PROCEDIMIENTOS CONTABLES TEMA Nº 9 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Mérida, 2010.

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1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES TEMA Nº 9 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero Mérida, 2010

2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES DEFINICIÓN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Sucesión cronológica y secuencial de operaciones interrelacionadas, asociadas con la contabilidad Compilación organizada en forma lógica y ordenada de todos los procedimientos que realiza la organización. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

3 CONTENIDO DEL MANUAL  Portada de identificación  Índice del manual  Introducción  Base Legal  Objetivos del Manual  Procedimientos - Portada de identificación - Índice - Objetivo del procedimiento - Políticas y/o normas de operación - Descripción narrativa del procedimiento - Diagrama de flujo del procedimiento - Formularios y/o reportes - Información general  Glosario de Términos  Índice temático PROCEDIMIENTOS CONTABLES Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

4 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Investigación Documental Técnicas de recopilación de información Observación Encuesta Búsqueda de información para definir la mejor manera de hacer las cosas Cómo escribir procedimientos Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

5 PROCEDIMIENTOS CONTABLES RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PUESTO O ÁREA ACTIV. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD D HORAS HOMBRE OBSERVACIONES N° DE LA ACTIVIDAD ACUMULADAS T O T A L Simbología Operación Revisión Transporte Demora Archivo DIAGRAMA DE PUNTOS

6 PROCEDIMIENTOS CONTABLES PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS 1.- Describir en orden cronológico 2.- Indicar la unidad encargada de la ejecución. 3.- Enumerar las actividades 4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

7 PROCEDIMIENTOS CONTABLES FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS ResponsableOperación (Tarea) 1. 2. 3. 4. 5. 1.1.- 2.1.- 2.2.- 2.3.- 3.1.- 3.2.- 4.1.- 4.2.- 4.3.- 4.4.- 4.5.- 4.6.- 4.7.- 4.8.- 5.1.- 5.2.- Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

8 PROCEDIMIENTOS CONTABLES ResponsableOperación (Tarea) 1.Auxiliar de Contabilidad1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco. 1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1.3.- Compara ambos saldos. 1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito. 1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco. 1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos. 1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos. 1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE- CON) 1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa. 1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso. PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES 2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad 1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor. 1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco. 1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco. 1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta. 1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.- 1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2.1.- Recibe “conciliación bancaria” 2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos. 2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no coinciden, regresa a 1.4.-. 2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador. 3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria” PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

10 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Representación que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, indicando su secuencia. DIAGRAMAS DE FLUJO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

11 PROCEDIMIENTOS CONTABLES SIMBOLOGÍA Determinación de signos y/o gráficos a los que se les confiere un Significado preciso. ISO 9000 ASME DIN ANSI Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

12 PROCEDIMIENTOS CONTABLES SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLODESCRIPCIÓN Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo. Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos. Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

13 PROCEDIMIENTOS CONTABLES SIMBOLODESCRIPCIÓN Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo. SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

14 PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL No separa cada una de las personas y/o departamentos que realizan las tareas VERTICAL SI NO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

15 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL INICIO ¿Son iguales? CONCILIACIÓN Auxiliar Cont. busca saldo según mayor Busca saldo según estado de cuenta COMPARA AMBOS SALDOS Determina existencia depósitos en tránsito Determina existencia cheques en tránsito 1 Determina existencia errores del banco Sigue método saldos correctos Suma al saldo del mayor notas crédito Determina existencia notas de débito Determina existencia notas de crédito Determina existencia errores de la empresa Determina existencia cheques devueltos Inicia elaboración Pre- conciliación Bancaria 2 Resta al saldo del mayor notas débito Resta al saldo del mayor ch/devueltos Suma ó resta al saldo del mayor errores de la empresa Determina saldo correcto del libro mayor Suma al Edo. de cta. los depósitos en tránsito 3 Resta al Edo. de cta. los cheques en tránsito Suma ó resta al saldo Edo. de Cta. los errores del banco Determina saldo correcto del Edo. de Cuenta COMPARA AMBOS SALDOS CORRECTOS SI NO ELABORA Conciliación Bancaria ENVÍA AL CONTADOR Conciliación Bancaria ¿Cálculos coinciden? Revisa la determinación de saldos correctos SI NO Devuelve a Auxiliar Contable FIRMA Conciliación Bancaria REGRESA AL AUXILIAR CONTABLE Conciliación Bancaria 6 CONTADOR RECIBE Conciliación Bancaria 1326 Conciliación Bancaria AUXILIAR CONTABLE RECIBE Conciliación Bancaria REALIZA ASIENTO DE AJUSTE EN LIBRO FIN 4 4 5 5 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

16 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL INICIO Auxiliar administrativo solicita listas de asistencia Determina N° días descanso o feriados trabajados por cada empleado ¿Cálculos coinciden? SI NO RECIBE Listas de Asistencia EVALUA Listas de Asistencia Determina N° días ordinarios a cancelar por trabajador Determina N° horas extras a cancelar por trabajador Determina tipo de horas extras a Cancelar por trabajador 1 1 Verifica la asignación mensual base por trabajador Determina según políticas otros beneficios a pagar por trabajador Calcula salario diario por trabajador Calcula monto a pagar a cada trabajador por días ordinarios Calcula salario por hora de cada trabajador 2 2 Calcula monto a pagar a cada trabajador por horas extras Calcula monto a pagar a cada trabajador por feriados trabajados Suma conceptos de carácter salarial por trabajador Calcula retenciones obligatorias y contractuales Llena con los datos calculados Nómina del período Suma salarios a otros beneficios por pagar 3 3 Envía al administrador Listas de Asistencia Nómina del período Administrador recibe Listas de Asistencia Nómina del período Verifica los cálculos Firma como autorización para el pago Nómina del período A 4 4

17 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL A Devuelve al auxiliar administrativo Auxiliar administrativo Elabora Listas de Asistencia Nómina del período Resumen de nómina Envía al Administrador Resumen de nómina Listados de asistencia Prepara para cada trabajador Copia de recibo 1 n Recibo de Pago original 1 n 1 1 Administrador recibe Resumen de nómina Elabora Solicitud de transferencia de fondos Envía al banco Solicitud de transferencia de fondos Devuelve al auxiliar administrativo Solicitud de transferencia de fondos Resumen de nómina Auxiliar administrativo pide firma a cada trabajador Copia de recibo 1 n Recibo de Pago original 1 n 2 2 Entrega a cada trabajador Recibo de Pago original 1 n Resumen de nómina Solicitud de transferencia de fondos Anexa a “nómina del período” Copia de recibo 1 n Envía al Auxiliar Contable 1 n Nómina del período Auxiliar contable verifica cálculos 3 3 Realiza asiento de pago de nómina Nómina del período FIN Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

18 PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA COLUMNAR Asigna una columna a cada Unidad / Responsable que participa en el desarrollo del procedimiento. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

19 PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR CUSTODIOAUX. CONTABLECONTADORADMINISTRADORSECRETARIA INICIO FIN CUENTA EL EFECTIVO Solicitud Reposición ORDEN DE PAGO 1 CONFIRMA SALDO MINIMO ELABORA FIRMA Solicitud Reposición ENVIA Solicitud Reposición 1 RECIBE Solicitud Reposición EXAMINA DATOS COMPROBANTES CONFIRMA SUMA COMPROBANTES ¿COINCIDE SUMA? ENVÍA SI Solicitud Reposición 2 NO DEVUELVE Solicitud Reposición 3 3 2 RECIBE Solicitud Reposición INSPECCIONA Solicitud Reposición DETERMINA CUENTAS EMITE ORDEN DE PAGO ENVIA ORDEN DE PAGO 4 4 RECIBE ORDEN DE PAGO DETERMINA CTA BANCARIA AUTORIZA EMISIÓN FIRMA ORDEN DE PAGO ENVIA ORDEN DE PAGO 5 5 RECIBE ORDEN DE PAGO ELABORA CHEQUE SOLICITA FIRMA ENTREGA CHEQUE ORDEN DE PAGO 6 6 RECIBE CHEQUE ORDEN DE PAGO FIRMA COMO ACUSE RECIBO ORDEN DE PAGO ENVIA FIRMADA ORDEN DE PAGO 7 7 RECIBE FIRMADA ORDEN DE PAGO REGISTRA REPOSICIÓN ENVIA ORDEN DE PAGO 8 8 RECIBE ORDEN DE PAGO Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

20 PROCEDIMIENTOS CONTABLES TIPOS DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA ANALÍTICO Posee una de éstas alternativas COLUMNA ADICIONAL PARA COMENTARIOS LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA ANSI - - - - Nota Aclaratoria: Se adiciona a una operación o actividad para dar una explicación de ella. Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

21 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO AUX. CONTABLECONTADOR INICIO Verifica existencia y propiedad del activo SI ¿Cálculos y datos coinciden? FIN Revisa fecha adquisición del activo Busca vida útil y valor residual OBSERVACIONES (a) a)Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa. Sigue el método de línea Recta (b) c) Emplea la siguiente fórmula: Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL VIDA ÚTIL El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil. b)Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil. Calcula cuota de depreciación (c) Determina el Período del gasto a registrar (d) d)d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió. d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual. Calcula depreciación del período (e) e)Multiplica cuota de depreciación por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida. Informa cálculos Al Contador 1 1 Verifica datos y cálculos Registra asiento en libro diario NO Notifica al auxiliar contable 2 2 Prof. Lenin Valeri / Profa. Maria Silguero

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