Agenda Comunicaciones Unificadas PROEXPORT Propósito Alcance Metodología Equipo de trabajo Plan de comunicaciones

AGENDA 1 26/11/2017 21/11/2010 Título de la presentación

Agenda Objetivo Comunicaciones unificadas Dispositivos Funcionalidades Softphone Funcionalidades

OBJETIVO

Objetivo Dar a conocer las herramientas con las cuáles cuenta la compañía para lograr la comunicación entre todos sus funcionarios y como optimizar el uso de estas herramientas para un mayor beneficio. Presentar las múltiples funciones con las cuales cuentan las herramientas para comunicarse con el resto del mundo. Conocer como se unifican las comunicaciones en la compañía Entendimiento de los conceptos Hardphone y Softphone y como se pueden aprovechar para el cumplimiento de los objetivos de la compañía.

COMUNICACIONES UNIFICADAS 5 21/11/2010 Título de la presentación

Comunicaciones Unificadas Las comunicaciones unificadas integran voz, video y datos, y ofrecen a los usuarios de PROEXPORT una amplia variedad de funciones y herramientas de comunicación como lo son: la telefonía IP, la mensajería por correo electrónico, mensajes de voz, chat; video, presencia. Las cuales apuestan a una era de colaboración tecnológica fundamentada en accesibilidad, movilidad, productividad, presencia, interacción y disponibilidad. 6 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas El modelo diseñado facilitará las comunicaciones, para lo cual PROEXPORT adecuará los puestos de trabajo de forma que se unificarán los dispositivos de comunicación, permitiendo además la comunicación a diferentes destinos a nivel nacional e internacional. Las comunicaciones unificadas integrarán 9 en Colombia, 38 sedes comerciales en el exterior y más de 540 usuarios en el mundo. 7 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas Se cuenta además de la integración con herramientas de contribución para el desarrollo de las actividades diarias. Entre estas herramientas se cuenta con: Telefonía de escritorio y desde su computador Mensajería instantánea (Chat) Presencia Corporativa (Disponibilidad). Correo de voz con mensajería integrada 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Comunicaciones Unificadas El proyecto de comunicaciones unificadas está dividido en varias etapas, las cuáles garantizarán la integración paulatina de las sedes, permitiendo un con este un mayor control sobre la plataforma y un soporte más personalizado. Mayo 31/13 Abril 1/13 Abril 13/13 Abril 27/13 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Título de la presentación DISPOSITIVOS 10 21/11/2010 Título de la presentación

Dispositivos La solución de comunicaciones unificadas presenta dos alternativas para comunicarse: El dispositivo físico llamado Harphone: Dispositivos de escritorio tales como teléfonos (9641G, 9608), diademas o dispositivos de audio, dispositivos para salas de conferencia (B179). Software que permite complementar las funciones básicas del teléfono desde su computador con la integración de video llamado Softphone. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Para iniciar sesión: • Seleccione el ícono desde su escritorio Siga los pasos descritos a continuación: En la casilla Extensión, ingrese su número de extensión . En la casilla Contraseña, ingrese su contraseña. Presione el botón ‘Iniciar sesión’ 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Para cerrar sesión: Presiones clic en el icono ubicado en la parte superior derecho y seleccione la opción ‘Salir’. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Íconos Llamar Icono Nombre de icono Descripción de icono Llamar Digite el número de la persona a contactar y presione para realizar una llamada. Contestar llamada Permite atender, responder a una llamada entrante. Desconectar llamada y Rechazar llamada Podrá finalizar una llamada en progreso y/o rechazar una llamada que esté entrando a la extensión. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Íconos Transferir llamada Icono Nombre de icono Descripción de icono Transferir llamada Podrá reenviar una llamada en progreso a otro número telefónico. Llamada en espera Le permite poner la llamada actual en espera, mientras usted transfiere o contesta otra que tenga en la línea. Llamada en progreso Deja la llamada actual en espera y marca otro número. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Íconos Altavoz de teléfono Icono Nombre de icono Descripción de icono Altavoz de teléfono Cambia el modo de auriculares al modo de altavoz Auriculares Cambia el modo de altavoz al modo de auriculares. Registro de llamadas Presenta en el panel, el registro de llamadas. Contactos Muestra los contactos para seleccionar el número que desea agregar. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Softphone Íconos Remarcar Vuelve a marcar el último número marcado. Icono Nombre de icono Descripción de icono Remarcar Vuelve a marcar el último número marcado. Reanudar llamada Retoma la llamada puesta en espera. Llamar desde registro Marca el número seleccionado desde el panel de registro de llamadas. Correos de voz (alternar) Notifica y otorga acceso a los correos de voz nuevos. Teclado de marcación (palanca de conmutación) Abre o cierra el teclado de marcación. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Título de la presentación FUNCIONALIDADES 19 21/11/2010 Título de la presentación

Cómo atender una llamada Al momento de ingresar una llamada se genera una alarma sonora (timbre) una alarma visual. Icono superior derecho destella. Simultáneamente se abre una pantalla emergente mostrando el mensaje llamada entrante con la identificación de quien lo llama . Para omitir el timbre dar clic al icono Para contestar la llamada dar clic en el icono En ese momento se inicia el temporizador 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Cómo retener una llamada Teniendo la llamada activa Haga clic en el icono de la llamada en espera la otra persona escuchara el mensaje de espera. Si la llamada está habilitada para video, se suspenderá el envío de video del interlocutor. Al reanudar la llamada, el envío de video al otro participante volverá a activarse automáticamente. Para reanudar una llamada que está en espera, haga clic en el botón Reanudar llamada. Para remarcar el último número presione el botón 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Cómo realizar una llamada Utilizando el teclado de marcación , ingrese el numero en el campo de numero. Haga clic en Si cuenta con los permisos para realizar la llamada esta se establecerá y en pantalla indicara la duración de la llamada. Nota: Si la extensión no cuenta con los permisos digite el código de autorización, al final del numero marcado. Los códigos de autorización son suministrados por el administrador de la plataforma. Para finalizar la llamada se debe dar clic al icono 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Lista de contactos Haga clic en para ver los contactos. En la lista desplegable Mostrar , seleccione la lista de contactos adecuada . Dar clic al icono del contacto seleccionado Establecida la llamada se inicia el contador de duración de llamada Para finalizar dar clic al icono 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Cómo transferir una llamada Mientras tiene una llamada activa, haga clic en . Aparece el cuadro de diálogo Transferir. En el campo A, ingrese el número al que desea transferir la llamada. Presione clic en Aceptar. La llamada desaparece de la ventana , lo que indica que la transferencia se realizó correctamente. 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Cómo iniciar una conferencia Puede incluir hasta cinco participantes más y debe tener al menos una llamada en la ventana del Softphone: Presione clic en Conferencia. En el campo Con, ingrese el número de la persona con la que desea iniciar una conferencia. Presione clic en Aceptar. Se muestra una llamada para la conferencia y el número marcado se conecta con la llamada de conferencia. En pantalla se visualiza el icono Para desconectar el ultimo participante presione el icono 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Cómo iniciar una conferencia Para abrir la ventana de video, lleve a cabo los siguientes pasos: Clic en el botón cámara Clic en el botón abrir video Se activará la cámara mostrando los parámetros por defecto Si es requerido ajuste los parámetros de la cámara. Para cancelar el video presione el botón 26/11/2017 26/11/2017 Título de la presentación Lanzamiento del Proyecto

Título de la presentación MUCHAS GRACIAS Cualquier duda o inquietud por favor comunicarse con la extensión 89900 27 21/11/2010 Título de la presentación