Ventas Automatización del proceso de ventas SAP Business One, Versión 9.0 Bienvenido al tema sobre la automatización del proceso de ventas.

Objetivos Al finalizar este tema, podrá realizar lo siguiente: Analizar las formas de automatizar el proceso de ventas Explicar el funcionamiento de la verificación de disponibilidaden el proceso de ventas Enumerar las funciones del responsable de efectuar picking y embalaje Describir las ventajas de utilizar el Asistente de generación de documentos En este tema, analizaremos las formas de automatizar el proceso de ventas, especialmente cómo interactuamos con la gestión de almacén. Veremos el funcionamiento de la verificación de disponibilidad automática en el proceso de ventas. También veremos las funciones suministradas por el Encargado de picking y embalaje y cómo se integran al proceso de ventas. Analizaremos la ventaja de utilizar el Asistente de generación de documentos.

Situación de ejemplo La empresa define la satisfacción del cliente como prioridad. Por lo tanto, ellos han seleccionado automatizar los pasos del proceso de ventas. Las verificaciones de disponibilidad automáticas se llevan a cabo en el pedido del cliente para garantizar que las cantidades suficientes estén disponibles para completar los pedidos del cliente de forma oportuna. Si un producto no está disponible en el almacén local, usan las opciones disponibles para enviar ese artículo u otro artículo aceptable tan rápido como sea posible. La empresa usa el encargo de picking y embalaje para automatizar el proceso de picking y entregar artículos de forma oportuna. La facturación se automatiza usando el asistente de generación de documentos. La empresa define la satisfacción del cliente como prioridad. Por lo tanto, ellos han seleccionado automatizar los pasos del proceso de ventas. Las verificaciones de disponibilidad automáticas se llevan a cabo en el pedido del cliente para garantizar que las cantidades suficientes estén disponibles para completar los pedidos del cliente de forma oportuna. Si un producto no está disponible en el almacén local, use las opciones disponibles para enviar ese artículo u otro artículo aceptable tan rápido como sea posible. La empresa usa el encargo de picking y embalaje para automatizar el proceso de picking y entregar artículos de forma oportuna. La facturación se automatiza usando el asistente de generación de documentos.

Automatización del proceso de ventas Pedido de cliente Picking Embalaje Entrega Factura de clientes Verificación de disponibilidad automática Listas de picking Embalaje Documentos de entrega generados Facturas de cliente en lotes Verificación de disponibilidad Cuando registra artículos y cantidades en un pedido de cliente, se realiza una verificación de disponibilidad automática. Cuando se confirma que los artículos están disponibles, la cantidad se compromete en el inventario. El personal del almacén accede y filtra los pedidos de cliente pendientes en el Encargado de picking y embalaje para crear listas de picking para pedidos de cliente que deben entregarse. Los colectores seleccionan los artículos de los estantes del almacén y registran las cantidades seleccionadas en el sistema. Los colectores crean paquetes para los artículos con listas de embalaje y documentos de entrega generados a través del encargado de picking y embalaje. La entrega contabiliza la reducción en el inventario y reduce la cantidad comprometida del pedido de cliente. Luego de que se envían los artículos, las facturas de cliente se generan en lotes de facturación a través del asistente de generación de documentos.

Disponibilidad en el pedido La verificación de disponibilidad de artículos determina si el artículo está disponible: En una cantidad suficiente En un almacén particular Para la fecha de entrega solicitada La verificación de disponibilidad de artículos puede definirse para que se lleven a cabo automáticamente en el pedido del cliente. La verificación de disponibilidad de artículos determinará si el artículo está disponible: En cantidad suficiente para su pedido de cliente En el almacén particular asociado con su línea de pedido de cliente Para la fecha de entrega que solicita el cliente Si alguna de estas condiciones no se cumplen, la ventana de disponibilidad del artículo se abre para alertarlo.

Cálculo de disponibilidad = En stock Comprometido + solicitado Cantidad disponible ¿Cómo se calcula la disponibilidad? La cantidad disponible se calcula como la cantidad en stock menos la cantidad comprometida más la cantidad solicitada.

Datos de inventario sobre artículos En stock Comprometido Solicitado Disponible Nombre de almacén Código de almacén Almacén general Costa Este Costa Oeste Entrega directa = En stock Comprometido + solicitado Cantidad disponible El sistema realiza un seguimiento de las cantidades de cada artículo y muestra las cantidades de cada almacén en el registro maestro de artículos. La ficha de datos de inventario del informe maestro de artículos muestra información actualizada de los niveles de stock y la demanda del artículo de cada almacén. Esta información se actualiza de manera dinámica para mostrar una imagen real en cualquier momento. Puede visualizar: La cantidad en stock L cantidad comprometida, que es la cantidad solicitada por los clientes o la cantidad separada para el traslado a otro almacén. La cantidad solicitada, que representa a cualquier cantidad solicitada por su empresa para la compra pero no entregada todavía o la cantidad de órdenes de fabricación para un artículo producido internamente o una cantidad solicitada de otro almacén Por último, muestra lacantidad disponible, que es la cantidad disponible para sus pedidos de cliente.

Verificación de disponibilidad 1.) Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de documento Parametrizaciones de documento Por documento Documento Pedido de cliente Activar verificación de disponibilidad automática Ahora observemos cómo fijar las verificaciones de disponibilidad de artículos y cómo funcionan. Defina la verificación automática de disponibilidad en los pedidos de cliente en Parametrizaciones de documento. En la ficha Por documento, elija la ventana de pedido de cliente, luego active la verificación de disponibilidad automática al seleccionar una casilla de selección.

Verificación de disponibilidad 2.) Pedido de cliente 1.) Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de documento Número de artículo Descripción Cantidad AL Parametrizaciones de documento A00001 … 50 01 Por documento Documento Pedido de cliente Activar verificación de disponibilidad automática De allí en adelante, cada vez que esté creando un pedido de cliente e indique una cantidad para un artículo que es mayor que la cantidad disponible para este artículo menos el nivel de inventario mínimo en la fecha de entrega, la ventana Verificación de disponibilidad de artículos aparecerá de forma automática.

Verificación de disponibilidad 2.) Pedido de cliente 1.) Gestión  Inicialización sistema  Parametrizaciones de documento Número de artículo Descripción Cantidad AL Parametrizaciones de documento A00001 … 50 01 Por documento Documento Pedido de cliente Verificación de disponibilidad de artículos Si Cantidad pedida > Cantidad disponible Activar verificación de disponibilidad automática Número de artículo Almacén Cantidad solicitada Cantidad disponible A1000 01 50 pares = 100 piezas 10.06.2010 Fecha de vencimiento 05.06.2010 28 piezas Disponibilidad más temprana 3.) Seleccionar acción: Continuar Cambiar a cantidad disponible Visualizar informe cantidad ATP Visualizar cantidades en otros almacenes La ventana Verificación de disponibilidad de artículos muestra la cantidad solicitada en el pedido de cliente y la cantidad disponible en el inventario. Se ofrecen varias acciones en esta ventana. La primera opción es continuar. Esto le permite aceptar la información y proceder sin cambiar el pedido de cliente. En ese caso el artículo quedará pendiente. La segunda opción es cambiar la cantidad en el pedido de cliente de la partida individual para que coincida con la cantidad disponible. Esto reduce la cantidad pedida a la cantidad disponible. Si desea obtener más información antes de decidir sobre una resolución, puede elegir la opción de visualizar el Informe de disponibilidad. Esto ofrece un informe rápido sobre la entrada y salida de stock, incluidas las proyecciones. Este informe también está disponible directamente en el menú contextual. También puede verificar las cantidades en otros almacenes. A partir de este informe, puede verificar e incluso seleccionar cantidades de otro almacén. En ocasiones, se definió un artículo con artículos alternativos. Cuando opta por esta opción, puede verificar si hay artículos alternativos y si así fuera, puede seleccionar las cantidades desde un artículo alternativo. Si el artículo no está disponible y no quedan opciones para puntualidad en las entregas, un cliente puede decidir no solicitar ese artículo. Una de las opciones disponibles es eliminar el artículo de la línea del pedido de cliente. En ocasiones, puede ver una opción adicional, Cambiar a disponibilidad más temprana. Esta opción sólo aparece cuando puede calcularse la fecha de disponibilidad. Copia la fecha de disponibilidad más temprana en la línea de fecha de entrega. Visualizar artículos alternativos Borrar línea

Disponibilidad A00001 Almacén Almacén general 12 07.06.2013 Microchips Número de artículo A00001 Almacén Almacén general 12 07.06.2013 Microchips OR 359 40 Acme Associates Pedido 396 25 06.06.2013 Yogi Yoga OR 343 80 04.06.2013 CTI Corp Pedido 390 Disponible Solicitado Fecha de entrega Fecha de la orden Cliente/Proveedor Documento # 4 3 2 1 Comprome tido 07.06.2013 92 08.06.2013 67 06.06.2013 08.06.2013 107 10.06.2013 95 El informe de disponibilidad se encuentra en la verificación de disponibilidad, sin embargo, aún cuando tenga suficiente cantidad en un pedido, puede verificar la disponibilidad para comprometer un artículo. En el menú contextual de una línea, seleccione la opción Disponibilidad. Esto abre una ventana con el informe de status de inventario para el artículo de la línea. Puede ver todos los documentos que afectan la entrada o salida de este artículo desde el almacén enumerado en la línea. Puede utilizar la lista desplegable para ver un almacén alternativo. En cada documento de la lista, usted puede ver el cliente o proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, la cantidad solicitada o comprometida. Los documentos se enumeran en orden de fecha de entrega y se muestra la disponibilidad proyectada para el artículo en esa fecha. Puede ampliar la información de cada documento de la lista.

ATP avanzado con SAP HANA Aplicación extrema para ATP disponible en la versión de SAP Business One para SAP HANA: Admite detalles del cronograma de entrega para diferentes tipos de documentos de demanda Confirma las cantidades de las fechas de entrega Permite la reprogramación de la cantidad confirmada de documentos en caso de que se necesiten ajustes La verificación de disponibilidad se lleva a cabo para los documentos de demanda, por ejemplo: Pedido de cliente con cantidad positiva Factura de reserva de cliente con cantidad positiva Solicitud de traslado de inventario Pedido con cantidad negativa Factura de reserva de cliente con cantidad negativa Orden de fabricación La funcionalidad de disponibilidad adicional se encuentra disponible si utiliza la base de datos de SAP HANA para su base de datos de transacciones. La versión de SAP Business One para SAP HANA incluye una aplicación extrema que mejora en gran medida la funcionalidad ATP. Admite los detalles del cronograma de entrega para los diferentes tipos de documentos de demanda que tienen una salida potencial. Confirma la cantidad para las fechas de entrega y reserva la información de ATP. También permite la reprogramación de la cantidad confirmada de documentos en caso de que se necesiten ajustes. La verificación de ATP se lleva a cabo para los documentos de demanda como los pedidos de cliente y las facturas de reserva de cliente con cantidades positivas, solicitud de traslado de inventario, pedidos y facturas de reserva de cliente con cantidades negativas, y órdenes de fabricación.

Responsable de efectuar picking y embalar El encargado de picking y embalaje le permite ver múltiples líneas de pedido de cliente y agruparlas en listas de picking para mayor eficacia. Luego del picking, el embalaje para las entregas puede realizarse centralmente. Entonces se pueden generar los documentos de entrega para todos los artículos embalados y de picking. De esta forma, puede gestionar la logística de los pedidos de cliente de picking y envío de forma más eficiente.

Asistente de creación de documentos Se deben generar facturas Entregas para un cliente Factura de clientes resumida En general, una empresa generará un número de facturas de una vez en un lote. El asistente de generación de documentos es una herramienta para ejecutar un lote de documentos de una vez. El asistente es un proceso simple que se utiliza para recopilar líneas de los documentos base a los documentos de destino, según varios parámetros definidos por el usuario. Los ejemplos de parámetros que existen son: el tipo de documento de destino, la fecha de contabilización, la fecha del documento, los artículos o servicios, y muchos más. El asistente se puede usar, por ejemplo, para generar una factura de clientes resumida para un cliente, la cual contiene todas las notas de entrega que se crearon para el cliente durante la semana pasada. Es un método simple y a la vez eficaz de resumir los datos para reducir la entrada de datos. Todas las entregas para un cliente individual pueden consolidarse en una factura o configurarse para crear facturas separadas.

Stock en el proceso de ventas En stock - Comprometido + Solicitado = Disponible Transacción Pedido de cliente + - Entrega para pedido - - Factura de clientes para entrega + Indica un aumento en la cantidad - Indica una disminución en la cantidad Ahora recapitulemos cómo se actualiza el inventario durante el proceso del pedido de cliente. Cuando se graba el pedido de cliente, las cantidades de artículos se comprometen en el inventario. Cuando se contabiliza una entrega, las cantidades en stock y las cantidades comprometidas se reducen. No existe un efecto en stock con la factura de cliente, salvo que la entrega se omita. Si una factura se contabiliza sin una entrega precedente, la factura tomará el rol de la entrega y reducirá las cantidades de stock y si existe un pedido de cliente precedente reducirá las cantidades comprometidas también.

Situación de ejemplo Nuestro cliente solicita 7 escáneres. Hay sólo 5 disponibles en el almacén central. Verificamos los otros almacenes. Verificamos la disponibilidad prevista. Verificamos los artículos alternativos. El cliente acepta recibir 5 de los escáneres originales y 2 alternativos. El pedido de cliente ahora tiene cantidades comprometidas para los dos artículos. Para llevar a cabo todos estos procesos, observaremos una situación de ejemplo. En nuestra situación de ejemplo, nuestro cliente solicita 7 escáneres, pero lamentablemente sólo 5 están disponibles actualmente en el almacén principal. Se abre automáticamente la ventana de disponibilidad de artículos, lo que nos otorga varias opciones en las que concentrarnos. Primero verificamos si los artículos están disponibles en otros almacenes. Lamentablemente, ninguno está disponible en otros almacenes. En segundo lugar, elegimos la opción para revisar el informe de cantidad de ATP para ver si hay órdenes de fabricación o algún pedido próximo. Como no hay ninguno inminente, ofrecemos al cliente la opción de recibir un escáner diferente definido como artículo alternativo. El cliente prefiere esa opción en lugar de esperar. El cliente acepta recibir 5 de los escáneres originales que solicitó y 2 de los escáneres alternativos en la fecha de entrega original. El pedido de cliente ahora tiene cantidades comprometidas para los dos artículos en la fecha de entrega.

Situación de ejemplo El despachante de picking del almacén abre el encargado de picking y embalaje. Él ve estas líneas del pedido de cliente y las líneas de otros tantos pedidos de cliente. Él crea las listas de picking para seleccionar de forma eficiente los artículos de todos los pedidos que deben entregarse. El despachante de picking del almacén abre el encargado de picking y embalaje. Él ve estas líneas del pedido de cliente y las líneas de otros tantos pedidos de cliente. Él crea las listas de picking para seleccionar de forma eficiente los artículos de todos los pedidos que deben entregarse.

Situación de ejemplo Los colectores reúnen los artículos necesarios para las líneas del pedido de venta. Los reúnen en el área de embalaje y preparan los envíos. Se genera una entrega para este pedido y otros. Cuando la entrega se contabiliza, la cantidad comprometida se reduce. Las entregas se cargan en camiones para llevarlas a los clientes. Los colectores reúnen los artículos necesarios para las líneas del pedido de venta. Los reúnen en el área de embalaje y preparan los envíos. Se genera una entrega para este pedido y otros. Cuando la entrega se contabiliza, la cantidad comprometida se reduce para el pedido del cliente cuando la cantidad del stock se emite para la entrega. Las entregas se cargan en camiones para llevarlas a los clientes.

Situación de ejemplo El asistente de generación de documentos genera facturas consolidadas para las entregas de cliente. Al final del día, el asistente de generación de documentos genera facturas consolidadas para las entregas de cliente.

Demostración: Automatización de ventas Observaremos algunas de las funciones para la automatización del proceso de ventas.

Resumen A continuación se detallan algunos puntos clave: Se realiza una verificación de disponibilidad automática para los pedidos de cliente. La ventana de verificación de disponibilidad aparece cuando la cantidad de la línea del pedido de cliente de un artículo excede la cantidad disponible menos el nivel de inventario mínimo en la fecha de entrega. La cantidad disponible es igual a la cantidad en stock más la cantidad del pedido menos la cantidad comprometida. La cantidad comprometida se aumenta por los pedidos de cliente y se reduce cuando el artículo se entrega. La entrega también reduce la cantidad en stock. El encargado de picking y embalaje coordina las actividades de picking y embalaje y puede automatizar las creaciones de entrega. El asistente de generación de documentos lleva a cabo el procesamiento por lotes de los documentos de ventas. A continuación se detallan algunos puntos clave: Se lleva a cabo una verificación de disponibilidad automática para los pedidos de cliente siempre que haya marcado la casilla de verificación en las parametrizaciones de documento para el pedido de cliente. La ventana de verificación de disponibilidad aparece cuando la cantidad de la línea del pedido de cliente de un artículo excede la cantidad disponible menos el nivel de inventario mínimo en la fecha de entrega. También tiene la capacidad de hacer una verificación de disponibilidad manual según sea necesario. Si está disponible una cantidad insuficiente, la verificación le brinda opciones de modificar la cantidad de artículos, modificar las fechas de entrega, ver un informe de ATP, verificar otros almacenes, seleccionar artículos alternativos, eliminar la línea de artículos o ignorar el mensaje. Funcionalidad adicional para la verificación de disponibilidad y la reprogramación de entrega está disponible al ejecutar SAP Business One de la base de datos de SAP HANA. Esto se analiza en un curso diferente. La cantidad disponible es igual a la cantidad en stock más la cantidad del pedido menos la cantidad comprometida. La cantidad comprometida se aumenta por los pedidos de cliente y se reduce cuando el artículo se entrega. La entrega también reduce la cantidad en stock. El encargado de picking y embalaje coordina las actividades de picking y embalaje y puede automatizar las creaciones de entrega. El asistente de generación de documentos lleva a cabo el procesamiento por lotes de los documentos de ventas. Por ejemplo, puede automatizar el procesamiento de la factura.

Gracias Ha completado el tema sobre la verificación de disponibilidad. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado. Ha completado el tema sobre la verificación de disponibilidad. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado.