Tecnologías de la información aplicadas a los archivos Jornada Dixitalización de arquivos. Tendencias, procesos e plans de execución (Santiago, 15 de xuño de 2017) Tecnologías de la información aplicadas a los archivos Ernest Abadal Facultat de Biblioteconomia i Documentació Universitat de Barcelona abadal@ub.edu

Sumario Introducción Aplicaciones Consideraciones finales Generales Recursos documentales Difusión Consideraciones finales

1 Introducción Objetivo: Contexto Presentar las principales aplicaciones de las TIC para la gestión de archivos. Mostrar casos de buenas prácticas. Contexto Archivos históricos Sistemas de Gestión Documental TIC aplicadas a los archivos

TIC aplicadas a los archivos

1.1 ¿Para qué las TIC en archivos? Los usuarios quieren acceder a los archivos de la misma manera que se mueven en otros entornos. A todos los recursos y servicios A cualquier hora En cualquier dispositivo (ordenador, teléfono, tableta, etc.) Desde cualquier lugar. Las TIC sirven para apoyar las líneas estratégicas de los archivos. No tienen sentido por sí solas. TIC aplicadas a los archivos

1.2 Contexto TIC Interoperabilidad Estructura abierta Los estándares y protocolos de comunicación entre sistemas permiten hoy el intercambio de datos entre aplicaciones distintas. Estructura abierta Posibilidad que los programas sean modificables por su comunidad de usuarios. Informática en la nube Datos Software Hardware TIC aplicadas a los archivos

2 Aplicaciones Generales / Integradas Recursos documentales Sistema de Gestión de Archivos Sistema de Gestión Documental Recursos documentales Fondos digitalizados Preservación digital Datos abiertos Linked Open Data TIC aplicadas a los archivos

2 Aplicaciones (ii) Difusión Productos informativos (guías, etc.) Web Dispositivos móviles Redes sociales Archivero ciudadano TIC aplicadas a los archivos

2.1 Sistemas de Gestión de Archivos Informatizan los procesos técnicos que se llevan a cabo en un archivo (ingreso, descripción, consulta, transferencia, etc.). Siguen las normativas internacionales de descripción de documentos de archivo. Están pensadas para archivos históricos. Mercado Albalá (Baratz) Digiarch (Digibis) ICA/AtoM TIC aplicadas a los archivos

Consulta a Galiciana TIC aplicadas a los archivos

Consulta a Galiciana (ii) TIC aplicadas a los archivos

Consulta a Galiciana (iii) TIC aplicadas a los archivos

Consulta a US National Archives TIC aplicadas a los archivos

Consulta a US National Archives (ii) TIC aplicadas a los archivos

Consulta a US National Archives (iii) TIC aplicadas a los archivos

Consulta a Memory British Columbia TIC aplicadas a los archivos

Consulta archivo City of Sydney TIC aplicadas a los archivos

2.2 Sistemas de Gestión Documental Gestión de Documentos. Permite gestionar digitalmente todas las fases de la documentación (control del flujo). ERMS (Electronic Records Management Systems) o Document Management Systems. Mercado Alfresco Documentum SharePoint TIC aplicadas a los archivos

2.3 Fondos digitalizados Colecciones digitales creadas por los archivos. Además de documentación administrativa también pueden incluir Prensa histórica Fotografías históricas Mapas …/… Función compartida con las bibliotecas. TIC aplicadas a los archivos

2.3 Fondos digitalizados (ii) Proceso de digitalización de documentación impresa Escáneres Estándares de digitalización Aplicaciones ContentDM (imágenes) Dspace, Fedora, etc. (repositorio) TIC aplicadas a los archivos

Escáner automático TIC aplicadas a los archivos

Archives UK TIC aplicadas a los archivos

Ajuntament de Girona. Hemeroteca TIC aplicadas a los archivos

Galiciana: Hemeroteca TIC aplicadas a los archivos

City of Sydney. Atlas TIC aplicadas a los archivos

2.4 Preservación digital Facilitar el acceso futuro a los contenidos digitales (a pesar de los cambios constantes de formatos). Se refiere tanto a documentos digitalizados como los nacidos digitales. Se crean programas de preservación (contenido tecnológico pero especialmente organizativo). Desarrollo teórico Open Archival Information System (OAIS) (2003) Muchas publicaciones sobre la cuestión. TIC aplicadas a los archivos

2.4 Preservación digital (ii) Pocas soluciones prácticas Aún son costosas (económicamente). Sólo en grandes archivos y bibliotecas nacionales. Mercado Redes de centros: LOCKSS Instituciones grandes: Preservica, Rosetta Medianas y pequeñas: LibSafe TIC aplicadas a los archivos

US Archives TIC aplicadas a los archivos

2.4 Datos abiertos de la administración Open Government Data (Open Data) Objeto: información generada por el sector público (administraciones públicas). P.e. cartografia, censo, transportes, etc. Objetivo: Favorecer la transparencia de la administración. Posibilitar la creación de nuevos productos (reutilización). Poca participación de los archivos (de momento). TIC aplicadas a los archivos 29

Portal de datos USA TIC aplicadas a los archivos

Portal de datos Brasil TIC aplicadas a los archivos

Portal de datos ayuntamiento de Girona TIC aplicadas a los archivos

2.6 Interconexión de recursos Sirve para conectar datos entre sí y enriquecer la información que se dispone de un registro. Linked Open Data No es propiamente una tecnología. Ejemplos de aplicación: Arganda del Rey en el s. XIX (ubicación y célula catastral) Masies de Catalunya (etiqueta ubicación se coloca en un mapa) TIC aplicadas a los archivos

Arganda del Rey. Edificios del s. XIX TIC aplicadas a los archivos

Cédula correspondiente a una ubicación TIC aplicadas a los archivos

Fotografías de masías (por lugar) TIC aplicadas a los archivos

Fotografías de masías (por lugar, en mapa) TIC aplicadas a los archivos

2.7 Productos informativos Guías de investigación Indicaciones bibliográficas Apuntan a series determinadas Guías educativas Incluyen actividades a partir de documentos. Indicaciones para el profesor. Blogs TIC aplicadas a los archivos

UK Archives. Guía de investigación TIC aplicadas a los archivos

US Archives. Guías educativas TIC aplicadas a los archivos

2.8 Portal web Todos los archivos deben difundir sus servicios, recursos documentales y actividades en internet. Programa Gestor de Contenidos (CMS, Content Management Systems) Mercado Drupal Open CMS WordPress TIC aplicadas a los archivos

Web de UK Archives TIC aplicadas a los archivos

2.9 Dispositivos móviles Los usuarios dedican ya más tiempo de consulta al teléfono que al ordenador. Las tabletas también están al alza. Conclusión: los programas de archivos tienen que adaptarse a estos dispositivos. Opciones: Web móvil: adaptar web y aplicaciones para facilitar la consulta desde el dipositivo. Desarrollar apps: mejor solución pero con costes altos de creación y mantenimiento. TIC aplicadas a los archivos

2.10 Redes sociales Importancia de la presencia de los archivos en las redes sociales. Objetivos: Divulgar las actividades, productos y servicios del centro. Ofrecer mediación o asesoría a los usuarios. Favorecer la participación de los usuarios. Mejorar la identidad y visibilidad del centro. Es necesario disponer de una estrategia de márquetin para crear y mantener las comunidades de usuarios. TIC aplicadas a la gestión de documentos

Archivos en las redes sociales TIC aplicadas a la gestión de documentos

Arxiu Nacional de Catalunya. Redes sociales TIC aplicadas a los archivos

2.11 Archivero ciudadano Ciencia ciudadana, periodismo ciudadano, etc. Colaboración de la ciudadanía en las tareas archivísticas. Ámbitos de colaboración Transcripción de documentos Etiquetar imágenes y documentos TIC aplicadas a los archivos

US Archives. Programa de participación ciudadana TIC aplicadas a los archivos

3 Consideraciones finales Constataciones: Existen muchas aplicaciones y desarrollos tecnológicos. No se puede llegar a todo. TIC aplicadas a los archivos

3 Consideraciones finales (ii) Estudiar bien la realidad Análisis de proyectos similares Evaluación del mercado Estar al día (blogs especializados, etc.) Crear grupos interdisciplinares Incorporar informáticos Deciden los profesionales de la información Vincular los proyectos TIC de archivo con la estrategia de la propia institución. Realizar los proyectos en cooperación con otros archivos. TIC aplicadas a los archivos

Muchas gracias por su atención TIC aplicadas a los archivos