NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones

Estadísticas

Explosión de la documentación

Problemas Falta de control de los documentos y su localización Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Invertir tiempo

Cajas Diners Club Cajas especialmente diseñadas para archivos internos de Diners. Espacio para pegar la descripción de la caja .

Empaque

Formulario Guía de Remisión Departamento Numero de Caja Descripción Enviado Por Fecha Firma Recibido Por

La mejor manera de empacar

La mejor forma de archivar Back Office Notas de Crédito Certificados Comprobantes de cheque Notas de Crédito mes enero del 2006. Certificados de …. enero del 2006. Comprobantes de cheques ….. enero 2006.

La mejor forma de archivar Control Interno Estados de Cuentas Cheques Memos Estados de Cuentas enero 2006. Cheques de …. enero 2006. Memos ( de) ….. mes y año.

La mejor forma de archivar Datacard Cuadre de tarjetas mes … año... Memos (de ) ….. mes y año. Socios Nuevos mes… año…. Cuadre de Tarjetas Memos Socios Nuevos

La mejor forma de archivar RR-HH Nominas Comprobantes de pagos Documentación de gerencia. Roles de pago mes de enero del 2005 Comprobantes de pago enero del 2005. Cartas del año 2004 Contratos firmados enero 2007

La mejor forma de archivar Contabilidad Comprobantes de diario de enero del 2007 Balances enero del 2007 Asientos Contables enero 2007 Comprobantes de diario Balances Asientos Contables

La mejor forma de archivar Riesgos Balances Flujos Manuales Balances del mes de enero 2005 Flujos de …. Enero del 2005 Manuales de …. Enero del 2005

La mejor forma de archivar Recordar que la mayoría de documentos tiene tiempo de retención. Siempre que exista duda consultar la tabla de retención de documentos. Lo mínimo de años para mantener archivo inactivo son 5 años hasta 10 años y un día. Mantener siempre limpio el archivo respetando los tiempos de retención.

Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja

Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

Consultas

Consulta: recomendaciones No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja

Evolución de FileStorage 2005 2004 Sistema FILE 2.0 2003 Guayaquil 2002 GIGA 2001 File Web 1.0 2000 Construcción

Gracias a todos

Gracias a Todos

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FileStorage S.A. La solución para Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar Destruir Digitalizar archivos

Ubicación de las Bodegas Quito: San Isidro del Inca Y Calderón Guayaquil: Vía Daule

Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores

Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO 9001. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

Empaque

Formulario Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción

Formulario Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL

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