Facilitación de financiamiento para negocios de la biodiversidad y apoyo al desarrollo de actividades de mercado en la Región Andina PROYECTO GEF - CAF

ORDEN DEL DIA Presentación y Aprobación del Manual Operativo del comité de Ejecución Nacional. Presentación del Plan Operativo Anual 2011 Programación de contrapartidas Regionales vigencia 2011 Presentación de mecanismos de seguimiento y evaluación de ejecución presupuestal.

ORDEN DEL DIA Presentación y Aprobación del Manual Operativo del comité de Ejecución Nacional.

Objetivo del Proyecto El Proyecto tiene como objetivo general, apoyar y fortalecer el Biocomercio en el ámbito local, nacional y regional como una estrategia de conservación y uso sostenible de la biodiversidad. Su objetivo estratégico es contribuir con la conservación y uso sostenible de la biodiversidad de la Región Andina mediante la provisión de un sustento alternativo con base en oportunidades de Biocomercio para comunidades locales y marginadas.

Costo y Financiamiento El Proyecto cuenta con una financiación total para Colombia de US$4.897.446, de los cuales el GEF (Global Environment Facility) aporta US$ 2.433.788 y la contrapartida país es de US$2.463.658.

Período de Implementación El Periodo de Implementación se hará efectivo a partir de la fecha de suscripción de los Convenios con cada una de las CORPORACIONES, pudiendo ser la fecha de suscripción diferente una de las otras, y tendrá una duración máxima de 60 meses a partir de tales fechas. Los convenios se liquidaran dentro de las fechas estipuladas del cierre del Convenio GEF-CAF y por ningún motivo podrá superar 66 meses después de la firma del Convenio marco.

Usuarios del Manual El País cuenta una UEN, quien es el FONDO BIOCOMERCIO COLOMBIA y la contrapartida nacional por parte de LAS CORPORACIONES AUTONOMAS REGIONALES Los usuarios de este manual serán la UEN y las CORPORACIONES AUTÓNOMAS PARTICIPANTES

Vigencia del Manual El Manual Operativo entrará en vigencia en el momento de su entrega a las CORPORACIONES. Cualquier modificación que se le haga deberá ser concertada previamente entre la UEN y las CORPORACIONES, antes de que tal modificación tenga validez. La entrada en vigencia de cualquier modificación seguirá el mismo procedimiento antes descrito.

Estructura Administrativa para la Ejecución del Proyecto

Estructura Administrativa para la Ejecución del Proyecto

Validación de ejecución de actividades del año anterior COMITÉ DE GESTIÓN NACIONAL DEL PROYECTO El CGNP tiene funciones puntuales de planeación, organización, dirección y control del proyecto mediante: Validación de ejecución de actividades del año anterior Seguimiento ejecución presupuestal Aprobación del POA del año siguiente Aprobación de cambios en las actividades del POA. Integrantes MAVDT, CFBC, Representante de las CAR’s Reuniones Ordinarias anuales de tipo presencial

COMITÉ REGIONAL DE SUPERVISIÓN El CRS tiene como objeto hacer seguimiento uno a uno de los compromisos adquiridos en los convenios suscritos en el marco de ejecución del proyecto. Integrantes CFBC, Supervisor regional del proyecto (Delegado CAR’s) Reuniones Ordinarias trimestrales de tipo presencial

COMITÉ DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Tiene la potestad de realizar todas las actividades inherentes a la contratación de servicios y la adquisición de bienes de conformidad con el Manual Operativo del Proyecto. Integrantes: Representantes Consejo de Administración CFBC Director Ejecutivo CFBC Delegado CAR’s Experto invitado (de ser necesario) Reuniones: Según los requerimientos del proyecto Medio decisorio y de difusión: Virtual – publicación en página Web.

COMITÉ DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Protocolo de Adquisición de Bienes y Servicios Garantizar la economía y la eficiencia en la adquisición de bienes y la contratación de servicios Brindar la contratación en condiciones de igualdad. Fomentar la contratación y participación en las regiones Velar por la transparencia del proceso de adquisición. “Comparación de precios por selección basada en el menor costo”

Herramientas de Gestión CEO Endorsment: es el documento de aprobación del Proyecto, fue firmado en el mes de febrero del 2009 por Maryam Niamir-Fuller, Directora de UNEP División de Coordinación GEF. Prodoc: Es el Documento Formal del Proyecto, en este se detallan sus diferentes aspectos como antecedentes, presupuestos, entidades cooperantes, descripción de componentes, resultados, productos esperados y actividades, entre otros. Manual SME: El Manual de SME es un documento que tiene por función ser guía para las Unidades Ejecutoras Nacionales en la implementación del Sistema de Monitoreo y Evaluación.

Herramientas de Gestión Manual para la Elaboración de Reportes Administrativos: Este documento sirve de instrumento de apoyo a las UEN en la familiarización y formulación de los Reportes establecidos contractualmente para el Proyecto Manual Operativo: El Manual Operativo, muestra cómo serán destinados los recursos GEF y describe los procedimientos establecidos para la ejecución del Proyecto en cuanto a la elegibilidad de los gastos, procedimientos de adquisiciones, utilización de los fondos y reportes. Convenios de Cooperación entre las Corporaciones y el FBC: El instrumento jurídico por medio del cual las Corporaciones y el CFBC se obligarán mutuamente a cumplir con los compromisos adquiridos será un convenio de cooperación.

ORDEN DEL DIA 2. Presentación del Plan Operativo Anual 2011

PROGRAMACION RECURSOS AÑO 1

PROGRAMACION POR RUBROS

ORDEN DEL DIA 3. Programación de contrapartidas Regionales vigencia 2011

CONTRAPARTIDAS REGIONALES

ORDEN DEL DIA 4. Presentación de mecanismos de seguimiento y evaluación de ejecución presupuestal.

EJECUCION DE LOS CONVENIOS – MANEJO DE LOS RECURSOS Opción 1. Ejecución Directa Cada una de las Corporaciones se encargará de ejecutar, durante todo el término de duración del convenio, los recursos comprometidos para su ejecución. Las Corporaciones administrarán sus propios recursos y responderán ante el CFBC por el debido cumplimiento de sus obligaciones. Todos los contratos que se firmen y ejecuten se regirán por las formalidades propias de la contratación estatal.

Debe estar soportado por un Certificado de Disponibilidad Presupuestal CARACTERISTICAS Los recursos son ejecutados directamente por la Corporación Debe estar soportado por un Certificado de Disponibilidad Presupuestal Los procesos de contratación son realizados directamente por la Corporación Debe generar reportes trimestrales de certificación de contrapartida basada en el avance de ejecución del convenio. (ver reporte).

CARACTERISTICAS Los reportes de contrapartida deben ser firmados y avalados por el área financiera, contable o presupuestal de la entidad. La certificación debe contener el No. de contrato, el componente y la actividad a que se refiere esa contrapartida. (podrá incluir anexos) A su vez estos certificados de contrapartida son el soporte para reportar a la CAF la ejecución del proyecto Se realiza auditoria externa para verificar la información de contrapartida.

FORMATO PARA PRESENTACION DE CONTRAPARTIDA

EJECUCION DE LOS CONVENIOS – MANEJO DE LOS RECURSOS Opción 2. Convenios de Transferencia de recursos El CFBC se encargará de ejecutar, durante todo el término de duración del convenio, los recursos comprometidos para su ejecución. El CFBC administrará la totalidad de los recursos, incluidos los que previamente le hayan transferido las Corporaciones, y responderá ante ellas por el debido cumplimiento de sus obligaciones. Todos los contratos que se firmen y ejecuten se regirán por las formalidades propias del derecho privado.

CARACTERISTICAS Los recursos son entregados para ejecución al Fondo Biocomercio Colombia Estos recursos pueden ser administrados a través de encargo fiduciario y/o a través de una cuenta bancaria designada para el uso exclusivo de cada convenio. En el caso de administración por encargo Fiduciario se debe tener en cuenta: a) adicional del gravamen financiero la Fiducia cobra una comisión (negociada) por la administración de los recursos, b) El proceso de pago es un poco mas demorado por la intervención de un tercero que realiza uno a uno los pagos.

CARACTERISTICAS c) La fiducia remite un informe de avance el cual debe ser conciliado por la Administración del Fondo Biocomercio. En el caso de apertura de una cuenta bancaria designada exclusivamente para el uso de los recursos del convenio se debe tener en cuenta: La cuenta genera gravamen financiero y gastos bancarios como tal El pago es mucho mas ágil pues lo realiza directamente el Fondo Biocomercio. El control y seguimiento de ejecución se lleva en el Software contable del Fondo Biocomercio.

CARACTERISTICAS Para cualquiera de las dos opciones donde se consignen los recursos, se presentan las siguientes consideraciones: El manejo financiero y administrativo lo realiza directamente el Fondo Biocomercio y de manera independiente para cada entidad, por lo cual el Fondo reportará a cada Corporación en la periodicidad y en los formatos que establezca cada entidad los recursos ejecutados con cargo al convenio GEF – CAF Adicionalmente la ejecución de cada convenio administrado por el Fondo Biocomercio, será reportado en la manera como lo solicite la CAF como ejecución de contrapartidas del proyecto GEF – CAF Por la administración de los Recursos el Fondo Biocomercio descontará el 10% del total del convenio correspondiente a todos los gastos de operación administrativa, financiera y de gestión que realice cada convenio y los utilizará a libre discreción. Es de destacar que este valor hace parte de la contrapartida del GEF – CAF y que no se convierte en un valor adicional del convenio.

EJECUCION DE LOS CONVENIOS – MANEJO DE LOS RECURSOS Opción 3. Convenios Combinación de recursos CARACTERISTICAS: Consiste en la ejecución de los recursos en una porción directa por la Corporación y en otra transferencia de recursos al Fondo Biocomercio En este caso se incluye el manejo administrativo para los convenios de ejecución Directa y los convenios de transferencia. Se recoge información de la Corporación y del Fondo Biocomercio y se consolida para la presentación de informe de contrapartida ante la CAF.