Políticas de uso de vales de Caja Chica CRECE GUANAJUATO, A.C. Políticas de uso de vales de Caja Chica

OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar los objetivos bajo los cuales se regulara la solicitud de los fondos fijos. Establecer los requisitos y plazos que se deberán cumplir para la reposición del fondo fijo.

ALCANCE Las políticas, obligaciones y responsabilidades descritas en el presente manual son aplicables al personal que preste sus servicios en CRECE GUANAJUATO A.C.

POLITICAS GENERALES 1.- El Gerente Administrativo, será el responsable solidario del Fondo Fijo (Caja Chica) 2.- El responsable del fondo deberá firmar un documento (Carta Responsiva), que ampare el monto autorizado. 3.- El cheque para la Reposición del Fondo Fijo (Caja Chica) será elaborado a nombre del responsable de dicho Fondo. 4.- Para considerar cualquier erogación dentro del CONTROL DE CAJA CHICA deberá incluirse el comprobante correspondiente, el cual deberá cumplir con los requisitos fiscales. 5.- El Responsable del Fondo Fijo (Caja Chica) deberá mantener el importe en efectivo y los comprobantes en la caja metálica asignada en la Dependencia, evitando por seguridad llevarlos consigo. 6.- El CONTROL DE CAJA CHICA se deberá elaborar con comprobantes propios del mes en cuestión, evitando acumular comprobantes de meses anteriores. 7.- El Responsable del Fondo, en cualquier momento amparara y/o comprobara la totalidad del Fondo, ya sea en efectivo, comprobantes de gastos y/o Vales de Caja provisionales. 8.- Todos los comprobantes de gastos deberán contener la firma del responsable del Fondo y la antefirma del Jefe Inmediato del fondo, así como el sello de pagado. 9.- Todos los comprobantes de gastos deberán contener la firma del Responsable del fondo, la del colaborador que ejerce el gasto, así como la descripción del concepto, el importe y la fecha de emisión del vale.

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS COLABORADOR 1.- Solicita efectivo al Responsable del Fondo Fijo (Caja Chica) para efectuar algún gasto. RESPONSABLE DEL FONDO FIJO 2.- Elabora un VALE DE CAJA provisional, especificando lo siguiente; a) Fecha b) A favor de (nombre del colaborador solicitante) c) Vale por (importe solicitado en número) d) importe con letra e) Concepto (del gasto) f) Nombre y Firma del Responsable del Fondo Fijo g) Nombre y Firma de la Persona que recibe (colaborador solicitante)

COLABORADOR 3.- Efectúa el gasto requerido y recaba la factura correspondiente, la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales. “Los conceptos de erogación autorizados para ejercer a través del Fondo Fijo (Caja Chica) solo serán gastos menores, entre los cuales se incluyen los siguientes: a) Comida para efectos de trabajo (Previa autorización del jefe responsable) b) Gastos de cafetería (café, azúcar, servilletas, etc.) c) Gastos de oficina (encuadernados, engargolados, copias, y otros) d) Material fotográfico (pilas, revelados, rollos, compras menores)   Los siguientes conceptos de erogación NO SERAN CUBIERTOS POR NINGUN MOTIVO a través del Fondo Fijo (Caja Chica). a) Compras de Activo Fijo b) Servicios personales (Sueldos, honorarios, entre otros) c) Refacciones o mantenimiento de vehículos d) Combustibles y lubricantes e) Gastos de representación f) Gastos de viaje y viáticos

COLABORADOR 4.- Entrega el (los) comprobante (s) al Responsable del Fondo Fijo (Caja Chica) y solicita a este el Vale de Caja Provisional para su destrucción correspondiente.   RESPONSABLE DEL FONDO FIJO 5.- Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y que correspondan a gastos autorizados. “Invariablemente todos los comprobantes deberán especificar claramente el concepto del gasto” Los comprobantes de gastos deberán incluir como requisito lo siguiente: A nombre de: CRECE GUANAJUATO, A.C. Domicilio Blvd. Juan Alonso de Torres 2204 202 Col. Lomas del Campestre C.P. 37150 R.F.C. CGU0511115M0 Fecha (día, mes y año) Concepto o descripción de los bienes y/o servicios de manera clara y detallada I.V.A desglosado (en su caso) Importe total en número y letra Cadena original Ticket de compra anexo (en caso de que el concepto de compra sea VARIOS) Vigencia de la factura “Una vez que los Vales de Caja Provisionales son comprobados, estos podrán ser destruidos y en su caso de no ser comprobados en el plazo estipulado (5 días), se deberá cobrar el importe al colaborador correspondiente”.

RESPONSABLE DEL FONDO FIJO 6.- Elabora el CONTROL DE CAJA CHICA (TS-FR02), agrupa los comprobantes por tipo de gasto autorizado, los adhiere a la hoja detallando en esta el motivo del gasto y los anexa al CONTROL DE CAJA CHICA. “Invariablemente todos los comprobantes de gastos deberán contener la firma de autorizado del Gerente Administrativo así como del colaborador que realizo el gasto.” 7.- Recabar en el CONTROL DE CAJA CHICA la firma del responsable del Fondo Fijo (Caja Chica), Gerente Administrativo y del Contralor de Tesorería.

EN CASO DE BAJA O CAMBIO DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO 8.- Agrupa y contabiliza los comprobantes que tenga hasta esa día y lo compara con el importe autorizado del Fondo Fijo, procediendo a generar la devolución del mismo a CRECE GUANAJUATO, A.C.

9.- Elabora el CONTROL DE CAJA CHICA así como la carta finiquito (ver anexo), indicando en la misma que se trata del finiquito definitivo de dicho Fondo Fijo y la entrega a Contabilidad junto con los comprobantes. “El responsable del Fondo deberá solicitar a contabilidad una copia de la Carta Responsiva de Fondo Fijo de Caja que firmo, como comprobante con el finiquito del mismo, en caso contrario dicho recibo deberá permanecer bajo resguardo hasta el total comprobación del Fondo”.

ANEXO Leon, Guanajuato; a __ de _______ de____   CRECE GUANAJUATO, A.C. PRESENTE Por medio de la presente solicito; reciban la cantidad de $ _________________ (Cantidad con letra 00/100 M.N.) por concepto de: FINIQUITO DEL FONDO FIJO ASIGNADO A (nombre del colaborador). Sin más por el momento Atentamente NOMBRE PUESTO No.- de NOMINA