Registro y Expediente Electrónico Colegial: Requisitos para un adecuado registro de documentos a través de Regtel. IMPORTANCIA DEL REGISTRO ELECTRÓNICO EN la tramitación de expedientes.

INDICE I A) REQUISITOS PARA UN ADECUADO REGISTRO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE REGTEL: 1. INTRODUCCIÓN 2. CRITERIOS REGISTRO 3. MEJORAS DEL PROGRAMA (PERSPECTIVA ICA GIJÓN): A. IMPLEMENTADAS B. PROPUESTAS DE MEJORA

INDICE II B) IMPORTANCIA DEL REGISTRO ELECTRÓNICO EN LA TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES: 1. REGTEL y LEY 39/2015 2. EJEMPLO PRÁCTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS 3.MEJORANDO: PROPUESTA ICA GIJÓN. INTEGRACIÓN VENTANILLA UNICA-REGTEL-SIGA PARA LA CREACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO C) VENTAJAS DE REGTEL FRENTE A OTRAS SOLUCIONES DE MERCADO. EVOLUCIÓN REGTEL. PROPUESTAS DE MEJORA (PERSPECTIVA NACIONAL)

A.1- INTRODUCCIÓN APLICACIÓN REGTEL A través de firma electrónica (certificado ACA) en página web de Redabogacía Ventajas: acceso a través de firma electrónica garantiza la utilización del registro solamente por personal autorizado

A.1-INTRODUCCIÓN ACCESO A REGTEL

A.1-INTRODUCCIÓN COSTES REGTEL La implantación de Regtel supone para un Colegio como Gijón los siguientes costes mensuales: -1 Punto de Registro REGTEL: 74,94 € (IVA INCLUIDO) -Bloques Almacenamiento hasta 30GB: 12,49 € (IVA INCLUIDO) -1 Licencia Usuario Gestión Documental: 37,46 € (IVA INCLUIDO) TOTAL: 124,89 EUROS/MES (IVA INCLUIDO)

A.2-CRITERIOS REGISTRO 2.1.-CRITERIOS CREACIÓN COLECCIONES IMPORTANTE: Condicionado por la organización del archivo en cada Colegio El programa de Registro Telemático REGTEL es una herramienta fundamental en el funcionamiento del Colegio, dado que fija el momento de entrada y salida de los documentos del Colegio. Con la implantación de la Ley 39/2015 se convierte en herramienta fundamental para la adaptación a las exigencias de esta Ley. GIJON: Hay dos tipos de colecciones: a.- Creadas por el propio Colegio en función de su sistema de archivo: General, Justicia Gratuita B.- Las asociadas a SIGA: Turno, Colegiados, No Colegiados ( Sociedades Profesionales, Colegiados de fuera del Colegio…) Expedientes (Tasación de Costas, Quejas)

A.2- CRITERIOS DE REGISTRO 2.2.-COLECCIONES ICA GIJÓN GENERAL: creada por el Colegio JUSTICIA GRATUITA : creada por el Colegio TURNO: creada por SIGA COLEGIADOS: creada por SIGA NO COLEGIADOS: creada por SIGA EXPEDIENTES (Tasación Costas; Disciplinarios):creada por SIGA RECHAZADOS: creada por el Colegio

A.2 - CRITERIOS DE REGISTRO 2.3.-POSIBILIDADES DE CAMBIO DE CRITERIO DE REGISTRO Al cambiar un criterio de registro, Regtel nos permite modificar en bloque la ubicación de los archivos. PASOS A SEGUIR 1. Marcamos la colección donde están actualmente y pulsamos “quitar”. 2. Buscamos la colección donde queremos que estén a partir de ahora y pulsamos “agregar”. 3. Actualizar ubicaciones.

2.4.-CRITERIOS ORIENTATIVOS DE REGISTRO A.2.- CRITERIOS DE REGISTRO 2.4.-CRITERIOS ORIENTATIVOS DE REGISTRO Es preciso seguir pautas ya formadas en registro de cada Colegio Uniformidad en el resumen Introducir palabra clave en resumen Se une al campo remitente/destinatario para facilitar búsquedas

A.3.- MEJORAS DEL PROGRAMA A.-IMPLEMENTADAS A.1.-POSIBILIDAD DE CONFIGURAR CAMPOS DE BUSQUEDA EN REGTEL Podemos personalizar los campos que aparecen en la pantalla de búsqueda, de manera que nos quedemos tan sólo con los que a nosotros nos sirvan para identificar dichos documentos más rápidamente.

A.3.- MEJORAS DEL PROGRAMA A.- IMPLEMENTADAS A.2.- DOCUMENTOS REGISTRADO A TRAVÉS DE REGTEL Y RELACIONADOS EN SIGA IDENTIFICADOS MÁS FÁCILMENTE En este caso, todos aquellos documentos registrados que aparecen relacionados en SIGA ya aparecen identificados por la descripción de su objeto, antes sólo existía un número que en nada ayuda a su identificación.

A.3.- MEJORAS DEL PROGRAMA A.-IMPLEMENTADAS A.3.- TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON COLEGIADOS O NO COLEGIADOS SE ARCHIVAN AUTOMÁTICAMENTE EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE Existe la posibilidad de activar la integración con SIGA de las colecciones de EJG, Expedientes, Colegiados y no colegiados. Al introducir el remitente, nos aparece automáticamente en el apartado de Colecciones dicha colección.

A.3.- MEJORAS DEL PROGRAMA B.- PROPUESTAS DE MEJORA Inserción de la pestaña Regtel en todas las funcionalidades de SIGA (Incluidas designaciones) Registro automático de cartas descargadas del EJG y archivo de las mismas en formato pdf en el apartado de comunicaciones del EJG Introducir firma digital del Colegio en documentos remitidos (Compatibilidad de Regtel con firma digital) Integración Colegiados, EJGs, y Expedientes con SIGA y No Colegiados: Mejora muy importante, dado que permitiría utilizar SIGA como un gestor documental a la hora de archivar documentos. Esta opción actualmente está operativa en EJG, expedientes deontológicos, colegiados y no colegiados, pero no en designaciones.

A.3.- MEJORAS DEL PROGRAMA B.- PROPUESTAS DE MEJORA 5.-Al sellar un documento de N páginas genera un documento pdf consistente en una página en blanco con la impresión del sello de entrada. Sin embargo, al introducir el sello sobre una página en blanco hace difícil la identificación del documento. Proponemos que este sello aparezca sobre la copia de la primera página del documento.

B.1. REGTEL Y LEY 39/2015 Tramitación Expedientes Deontológicos 1.-LEY 39/2015 , de 1 de octubre, del Procedimiento Admvo. Común de las AAPP. Art. 2.4 Ley 39/2015:“Las Corporaciones de Derecho Público se regirán por su normativa específica en el ejercicio de las funciones públicas que les hayan sido atribuidas por Ley o delegadas por una Administración Pública y supletoriamente por la presente Ley” Por tanto, se aplicará la Ley 39/2015 a las siguientes actividades colegiales: Tramitación EJG Tramitación Expedientes Deontológicos Relación con ciudadanos (sede electrónica) Relaciones con otras AAPP

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS REGTEL VA A SER LA BASE DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO. PROTOCOLO DE TRAMITACIÓN ICA GIJÓN: INICIO-RECEPCIÓN DE LA QUEJA (VENTANILLA UNICA / PRESENCIAL / CORREO ELECTRÓNICO FIRMADO DIGITALMENTE) REGISTRO DE ENTRADA (RE-0000) ACREDITACIÓN DE IDENTIDAD DEL SOLICITANTE/ REQUERIMIENTOS PREVIOS DE SUBSANACIÓN REMISIÓN INMEDIATA A COMISIÓN DE DEONTOLOGÍA (E-MAIL) INCLUSIÓN EN EL ORDEN DEL DÍA DE LA SIGUIENTE JUNTA DE GOBIERNO

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS PROTOCOLO DE TRAMITACIÓN ICA GIJÓN: PROPUESTAS DE LA COMISIÓN DE DEONTOLOGÍA (A LA JUNTA): ARCHIVO DIRECTO: ART. 6 Reglamento Disciplinario: contenido inverosímil, mendaz o falta de contenido deontológico (discrepancia sobre honorarios, posible RC…) APERTURA DE IP (NOMBRAMIENTO DE PONENTE) APERTURA DE ED (NOMBRAMIENTO DE INSTRUCTOR Y SECRETARIO)

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS PROTOCOLO DE TRAMITACIÓN ICA GIJÓN: OTRAS POSIBLES PROPUESTAS DE LA COMISIÓN DE DEONTOLOGÍA (A LA JUNTA): REQUERIMIENTO DE DOCUMENTACIÓN/ACLARACIONES (frente a qué letrado se formula la queja, hechos concretos que se imputan…etc.) FALTA DE COMPETENCIA : Remisión a otro Colegio o al CGAE. Puesta en conocimiento de MF, suspensión hasta resolución firme en vía judicial….

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS PROTOCOLO DE TRAMITACIÓN ICA GIJÓN: LA DECISIÓN QUE SE ADOPTE POR LA JUNTA, REDACTADA POR LA COMISIÓN DE DEONTOLOGÍA, SE INCORPORA AL ACTA, SE LE DA RS- Y COMIENZAN LAS NOTIFICACIONES (LETRADO-QUEJANTE-OTROS…). POSTERIORMENTE, SE CONTINÚA NORMALMENTE EL EXPEDIENTE (IP o ED) HASTA SU FINALIZACIÓN COLEGIAL. CADA ESCRITO (Alegaciones del letrado, escritos del quejante, resoluciones….etc) SE REGISTRA DE ENTRADA (RE-) O DE SALIDA (RS-) y se va subiendo a SIGA. RECURSO CGAE / RECURSO VÍA JUDICIAL. TODAS LAS NOTIFICACIONES quedan igualmente registradas y se suben a SIGA.

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS RESULTADO-SIGA : PESTAÑA SEGUIMIENTO/ PESTAÑA REGTEL

B. 2. EJEMPLO PRACTICO: TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES DEONTOLÓGICOS RESULTADO SIGA+REGTEL: EXPEDIENTE DIGITALIZADO Cada ponente tiene la posibilidad de consultar el expediente completo a través de SIGA. Nos acercamos al objetivo papel “0”. Aún nos quedan unos pasos para llegar al expediente electrónico…..

B.3. MEJORANDO: REGTEL Y LA LEY 39/2015 -REGTEL COMO ELEMENTO DEL REGISTRO ELECTRONICO

B.3. MEJORANDO: REGTEL Y LA LEY 39/2015 PROPUESTA: Integración VU-Regtel-SIGA para la creación del expediente electrónico Nuevo trámite en V.U. El ciudadano accede a ventanilla única Documento se envía a la bandeja de registro de REGTEL El empleado hace el registro de entrada Se remite al interesado automáticamente una clave de usuario a ventanilla única El interesado accede a su expediente actualizado en SIGA; así como los documentos del expediente (obviamente con permisos de solo lectura). En SIGA se abre el nuevo expediente

C. VENTAJAS de REGTEL frente a soluciones de mercado: Es común que las aplicaciones lleven implementado funcionalidad BPM (gestión de procesos). Ofrecen módulo de reporting integrado. El grado de personalización para el cliente es bastante alto. En general cumplen con la normativa SICRES 3. Este punto realmente no es competencia de RegTel ya que no es su objetivo. SICRES 3: Normaliza y establece de forma única, global y completa, el Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales con independencia del Sistema de Registro origen o destino, y de la tecnología de intercambio.

C. VENTAJAS de REGTEL frente a soluciones de mercado: Integración con SIGA. Los documentos registrados quedan enlazados directamente con las entidades relacionadas: Colegiado, No Colegiado (sociedades, juzgado,…), expediente deontológico, expediente de justicia gratuita. Integración con el censo de abogados. Se garantiza la integración y/o conexión con los servicios ofrecidos por el Consejo. Esto mejora el trabajo diario de los usuarios. Precio. El coste de implantación, mantenimiento y evolutivo es mucho menor que las soluciones de mercado.

C. VENTAJAS de REGTEL frente a soluciones de mercado: La mayor diferencia y cualidad que aporta Regtel es que es un producto creado por y para los colegios de abogados, por lo que su evolución se basa en las necesidades requeridas de la gestión de éstos.

C. Evolución de RegTel Colegios en Producción Implantaciones Documentos registrados Actualmente hay 8 colegios más en implantación con la previsión que comiencen a trabajar en 2017.

C. Principales propuestas de colegios. En la integración con el módulo de expedientes de SIGA, mostrar en un desplegable el tipo de expediente de cada colegio. Seleccionar todos los documentos sin colección asignada con un solo “click”. Recuperación de la dirección de correo electrónico de los abogados en el momento de la comunicación. Incorporar RegTel de manera completa en SIGA. Firmar digitalmente los documentos registrados con el certificado digital del colegio (actualmente se firman con el certificado de Redabogacía).

ESPERAMOS QUE NUESTRA PRESENTACIÓN HAYA SIDO DE SU AGRADO Y AGRADECEMOS SU ATENCIÓN Silvia Toral Miguélez e Irene Menéndez Rancaño con la colaboración de Daniel Vivas Canseco-Redabogacía-IT CGAE