Planificación de reuniones y conferencias Elizabeth Rivera Ortiz Joseph Calderón González

Introducción Durante esta presentación estaremos hablando sobre la planificación de reuniones y conferencias. Una reunión, se puede definir como el acto de reunir a un grupo de personas con el propósito de discutir varios temas en un ambiente formal. Las reuniones, serán algo primordial y esencial en cualquier tipo de trabajo, pero especialmente en una oficina, ya que las decisiones que se puedan tomar pueden ser de mucha importancia para una empresa.

Tipos de reuniones Virtuales – Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios. Las reuniones permiten el intercambio de información en muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes. Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una teleconferencia, o tan complejas como un video teleconferencia de estaciones múltiples. Audio conferencia – La audio conferencia es la practica de conectar múltiples llamadas en una solo audio conferencia, con múltiples líneas conectadas a través de un puente de conferencia. Esto se puede lograr a través de líneas terrestres o dispositivos celulares, lo que permite a muchas personas conectarse simultáneamente desde distintos lugares. Conferencia en web- Las conferencias en web se hacen a través del internet en donde pueden participar entre 2 a 20 personas. Este permite realizar reuniones en vivo, conferencias, presentaciones y entrenamientos a través del internet. Videoconferencia- La videoconferencia es un sistema que usa las telecomunicaciones de audio y video para que personas que estén en diferentes lugares se puedan comunicar. Con la videoconferencia se puede realizar una conferencia entres dos o mas personas. Cada persona tiene una cámara de video ,micrófono, y bocinas. Cuando los dos participantes hablan entre sí, sus voces son transmitidas a la red y entregadas a los altavoces del otro, y cualquier imagen que aparezca delante de la cámara de video aparece en una ventana en el monitor del otro participante.

Tipos de reuniones Presenciales- Las reuniones presenciales son las que se llevan acabo con todo el personal en la misma empresa. Reuniones Formales- Las reuniones en donde la junta de directores están presente se consideran como reuniones formales. En estas reuniones es donde se toman las decisiones mas importantes que afectan a la empresa. Pueden durar dos horas , todo el día, o en algunas organizaciones, pueden durar varios días dependiendo de lo que se este discutiendo. Para este tipo de reunión, se prepara una agenda que incluye asuntos que se discutirán en la reunión , y se envía a los que van a participar en la reunión. Reuniones Informales- Las reuniones de comités, compañeros del quipo de trabajo , subalternos, clientes, vendedores o propagandistas se consideran reuniones informales. Este tipo de reunión no duran tanto como las formales. Estas pueden extenderse desde media hora hasta dos horas dependiendo del asunto. Otra de mas importancia, pueden tomar mas de dos horas o todo el día. Las reuniones con clientes, vendedores se realizan con cita previa con el ejecutivo.

Planificación de Reuniones Separar el día de la reunión en el calendario personal y en el del ejecutivo. Separar el lugar de la reunión y saber que es importante que al hacer la reservación se indique: la fecha de la reunión, las horas que se va utilizar el salón, el nombre del comité, nombre de la persona que reserva el salón y su teléfono, enviar la convocatoria de la reunión a los participantes y la agenda con los temas que van a discutir Reunir el equipo necesario como proyectores, micrófonos, conexiones de cables o altavoces de audio. Se debe de reunir todo equipo necesario antes de que la reuniones empiece y asegurarse que todo funcione y este listo. Preparar una agenda llena de los asuntos que se hablaran en la reunión y el orden en que se discutirán. La agenda debe de tener el nombre del grupo o comité, la fecha y hora que será la reunión, lugar donde será la reunión, los asuntos que se hablaran y la hora que se comenzará la discusión de cada asunto. Preparar una hoja de asistencia. Tener el cartapacio del ejecutivo organizado y en un lugar del escritorio adecuado. Ser responsables de las meriendas o comidas que se estarán sirviendo en las reuniones. Coordinar la hora de entrega y el lugar en donde se debe de colocarse

Durante la reunión Usualmente durante una reunión el asistente administrativo es asignado a que tome minutas y luego redacte el acta. Si el profesional administrativo no esta tomando la minuta durante la reunión, este regresa a su escritorio ya cuando empieza la reunión y ha dejado todo en orden. Debe de estar siempre disponible para contestar llamada relacionadas con la reunión o para ayudar con cualquier otra cosa.

Al finalizar una reunión Es responsabilidad del asistente administrativo de asegurarse de que el salón o sala de reunión este en orden , que se recojan las bandejas y refrigerios que sobren. Se debe regresar al lugar de origen cualquier equipo o material que se haya tomado prestado. Si se tomo notas, se debe de preara la acta lo más antes posible.