EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y LA HOJA DE TRABAJO

CONCEPTO:

Se sabe muy bien que los débitos y los créditos de los asientos de un diario deben ser siempre iguales unos a los otros y estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas deberán igualar al total de los saldos acreedores. La igualdad de los débitos y créditos se resume en el Balance de Comprobación, por lo tanto diremos que el;

Según lo expresado nos indica que el Balance de comprobación representa las sumas del debe y el haber del Diario, los cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del debe y el haber del libro Mayor; es decir mediante el Balance de Comprobación se comprueba o verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono.

Así de esta forma el Balance de comprobación sirve para resumir la información que el libro Mayor da en detalle. Este Resumen se prepara siempre al final del período contable, proporcionándonos de esta manera los elementos necesarios para determinar los estados financieros.

RAYADO E IMPORTANCIA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN:

Con el objetote hacer ver prácticamente la forma de redactar el Balance de Comprobación y la disposición que éste adopta ponemos a continuación unos datos que resumen en sí los saldos de las cuentas que fueron pasadas del Diario al libro Mayor.

CREACIONES “LOS ANDES” S.A.

BALANCE DE COMPROBACIÓN

31 DE Diciembre 200..

CódigoDenominación Cuentas Sumas del MayorSaldos del Mayor

DebeHaberDeudor Acreedor

10

12

20

33

39

40

41

42

50

58

59

60

61

62

63

67

68

69

70

79

94

95Caja y Bancos

Clientes

Mercaderías

Inmuebles, Maquinaria y Equipo

Deprec. Y Amortización Acumulada

Tributos por pagar

Remuneraciones por pagar

Proveedores

Capital

Reservas

Resultados acumulados

Compras - Mercaderías

Variación de Existencias

Cargas de Personal

Servicios prestados por terceros

Cargas financieras

Provisiones del Ejercicio

Costo de ventas

Ventas

Cargas imput. A cuentas de costos

Gastos administrativos

Gastos de ventas2 000

3 000

6 000

11 000

3 200

950

1 200

400

200

3 000

1 500

1 200

3 000

2 100

800

1 100

1 850

7 000

400

1 000

3 200

7 800

1 800

3 000

11 000

3 200

950

1 200

400

200

3 0000

1 500

1 250

2 100

800

1 100

1 850

7 000

400

1 000

3 200

7 800

2 750

TOTAL

Como se ve, el Balance de Comprobación está compuesto por el Balance de las Sumas y el Balance de los Saldos. Algunos autores consideran solo el Balance de las Sumas como el Balance de Comprobación. Nosotros consideramos ambas columnas. Para determinar los saldos en las sumas de Mayor en el Balance de Comprobación tomaremos como ejemplo dos cuentas: 10 Caja y Bancos y 42 Proveedores, ambas tienen el siguiente registro en el libro Mayor:

D10 Caja y BancosHD ProveedoresH

Como se observa la cuenta 10 Caja y Bancos tiene un saldo deudor de S/ y un saldo acreedor de S/ , dichos saldos fueron registrados en el debe y el haber de las columnas referentes a sumas del mayor. De igual forma la cuenta 42 Proveedores tiene un saldo acreedor de S/ el cual se registra en el haber de la misma columna. Así sucesivamente se procede el registro de las demás cuentas en el Balance de Comprobación, especificando los importes de debe y de haber en las sumas del Mayor.

Una vez distribuidos los importes de todas las cuentas del Mayor en el Balance de Comprobación se procede a sumar las columnas del debe y el haber, si ambos totales son iguales es evidente que los cargos y abonados asentados en el libro Mayor también son iguales demostrando de esta forma el correcto registro de las cuentas. En nuestro caso dicha suma es de , posteriormente se procede a determinar los saldos del Mayor para ello se aperturan dos columnas: Una para los saldos deudores y otro para los saldos acreedores, algunos autores le llaman también “Balance de saldos”.

La columna de los saldos representa un Anexo o ampliación a las columnas del Balance de Comprobación o sumas del Mayor. Dichos saldos se obtienen en base a la diferencia establecida entre os importes del debe y el haber de cada cuenta. Como se dijo antes, si los importes del debe o cargo son mayores a los importes del haber o abono diremos que el saldo es deudor; si los importes del haber o abono es mayor a los importes del debe o cargo, diremos que el saldo es acreedor y si amnos son iguales se dirá que el saldo es nulo. Una vez registrado los saldos se procede a sumar ambas columnas, el saldo deudor debe ser igual al saldo acreedor, en el caso en mención es de soles.

La determinación de los saldos permite en general conocer la situación aproximada de la empresa; no la situación exacta, puesto que será preciso proceder a la regularización de las cuentas.

PERIODICIDAD DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN :

La práctica usual es hacer un balance de comprobación cada año sin embrago se puede reducir el periodo a un mes, un trimestre o un semestre según la característica económica y financiera de la empresa. El Balance de Comprobación ha de comprender la totalidad de los asientos anotados desde el principio del ejercicio hasta el final del periodo contable.

LA HOJA DE TRABAJO

Después de formular el Balance de Comprobación se confecciona la Hoja de Trabajo que viene a ser la continuación del primero:

En vista que el Balance de Comprobación enumera las cuentas sin especificar su clasificación, por lo tanto los contadores hacen uso de un recurso llamado Hoja de Trabajo con el fin de agrupar las cuentas en Activo, Pasivo, Patrimonio e ingresos y gastos. Se debe tener presente que la Hoja de Trabajo no es un libro contable ni un estado financiero, sino una guía que facilita la formación de los asientos finales y la posición en que las cuentas deben quedar en los estados financieros, llámese Balance General y estado de Ganancias y Pérdidas.

Después de que un negocio ha estado operando durante un tiempo los dueños desean saber si tuvieron utilidades o no y a naturaleza financiera y económica ocurrida desde que se inició. Tales hechos y cifras le permitirán al o propietarios tomar decisiones, para ello harán uso de los estados financieros los que fueron confeccionados en base a la hoja de trabajo, e ahí su importancia.

PREPARACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO:

Tal como se observa en la Hoja de Trabajo perteneciente a la empresa Creaciones Los Andes S.A. ésta nos muestra 12 columnas:

En la parte superior se anota el nombre de la empresa y la denominación hoja de trabajo, así como la fecha o el período a que pertenece.

Posteriormente se aperturan las columnas donde se registran los códigos y cuentas extraídas del libro mayor.

Luego vienen las columnas referentes a sumas y saldos del mayor.

En seguida aparecen las columnas de ajustes y/o eliminaciones, separadas en Debe y haber. En este par de columnas se registran las correcciones que deben realizarse para presentar un real y correcto saldo en los estados de resultados. En estas columnas se ajustan: En Primer Lugar, los saldos de las cuentas de la clase 9, cuyos importes deudores se trasladarán a la columna del Haber, en contrapartida se registrará el saldo acreedor de la cuenta 79 (Cargas Imputables a Cuentas de Costos) a la columna del Debe. De esta forma se cancela la cuenta 79. En segundo lugar, el importe de la cuenta 69 ( según la hoja de trabajo) cuyo saldo deudor se transferirá a la columna de Haber de los ajustes, luego el mismo importe se trasladará a la columna de Debe a la altura de la cuenta 61 (Variación de existencias. Así la cuenta Costos de Ventas se resta de la cuentas Variación de Existencias dando un saldo positivo de S/ ,200 – 3,000 = 200 El cual se registrará en la columna de ganancias del Estado de Resultados por naturaleza. Luego aparecen las columnas de inventarios. A esta columna se trasladan los saldos del Balance, es decir los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio.. Si la columna del activo es mayor que el saldo del pasivo, se dirá en este caso que la empresa obtuvo utilidad. Si el pasivo es mayor que el activo entonces se dirá que se obtuvo una pérdida. Según nuestro ejemplo se tiene una utilidad de S/. 2,050. Total Columna del Activo16,300 ( - )Total Columna del Pasivo 14,250 UTILIDAD 2,050 Luego se saldan las columnas del inventario para ello se coloca los 2,050 de utilidad en el lado del pasivo con el fin de igualar ambos lados que resultan siendo de 16,300. Las siguientes columnas se refieren al Estado de Resultados por Naturaleza. En ellas se registran los saldos de las cuentas que representan ganancias o pérdidas. En la columna de pérdidas se registrarán los saldos de las cuentas: 60,62,63,64,65,66,67,68 y 74, en cambio en la columna de ganancias se registrarán los saldos de las cuentas 61,70,73,75,76,77,78. Después de transferirse los saldos de las ya referidas cuentas se procede a sumar cada una de las columnas. Si la ganancia es mayor que la pérdida habrá una utilidad, de lo contrario una pérdida. Según el caso en estudio la utilidad es de en base al siguiente resultado:

Para saldar las dos columnas se procede a registrar los en la columna de pérdidas con el fin de totalizar en ambos lados.

En cuanto a las últimas columnas referidas al Estado de Resultados por Función, se considera como saldos en la columna de pérdidas las cuentas 66,69 y 74 así como los saldos de la clase 9. Simultáneamente se registrarán en la columna de ganancias los saldos de las cuentas 70,73,75,76,77 y 78.

Si la ganancia es mayor que la pérdida se tendrá un utilidad, como se da en el caso en mención de la empresa Creaciones Los Andes S.A. La utilidad es de según el resultado obtenido. Total Columna del Ganancias7 800 ( - )Total Columna del Pérdidas5 750 UTILIDAD2 050 Para saldar las columnas referidas a ganancias y pérdidas se procede tan igual que el estado de resultados por naturaleza. En resumen, la hoja de trabajo nos indica la utilidad o pérdida que la empresa obtiene al final del ejercicio económico, para así determinar las acciones a seguir próximamente, entre ellos el impuesto a la renta a pagar, los dividendos a repartir, etc, etc. CREACIONES LOS ANDES S.A. HOJA DE TRABAJO DEL 1 Enero a 31 Diciembre 2008

Concepto - CuentasSumas del MayorSaldos del Mayor Ajustes y/o Eliminaciones InventariosResultados por naturalezaResultados por Función.

DebeHaberDeudorAcreedor DebeHaberActivoPasivo PérdidaGananciaPérdida Ganancia

10Caja y Bancos

12Clientes

20Mercaderías

33Inmuebles, Maquinaria y Equipo

39Deprec. Y amortización acumul

40Tributos por pagar

41Remuneraciones por pagar

42Proveedores

50Capital

58Reservas

59Resultados Acumulados

60Compras - Mercaderías

61Variación de Existencias – Merc

62Cargas de Personal

63Servicios prestados por terceros

67Cargas financieras

68Provisiones del Ejercicio

69Costo de ventas

70Ventas

79Cargas imputab. A cuentas de costos

94Gastos Administrativos

95Gastos de ventas

Utilidades antes del Impuesto