Workplace Forms: formularios electrónicos basados en estándares Luis Sánchez Acera, Lotus Tech Sales

El papel cuesta más de lo que se piensa Un formulario tiene un coste de entre 24 € y 132 € en total (rellenar, procesar y mantener) En EE.UU se gastan 18.000 Millones de € en preimpresos El 30% de los preimpresos de tiran a la basura Papel € 24,000 Impresión € 84,000 Copias € 108,000 Faxes € 16,000 Correo € 21,600 Mensajeros € 40,000 Almacenaje € 56,000 Destrucción € 8,000 € 357,600 Oficina típica de 100 empleados Lo primero que se puede comentar acerca de los formularios electróncos es su motivación. Aparte de otras consideraciones, una muy buena es el dinero que cuesta mantener formularios en papel

¿Qué es un eForm? Versión electrónica de un formulario de papel. Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc. Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…). Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc. Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado. Pero, qué es exáctamente un formulario electrónico? Estas líneas están sacadas de una definición buscada en internet. La definición se puede completar con palabros como “procesos electrónicos”, “satisfacción del usuario”, “mejor respuesta a los cambios del mercado”, etc. Fuente: Whatis.com URL: http://searchcio.techtarget.com/sDefinition/0,,sid19_gci212039,00.html

¿Qué es un eForm de IBM Workplace Forms? Versión electrónica de un formulario de papel, usando tecnología XML. Soporta el estándar XForms. Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc. Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…). Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc. Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado. Y, como se puede ver, no hay mucha diferencia con lo que es un formulario electrónico de ibm Fuente: Luis Sánchez Acera

IBM Workplace Forms beneficia en procedimientos clave Reducción del tiempo de proceso Mayor productividad por persona Más del 80% de los procesos en negocios tanto del sector público como privado dependen de formularios IDC El valor real de los formularios electrónicos radica en la capacidad de reducir la burocracia asociada al papel más que en su replicación. Gartner Incremento de calidad / reducción de errores Reducción del número de pasos Mayor satisfacción del empleado Menor necesidad de personal Incremento de la coordinación interdepartamental Automatización de tareas administrativas Reducción de coste por transacción Habilitar a usuarios externos Mejor respuesta a regulaciones Flexibilidad y agilidad Todas las ventajas que deben tener los formularios electrónicos se ven reflejadas en la estimación de las ventajas REALES que se derivan de utilizar formularios electrónicos. Así mismo analistas como IDC o Gartner consideran que los formularios ocupan una parte demasiado importante de la vida de las empresas y de las organizaciones demasiado importante como para no ser tenida en cuenta. Integración entre aplicaciones Menor riesgo Menos basura 55% 70% 85% Fuente: Gartner

Modelo de madurez de eForms Gartner: “Las organizaciones buscan habilitadores de procesos electrónicos, no únicamente formularios en la Web” “El valor real de los formularios electrónicos radica en su capacidad de reducir la burocracia asociada al papel” “e-forms basados en una arquitectura XML serán un estándard para los formularios en Web y la gestión documental” En 2009, el 25% de las organizaciones tendrán procesos documentales basados en XML Centrado en proceso (SOA) Conformidad Seguridad Integración Registros Gestión de contenido y de procesos 5 4 Almacenar, procesar, preservar Centrado en contenido 3 Rellenar, (Firmar) y enviar 2 Rellenar e imprimir 1 Imprimir y rellenar Siguiendo en la línea de los analistas, el uso de formularios electrónicos debe permitir: - reducir burocracia - aprovechar las capacidades de XML para toda la gestión documental - reducir costes - etc, … lo cual nos llevaría de estar en la caja azul (centrado en contenido o documento) a estar en la caja amarilla (el formulario es en realidad el soporte físico de un proceso de negocio en nuestra arquitectura soa) Captura de datos Imprimir y leer Documentos estáticos Dinámicos basados en reglas de negocio

Mercado de eForms – Independent Research Firm Forrester Wave: E-Forms Software, Q2, 2006 IBM recibió la mayor puntuación en Estrategia, Arquitectura, Plataforma y Socios Tecnológicos. IBM es líder de mercado de eForms con un gran soporte de XML y firma electrónica. IBM ha sido reconocido como líder en “The Forrester Wave™: e-Forms Software”, Q2 2006. Por suerte se pude hacer este proceso de la mano de IBM, que como se puede ver en la figura es líder en software de formularios electrónicos según Forrester. The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

Posición de mercado – Liderazgo en Portal, ECM y eForms Sólo IBM es líder en las tres áreas de soluciones! Portal eForms ECM Como es líder en otros productos que facilitan el tener un entorno integrado de trabajo con formularios electrónicos, como son Portal y la gestión de contenidos. Gartner Magic Quadrant for Portal Products: Q2, 2006 Forrester Wave: E-Forms Software: Q2, 2006 Forrester Wave: ECM Suites: Q3, 2005 The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change.

Server- Proceso y traducción HTML Workplace Forms – eforms dinámicos e inteligentes IBM® Workplace Forms™ libera la información atrapada en repositorios, poniéndola a disposición de cualquiera, en cualquier momento y en cualquier parte – ayudando así a acelerar las transacciones con formularios dinámicos e inteligentes que exponen datos, capturan información y eliminan errores desde el principio IBM® Workplace Forms™ reduces the time, costs, and problems inherent to paper-based forms processes. It unleashes information trapped in paper, making it instantly available to anyone you choose, at any time, and anywhere - helping speed business transactions and increase responsiveness. << Mention the three key components. Mention API/SDK & Deployment Server subcomponents of svr. Save details for later slides. >> IBM Workplace Forms Viewer 2.6 - A rich client viewer that automates multi-person workflows by providing role-based signing authority and access to specific form sections. Role-based wizards enable users to efficiently move through the form- filling process, helping increase accuracy and improve efficiency. IBM Workplace Forms Designer 2.6 - An easy-to-use, what-you-see-is-what-you-get (WYSIWYG), e-form design environment, based on the Eclipse open source framework, that promotes team development of form-based applications and enables reuse of business components across forms. IBM Workplace Forms Server 2.6 - Delivers a true zero-footprint solution, providing e-forms to external users quickly and efficiently within a browser, without requiring additional downloads or plug-ins. Workplace Forms Server software also provides a mechanism to automatically distribute client-side software such as IBM Workplace Forms Viewer software. Designer– Diseño de formularios Viewer–Cliente rico Server- Proceso y traducción HTML IBM® Workplace Forms™ reduce el tiempo, costes y problemas inherentes al procesamiento de formularios basados en papel

Partes de un formulario de Workplace Forms Capa de presentación “Pixel-perfect” para representar papel Uso de asistentes y guías Lógica de negocio Proceso del formulario, integración… Basado en XForms Firma digital Firma selectiva, solapada y completa Firma predeterminada, certificados digitales, 'signing pads' Instancias de datos Basadas en la especificación XForms Integración XML Validación contra esquemas XML externos Estas son las partes que componen un formulario de Workplace Forms. Un e-form de Workplace Forms es un fichero con sintaxis XML (llamada XFDL). Esta sintaxis es libre y está a disposición de cualquiera Este fichero tiene las siguientes capas diferenciadas: - capa de presentación - capa de lógica de negocio, declarada usando sintaxis estándar Xforms. - capa de instancias de datos (o de integración de datos) - capa de anexado de ficheros - capa de firmas Lo cual tiene sus ventajas Anexado de ficheros Capturar toda la información asociada Formularios complementarios MS Office, videos, faxes, etc. 11

Beneficios de un eForm XML XML permite: Mantener la presentación, lógica y datos en todo lugar Salvar un formulario y trabajar offline Enrutar un formulario usando cualquier protocolo disponible (e.g. Workflow, Web, Email, FTP, etc.) Archivar un formulario en una base de datos Rellenar un formulario con datos y extraer datos de un formulario Firmar un formulario Integrar un formulario con otras tecnologías (p.e., workflow, EAI, gestores documentales, gestores de contenidos, etc.) Analizar el XML en cualquier momento del ciclo de vida de la aplicación Lo cual tiene sus ventajas, como las que se cuentan en la transparencia. 12

XForms ¿Y qué es XForms? Aplicación basada en formularios Específico de la aplicación Innovación: Innovación sobre XForms: XFDL (Archivos, Firma Digital, Cliente rico/ligero, registro de transacciones, interfaz de usuario) Interfaz – Descripción (intención) de XForms Estandardización XForms Reglas de datos – Reglas de XForms Las reglas gobiernan y describen el contexto, proceso y uso del formulario y sus datos Sintaxis de datos – Esquemas de datos XML ¿Y que ventajas tiene XForms? ¿Y qué es XForms? <explicar lo que es xforms> XForms es un estándar abierto para formularios en Web construido sobre la sintaxis de esquemas de datos XML que proporciona las Reglas y la abstracción de la interfaz de usuario necesarios para tener un modelo de proceso de formularios que asegure la interoperabilidad entre organizaciones.

¿Cómo facilita XForms la colaboración? Habilita la interoperabilidad Formularios en múltiples dispositivos… multilenguaje… para cualquiera… en cualquier proceso de negocio 1 Habilita estándares de industria XForms soporta esquemas con sus reglas y su intención de interfaz de usuario 2 Habilita procesos y transacciones B2B Integra clientes, proveedores, canales, etc Reduce costes de desarrollo XForms permite el uso de componentes reutilizables para múltiples clientes 3 Mejor tiempo de respuesta al mercado Ayuda a reducir costes de despliegue y mantenimiento ¿Cómo facilita la colaboración? 1.- Facilita la interoperabilidad con múltiples fabricantes en múltiples dispostivos sobre diferentes sistemas operativos porque se habla un lenguaje común, Y eso sin hablar de las administraciones públicas. 2.- lo cual nos lleva a que ese lenguaje se entandariza y se convierte en un estándar de la industria conocido por todos. 3.- Esto hace que se reduzcan los costes de desarrollo ya que se pueden reutilizar cosas. Por ejmplo, el CCC con sus reglas y demás sirve para todos los documentos Xform 4.- Si es estandar, reutilizable, permite operar con diversos sistemas; esto nos lleva a que los formularios pueden ser un componente más de nuestra plataforma SOA, trabajando de una forma integrada con mis procesos y con mis servicios. Incrementa y complementa SOA XForms proporciona un modelo de proceso de datos y soporta contenido activo usando reglas declarativas y Servicios Web 4

IBM Workplace Forms aporta VALOR Solución de formularios electrónicos. Abierta porque está basada en estándares Integrada con otras tecnologías Complementa mi plataforma SOA Permite compartir datos con otras plataformas. Permite trabajar directamente en la Web con mis formularios

Recursos de Workplace Forms Página de Workplace Forms en castellano http://www.ibm.com/software/es/lotus/wdocs/workplace_forms/ Página principal de Workplace Forms http://www.ibm.com/software/workplace/forms/ Workplace Forms en developerWorks® http://www.ibm.com/developerworks/workplace/products/forms/ Catálogo de soluciones (ibm y partners) http://www.ibm.com/developerworks/workplace/library/d-wp-forms-portal/ http://catalog.lotus.com/wps/portal/wfm