CAJA MENOR ELITE GROUP S. A CAJA MENOR ELITE GROUP S.A.S ENGLISH ACADEMY   La caja menor es un fondo fijo establecido a cargo de un funcionario, que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la empresa y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables.  

Fondo de caja menor. La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

Constitución del fondo de caja menor Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización consiste en un debito en la cuenta 110510 Cajas menores y un crédito en la cuenta 111005 bancos nacionales: Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO 110510 Cajas menores x 111005 Bancos nacionales

Reembolso del fondo de caja menor. La contabilización del reembolso se realizara con dos pasos básicos: Legalización de los gastos realizados, donde se llevara un debito a la cuenta 51 Gastos y un crédito en la cuenta 111005 Bancos nacionales. Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo. CODIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO 51 Gastos X 111005 Bancos nacionales x

Arqueo de caja menor. Periódicamente y a fechas no avisadas, debe realizarse “cuadre” de fondos contando el disponible en efectivo en ese momento y sumando los valores, recibos y facturas. La sumatoria debe ser igual al fondo fijo. Si se presentan SOBRANTES se debita caja general y se acredita ingresos o operacionales. Si se presenta un FALTANTE se le cobra al empleado encargado del manejo, y se debita la cuentas por cobrar a trabajadores y se acredita bancos o la caja menor.

QUE SUCEDE? Se busca contar con los recursos para atender de manera ágil las necesidades urgentes de la compañía y cubrir el pago de gastos extraordinarios, imprescindibles o impostergables que se puedan presentar en la operación o administración de la compañía.

QUE ESTAMOS HACIENDO? Para el manejo de fondo de caja menor, se implementan ciertas políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor. En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

“SECUENCIA ”¿CUANDO? Durante todo el día la oficina de contabilidad hace la función de Control Interno, velará por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que compete al responsable del manejo; quien adopta los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos.

“UBICACIÓN” ¿DONDE? Área de administrativa de la academia; donde el apoyo sea mutuo en busca de un mismo beneficio.

“PERSONAS” ¿QUIÉN? De acuerdo a lo establecido por el Director Álvaro Bernal Rincón designa un funcionario responsable de la CAJA MENOR, la señora Ana Viloria Sarmiento la cual esta habilitada y capacitada para su adecuado manejo.

“MÉTODO” ¿CÓMO? Dotar al funcionario responsable de la caja menor de una herramienta adecuada para el ejercicio de sus funciones, que le permita conocer y aplicar los procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así como sus responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrán ser complementados y ajustados a las necesidades específicas de la compañía.

“CANTIDAD” ¿CUÁNTOS? Mensual; de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

“CAUSA” ¿Por qué? Inestabilidad de la persona encargada del manejo. Falta un instructivo de caja menor que indique los montos y artículos que se pueden pagar por medio de este recurso.

CONCLUSIONES Es importante tener en cuenta que el responsable de la caja menor es Gestor Fiscal, es decir, que tiene capacidad decisoria frente a los fondos puestos a su cargo. Además, es el encargado de la Administración de los gastos y por tal razón debe adoptar las medidas necesarias para su protección. El diseño del manual sobre el adecuado uso de la caja menor responde a una necesidad en la empresa por lograr sus objetivos de una manera eficiente y eficaz, generando compromiso en el personal encargado.

RECOMENDACIONES Implementando el manual de procesos y procedimientos, se tendrá un mayor control sobre las operaciones y registros contables, con el propósito de tener información veraz para la toma de decisiones.

GRACIAS