NO SOMOS UN SERVICIO MAS… ..SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS

Presentación del tema: "NO SOMOS UN SERVICIO MAS… ..SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS"— Transcripción de la presentación:

1 Paula Villacis 099 921 111 paula.villacis@file.com.ec
NO SOMOS UN SERVICIO MAS… ..SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones

2 Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar
FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos

3 Estadísticas de hojas de papel se utilizan anualmente en oficinas El consumo promedio por persona mundial de papel es de 48Kg al año En USA el 334Kg

4 Explosión de la documentación
Esta es la imagen que queremos?

5 Cuando tenemos en frente al cliente
Esto queremos mostrar?

6 Seamos ordenados y utilicemos menos papel
TOMEMOS CONCIENCIA Seamos ordenados y utilicemos menos papel

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8 información archivo físico archivo digital

9 FileStorage S.A. Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar
La solución para Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar Digitalizar archivos

10 Instalaciones Quito: San Isidro del Inca, Calderón y Granados Guayaquil: Vía Daule

11 Facturación detallada Acceso vía web Consultas
Servicios Seguridad Capacidad Capacitación Seguro Facturación detallada Acceso vía web Consultas 1 800 ARCHIVOS

12 Clientes +250 Instituciones públicas y privadas
Bancos y entidades financieras Aseguradoras Industrias Importadores Farmacéuticas Empresas de servicios Comercios

13 Gracias a todos

14 Gracias a todos

15 Gracias a todos

16 Gracias a todos

17 Archivos

18 Problemas Falta de control de los documentos y su localización
Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

19 Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo
Comprometerse con la tarea Invertir tiempo

20 Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs
Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores

21 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos.
Construidas bajo normas ISO 9001. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

22 Empaque

23 Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja
Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción

24 OPCIONAL Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja
Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL

25 Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad
Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado

26 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos
No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja

27 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

28 Herramientas

29 www.file.com.ec 1800 ARCHIVO mejorar@file.com.ec
Herramientas 1800 ARCHIVO

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39 Consultas

40 Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas Normales Consultas Urgentes Consultas en File Revisión personal Entregas o retiros programados Consulta Consulta FAX

41 Solicitud de Cajas pedidos@file.com.ec 1-800-ARCHIVO www.file.com.ec
Solo Personas autorizadas

42 Recomendaciones No modificar el contenido de la caja
Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias

43 Facturacion

44 Facturación Se realiza un corte mensual (día 20)
Los insumos y servicios de empaque (mes vencido) El servicio de Custodia y administración se factura por mes adelantado. Se entrega una detalle por unidad de costos

45 Preguntas PREGUNTAS Agenda

46 FIN MUCHAS GRACIAS