Tema a Impartir Tema 1 Concepción General del modulo de Finanzas, Caja y Banco. Estructura del modulo. Términos básicos en las Finanzas en el Versat, Configuración.

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1 Tema a Impartir Tema 1 Concepción General del modulo de Finanzas, Caja y Banco. Estructura del modulo. Términos básicos en las Finanzas en el Versat, Configuración Tema 2 Tipos de doc. primarios y Tipos de contrapartida. Continuación de la Configuración de Finanzas. Codificador del Concepto de contrapartida. Tema 3 Procesamiento de Documentos Primarios. (Cobros y Pagos en Finanzas del Versat) ¿En que orden, donde y como?. Menu “Documento” (Opciones y Operaciones), Estados del Documento Tema 4 Sobre las Actividades en “Finanzas del Versat”. Tratamiento de las Operaciones Anticipadas. (Donde y como se crean, Donde y como se liquidan) Tema 5 Carga Inicial de Finanzas en el Versat. Tema 6 Procesamiento del Modulo de Finanzas. Recomendaciones, elementos a tener en cuenta, posibilidades del sistema y errores mas frecuentes.

2 Tema 1 Concepción General del modulo de Finanzas, Caja y Banco. Estructura del modulo. Términos básicos en las Finanzas en el Versat, Configuración Contenido Introducción Estructura (Actividades y funciones) Configuración del modulo de Finanzas Clase Practica 1

3 Tema 2 Tipos de doc. primarios y Tipos de contrapartida. Continuación de la Configuración de Finanzas. Codificador del Concepto de contrapartida. Contenido Introducción Estructura de un Documento primario en el Versat. Tipos Genéricos de Documentos predefinidos en Finanzas del Versat. Atributos del documento. Documentos de obligaciones (cuentas de obligaciones) Obligaciones procesadas en Finanzas y obligaciones generadas automáticamente desde los subsistemas. Configuración de documentos de obligación. Documento de Pago (cuenta bancaria o fondo de efectivo) Documentos existentes en la vida real Documentos definidos en el Versat (Automático, Otro) Documento de Liquidación Tipos de Contrapartidas (disponibles en Carga Inicial) Configuración de los Conceptos de contrapartidas. Clase Practica 2

4 Tema 3 Procesamiento de Documentos Primarios. (Cobros y Pagos en Finanzas del Versat) ¿En que orden, donde y como?. Menu “Documento” (Opciones y Operaciones), Estados del Documento Contenido ¿En que Orden, Dónde y Como procesar los documentos primarios? Opciones y Operaciones a efectuar en un documento primario (Menú DOCUMENTO) Tratamiento de los AJUSTES en Finanzas del Versat. Liquidaciones en Finanzas del Versat. (Operaciones entre varios documentos, entre documento y contrapartida.) Liquidar (Pagar/Cobrar Obligación por Factura, Liquidar OA contra obligaciones), Liquidar (Nomina, Obligaciones de Aportes y Adeudos), Cancelar en saldo de una cuenta (Cotejar o matar Saldos, Cancelar Obligación por expediente.) Estados del documento Clase Practica 3

5 Sobre las Actividades en “Finanzas del Versat”
Tema 4 Sobre las Actividades en “Finanzas del Versat” Tratamiento de las Operaciones Anticipadas. (Donde y como se crean, Donde y como se liquidan) Contenido Actividad de Caja Actividad de Banco (Operaciones Automáticas efectuadas por el Banco, Estados de Cuenta, Conciliacion Bancaria) Actividad de Cobros y Pagos (Procesamiento de Obligaciones, Liquidación de Operaciones Anticipadas) ¿Dónde y como se registran las Operaciones Anticipadas en el Versat? ¿Dónde y como se liquidan las Operaciones Anticipadas en el Versat? Actividad de Créditos o préstamos Bancarios. Clase Practica 4

6 Tema 5 Carga Inicial de Finanzas en el Versat. Contenido Secuencia de la Carga Inicial en Finanzas. Conceptos de Contrapartidas y Tipos de Contrapartidas a utilizar Clase Practica 5

7 Tema 6 Procesamiento del Modulo de Finanzas. Recomendaciones, elementos a tener en cuenta, posibilidades del sistema y errores mas frecuentes. Contenido Secuencia propuesta en el Procesamiento del Modulo de Finanzas Recomendaciones y elementos a tener en cuenta. Posibilidades de sistema. Errores mas frecuentes Clase Practica 6 y 7

8 Términos y elementos específicos en Finanzas del Versat
Introducción Términos y elementos específicos en Finanzas del Versat Cobros: Todo operación que genere un ingreso a una Cuenta bancaria o a un Fondo de efectivo en Caja Pagos: Todo operación que genere un egreso a una Cuenta bancaria o a un Fondo de efectivo en Caja Deposito: se refiere a las cuentas bancarias y Fondos de efectivo en caja, con que opera la entidad, hacia los cuales se depositan (ingresa) o se extrae (egreso) el efectivo. Cancelar: significa revertir la última operación contable asociada al documento que se intenta cancelar, o sea se refiere a la “Cancelación de la operación contable”. Estado de cuenta de Carga Inicial: identifica un estado de cuenta con las operaciones que han sido cargadas a la cuenta bancaria, pero que aun no se han liquidado y por tanto hay que registrarlas en la contabilidad (Ej. Pago/Cobro Anticipado). Relación entre los Subsistemas y FINANZAS Todos los subsistemas tributan obligaciones hacia el subsistema de finanzas, por lo que el procesamiento manual de las obligaciones en este subsistema se reduce solo a las obligaciones por servicios recibidos. Aun cuando las obligaciones sean generadas por los subsistemas, estas son manipuladas y controladas por Finanzas.

9 Estructura (Actividades y funciones)
Funciones o Vistas

10 Configuración del modulo de Finanzas
Configuración: se refiere no solo a la definición de los valores a aquellos parámetros que se especifican a través de la opción de “Configuración”, sino que la configuración abarca la definición de toda la información que permita modelar o adecuar el comportamiento del sistema según las características de la entidad a automatizar (Codificadores, Cuentas bancarias,etc ). Configuración Predeterminada Configuración Mínima para la Carga Inicial

11 Secuencia propuesta en el Procesamiento del Modulo de Finanzas
Para cada día del periodo Procesar los doc. Primarios en el Orden recomendado En todas las actividades de Fnzas Procesar Estado de Cuenta del Banco En BANCO Calcular Conciliacion Bancaria En BANCO Comprobar saldos entre contabilidad y Fnzas En Menu Sistema, opcion Estado de Operaciones Cambiar fecha de procesamiento En Menu Sistema, opcion Cambiar Fecha procesamiento Cerrar Periodo

12 Cada tipo doc. Primarios?
¿En que Orden, Dónde y Como procesar los documentos primarios? Requieren la Entidad En que orden procesar los doc. Primarios? Documentos de Obligaciones De servicios recibidos y prestados Por cobrar y pagar al trabajador Por cobrar contravalor de MLC De adeudos y aportes al presupuesto Documentos de Pago (priorizar los ingresos) Liquidando obligaciones: Por Cheques o Transf. En efectivo (RI, Otros Pagos) Por el banco (Cob. Y Pagos automáticos) Otros Cobros y Pagos Extracción para nominas Extracción para dietas Reembolso Depósitos Documentos de Liquidación. Requieren la Entidad Donde procesar Cada tipo doc. Primarios? Activ Doc. Banco Caja Cob y Pagos OtrasOper Cred.Banc. DO x DP DL DO- doc. Obl, DP- doc.Pago, DL- doc. Liq. Opción de Configuración Como procesar Documentos Primarios?

13 Recomendaciones y Elementos a tener en cuenta.
Procesar los documentos primarios en el día que le correspondan y no al final del periodo (cambiar fecha de procesamiento). Procesar los Estados de cuenta del banco DIARIO. Verificar el Estado de las operaciones y la Conciliacion Bancaria antes de terminar el día en proceso. Procesar por el modulo de Finanzas todas aquellas obligaciones sobre las cuales es conveniente mantener un control por edades y/o submayor por Entidad (Trabajador). Para deshacer un proceso debe comenzar a deshacer las operaciones en el orden inverso en que se originaron. Elementos a tener en cuenta. No se permite generar una obligación en el momento de reconocer el cobro/pago. Se requiere cada operación con documentos primarios independientes (contravalor). No se puede liquidar obligaciones a diferentes entidades con un mismo documento de pago. Se debe tener en cuenta la moneda en que se registro una obligación y en la que se encuentra el doc. con el que se esta intentando liquidar la obligación. Asegúrese de haber elegir el tipo de contrapartida adecuado al definir conceptos de contrapartida para liquidar obligaciones (un concepto para cada tipo de obligación).

14 Posibilidades de sistema. Errores mas frecuentes
Posibilidades del sistema. Procesar documentos correspondientes a fechas, posterior a la fecha de procesamiento. Asociar varios conceptos (de diferentes tipos de contrapartidas) a un mismo documento primario. Cambiar la fecha de procesamiento existiendo documentos primarios sin confirmar.

15 Posibilidades de sistema. Errores mas frecuentes
Ocurre cuando se intenta extraer una suma > al saldo de la cuenta bancaria (Fondo de Caja) Ocurre cuando se ha configurado incorrectamente el atributo “Variación del Saldo de la cuenta” en el concepto de contrapartida asociado al doc. primario Ocurre cuando el concepto que se utilizo en el doc. primario, no ha sidovinculado a ningún “Tipo de comprobante”

16 Egreso = Pago Ingreso = Cobro
¿Que se entiente por Cobros y Pagos? Introducción Egreso = Pago Ingreso = Cobro ¿Como procesar los Cobros y Pagos? Documentos primarios concebidos en el Versat Documentos de Pago Documentos de Obligacion Documentos de Liquidacion Documento que genera Ingreso Documento que genera Egreso Pareja de documentos

17 Muchas Gracias FIN

18 Clase Practica 1 Identificar actividades y funciones en el ejercicio de estudio. Identificar los elementos a configurar en el modulo de configuración general. Identificar los usuarios del sistema y asociar funciones de cada cual. Tipos de monedas Entidades (Clientes y Proveedores) y Trabajadores Identificar las cuentas controladas por finanzas y los elementos a los cuales asociarlas. Comenzar la Configuración del modulo. (No incluir configuración de parámetros por actividad, ni configuración de conceptos de contrapartida) Recomendaciones: utilizar la guía del estudio de factibilidad y diagnostico para identificar la informacion necesa para la Configuracion )

19 Clase Practica 2 Identificar Tipos de documentos primarios y tipos de contrapartidas en el ejercicio de estudio. Identificar los conceptos de contrapartidas a partir de las operaciones financieras Completar la configuración del sistema: Parámetros de cada actividad Codificador de conceptos de contrapartidas.

20 Clase Practica 3 Procesar los doc. primarios identificados en el ejercicio para la Carga Inicial).

21 Tema 4 Tratamiento de las Operaciones Anticipadas. (Donde y como se crean, Donde y como se liquidan) Contenido ¿Dónde y como se registran las Operaciones Anticipadas en el Versat? ¿Dónde y como se liquidan las Operaciones Anticipadas en el Versat?

22 Tema 6 Procesamiento del Modulo de Finanzas. Recomendaciones, elementos a tener en cuenta, posibilidades del sistema y errores mas frecuentes. Contenido Secuencia propuesta en el Procesamiento del Modulo de Finanzas Recomendaciones y elementos a tener en cuenta. Posibilidades de sistema. Errores mas frecuentes

23 Ejemplo No.2. Galería de Arte