Jesse Daniel Cesario Guzman 715214 Sistemas de control interno con base en la segregación de funciones incompatibles Jesse Daniel Cesario Guzman 715214

Funciones incompatibles Son aquellas actividades que lleva a cabo un empleado que, al combinarse o conjuntarse con otras desarrolladas por el mismo, provocan debilitamiento en los controles y riesgos de conductas indebidas o malos manejos.

Segregación de funciones Por segregación de funciones se entiende el proceso de evitar que un empleado lleve a cabo actividades que pueden ser incompatibles con otras, ya que podrían provocar un debilitamiento o nulificación de los controles, con los riesgos que ello implica

SCI con Base el a Segregación Un Sistema de control interno con base en la segregación de funciones incompatibles parte del hecho de que una entidad cuenta con recurso humanos, materiales y financieros indispensables para el cumplimiento de los fines específicos para los que fue creada. De esos recursos, es el recurso humano quien con su desempeño y actuación da forma y efecto a esos fines u objetivos, todo ello dentro del marco de control que se requiera. En ese orden, se tiene que la consumación, o no, del control la perfeccionan los empleados o trabajadores y es, precisamente, a este elemento a quien esta dirigido este SCI, de donde partiendo de la función principal, se analizaran otras funciones que podría realizar el mismo empleado y los riesgos por incompatibilidad que ello acarrearía.

Funciones principales y sus correlativas incompatibles Manejo de ingresos antes de su registro inicial. Manejo de ingresos después de su registro inicial. Manejo de cheques o transferencias de egresos vía electrónica. Manejo de nomina. Guarda y custodia de valores, inventarios y facturas de bienes muebles.

Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Empleados que manejan caja, por correo, cobradores, vendedores, transferencias electrónicas, etc., antes de su registro inicial Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Preparan y manejan documentos base para facturar. Manejan registros iniciales de ventas. Quedarse con parte del ingreso y facturar solo el monto ingresado. Autorizan notas de crédito y manejan la documentación del soporte Quedarse con el ingreso y elaborar una nota de crédito para dar por pagada o cancelada una factura. Aprueban las rebajas y devoluciones sobre ventas. Quedarse total o parcialmente con el ingreso y autorizar una rebaja o devolución para cubrir el monto. Manejan registros iniciales de rebajas o devoluciones de ventas Quedarse total o parcialmente con el ingreso y registrarlo como rebaja o devolución.

Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Empleados que manejan ingresos y preparan depósitos, realizan o envían depósitos, etc., después de su registro inicial Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Manejan y aprueban los registros iniciales de compras. Preparan y manejan documentos base para aprobar o soportar un egreso. Disponer de recursos entrantes para efectuar compras, alterando así la correcta contabilización tanto de ingresos como de egresos. Preparan, suman, comprueban y autorizan los registros en el diario general y en auxiliares. Alterar los registros contables con fines de ocultar irregularidades. Intervienen en el registro final, o sea el libro mayor. Autorizan notas de crédito y manejan la documentación de soporte. Quedarse con el ingreso y elaborar una nota de crédito para dar por pagada o cancelada una factura

Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Empleado que firman cheques individuales, manejan cheques ya firmados en forma mancomunada, tienen a su cargo un facsímil para firma de cheques, efectúan trasferencias electrónicas Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Aprueban los registros iniciales de compras Aumentar (inflar) los pagos por adquisiciones. Aprueban los registros iniciales de egresos Preparan y manejan documentos base para soportar un egreso Aumentar (inflar) los costos o gastos implicados en el egreso Preparan, suman, comprueban y autorizan los registros en el diario general y en auxiliares. Intervienen en el registro final, o sea el libro mayor. Alterar los registros contables con fines de ocultar irregularidades.

Empleados que manejan la nomina Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Una sola persona lleva los registros de personal, recaba la información base para elaborar la nomina, la elabora, realiza el tramite bancario para deposito en tarjetas de debito o paga en efectivo. Se esta dando la función incompatible por excelencia, ya que puede alterar el proceso en cualquiera de sus etapas, inventando a empleados o trabajadores apócrifos y quedándose el probable defraudador con los importes implicados. Regla: el que hace la nomina no la paga. Si esa misma persona suma, comprueba y autoriza los registros en el diario general y auxiliares. Si esa misma persona interviene en el registro final, o sea el libro mayor. Tendrá toda la oportunidad de alterar los registros contables con fines de ocultar irregularidades.

Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Empleados que tienen a su cargo la guarda y custodia de alores, control físico de inventarios, guarda y custodia de facturas de bienes muebles Desempeñan estas funciones: Riesgos por incompatibilidad Preparan y manejan documentos base para el registro de valores, de inventarios y facturas de bienes. Manejan los registros iniciales de bienes y valores. Disponer de valores, de inventarios físicos y de bienes, y ocultar tal disposición alterando los registros. Elaboran y autorizan notas de cargo y manejan la documentación de soporte. Disponer de valores, de inventarios físicos y de bienes, y darlos de baja a través de la expedición de notas Manejan los registros iniciales de compras. Ocultar tal la disposición de bienes, inventarios o valores alterando los registros de compras.

Conclusion Existen ciertos puestos y responsabilidades que no deben ser radicados en la misma persona para evitar el riesgo por faude, etc.