable de Créditos y Cobranzas Mantener una comunicación estrecha con el Área de Ventas. Hacer el seguimiento de los comprobantes que han sido descontados. Verificar los saldos pendientes de cobro de las Fts a crédito, según cronograma de plazo de vencimiento. Coordinar con el personal motorizado acerca de los cobros a clientes con saldos pendientes según mayor prioridad de cobro.

2.3 Responsable de Caja Debe tener un cuadro de gastos básicos proyectados, con referencia de meses anteriores. Cuadrar su caja diaria, para saber cuánto saldo le queda al final del día y así sabrá si se sobregiró o no. Una vez determinado su saldo, solicitar cheques al responsable de tesorería para el pago a los proveedores y evitar pedir demasiados cheques. Resolver ajustes por pagos adicionales en caso que hayan comisiones, intereses o un adicional y reportarlo en el cuadro de caja.

2.4 Tesorero Responsable Revisar el saldo de la cuenta después de haber entregado los cheques girados al Responsable de Caja, para saber si aún queda efectivo en la cuenta. Debe tener un cuadro de Conciliación Bancaria, donde se especifiquen los cheques girados, cobrados, extornados, anulados y emitidos sin cobrar, entre otros pagos y cobros en efectivo o depósitos. Poseer su extracto bancario mes a mes, para poder determinar los cobros por parte del banco como portes, comisiones e ITF de las cuentas que posea. Contar con cheques firmados por Gerencia en caso éste se ausente, o para cubrir un gasto imprevisto.

2.4 Responsable Motorizado Una vez que se le entregue las Fts a cobrar éste debe planificar su ruta, según los clientes a los que debe visitar. Cuando un cliente se niegue a pagar deberá ponerse en contacto con el Responsable de CyC. Para que éste encuentre una solución en el caso que se pueda negociar. Deberá ser comunicativo y muy expresivo con el Responsable de CYC cuando se le presente alguna dificultad con los clientes que rehúyan al cobro.