Paul Leger http://pleger.cl Gobernanza de TI Paul Leger http://pleger.cl

¿Es riesgoso cambiar un sistema que ya funciona? Tenían una sola maquina para realizar comunicaciones No tenían un protocolo de tolerancia a fallas

¿Es importante TI en una organización? Sí, porque: Mejora eficiencia ¿Cómo se puede medir? (ej. La rapidez para generar un reporte, tiempo para ingresar y procesar información) Mejora efectividad ¿Cómo se puede medir? (ej. La exactitud para generar los reportes) Reduce costos ¿Cómo se puede reducir? (ej. ¡Combinándolo con el control de gestión para detectar perdidas ahora y no después!) ¿Cómo piensa usted que estos elementos se pueden medir en el proyecto Banner?

¿Qué pasa si no usamos TI? Nada, excepto que … ¡¡Otras empresas ya aprovechan las TIs y tendrán una mayor competencia que nosotros!!

¿Qué hacemos para no perder en esta competencia con otras empresas? Debemos frecuentemente evaluar opciones de TIs para nuestra organización. Por ejemplo: ¿Qué software se podría necesitar comprar? ¿SAP? ¿Cuáles software usan las compañías actualmente? ¿Es Web? ¡Hoy todo debe ser Web! (Recuerdan los ¿Applet de Java?) El software que se pretende comprar ¿Permite analizar datos? ¿Qué tipo de análisis?

Gestión Estratégica Antes de comprar un software debemos saber ¿Realmente necesitamos un software? Gestión Estratégica (GE) debe responder esto ¿Cómo? GE define el plan estratégico, visión y misión de la empresa. ¿Qué esperamos cómo empresa en un futuro? Nota: UCN está definiendo su plan estrategico ¿Por qué la universidad decidió comprar el software Banner? ¿Qué objetivo de su plan podría estar relacionado con este software?

Gobernanza TI: Relación de GE y TIs TI Gobernanza se preocupa de tener alineado GE con TIs. En particular: Hacer realidad las decisiones de GE Proveer las estructuras necesarias para instalar TIs INSISTIR que TIs sean adoptadas e implementadas (Un departamento de informática podría cumplir con Gobernanza TI) Gobernanza TI viene “gobernar” nuestras TIs

Metodologías para encontrar para relacionar GE y Gobernanza TI COBIT ISO 17799 ITIL ¡Solo cultura general!

Algunas Tareas de Gobernanza TIs Conocer los últimos avances de TIs Constantemente empujar el uso de TIs Entender precisamente que beneficios, costos y riesgos pueden traer nuevas Tis. NOTA: Aunque un software sea libre, implantarlo y mantenerlo tiene su costo Asegurarse que TIs estén siempre funcionando (ej. Registro civil)

¡Debe estar alineada con GE! Gobernanza TI ¡Debe estar alineada con GE! Entender las necesidades de GE Optimizar las TIs en pos de las prioridades de GE

Gobernanza TI para un nuevo software ¿Qué debemos pasos debemos tomar para desarrollar/adquerir un nuevo software? CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE UN SOFTWARE (SDLC en Ingles) Conocido en Chile como CICLO DE VIDA

SDLC: Antiguo Implementar Todo e Implantar Antigua visión de la construcción del software Planificar Analizar TODO SE HACÍA EN CASA Diseñar Implementar Todo e Implantar Casi actual visión de los estudiantes de Ing. En software Mantención Software a la medida

Implementar ALGO e Implantar SDLC: Actual Planificar ERP Ej. Banner Analizar NO TODO SE HACE EN CASA Diseñar y comprar Implementar ALGO e Implantar ¿Cuál uso Codesser? Mantención

Iteraciones del SDLC Se itera muchas veces el mismo ciclo Cascada SLDC Cascada Iterativo Planificar Analizar Se pueden repitir la iteración por etapa del SLDC

SDLC Aparte de Cascada y Cascada Iterativo, hay otros SDLCs Prototipado O cualquier adaptación que necesite su empresa

Detallando Etapas de un SDLC Planificar Planificar Analizar Diseñar y comprar Implementar ALGO e Implantar Mantención

Planificar Monitorear los diferentes sistemas basados en TIs. Si alguno no cumple, planificar un cambio del sistema El cambio debe considerar: Objetivos del plan entregado por parte de GE Este plan generalmente tiene prioridades, considérelas Factibilidad que se pueda instalar el sistema Nota: CONSIDERE LA REALIDAD DE SU EMPRESA Ejemplo. ¿Un kiosco necesita Dynamic AX o SAP?

Planificar Para monitorear, usted debe escuchar a todos, desde el administrativo que ingresa solo datos. Por ejemplo, usted puede preguntar ¿Por qué el software actual le afecta en su productividad? Sin embargo, low-users no participan en las decisiones Las decisiones son tomadas por GE (ejemplo, CEO y CIO)

Planificar Si decidió actualizar/cambiar algunos sistemas, siempre debemos preguntarnos los siguientes puntos de factibilidad: Técnicas ¿Podemos deshacernos de nuestro sistema actual/legado? (ej. Registro civil) Operacional ¿Nuestro personal podrá usarlo? (ej. Personal adulto mayor) Económica ¿Podemos pagar un sistema nuevo? (ej. Kiosco de la esquina) Tiempo ¿Podemos realizarlo en el tiempo esperado? (ej. Fernández Wood)

Planificar IMPORTANTE: Debe ser sincero con lo que puede realizar. No sueñe, sea realista en su mundo/contexto. El soñar con algo que no puede administrar Considere los potenciales problemas de los cambios Considere el personal de su organización

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¿Realmente necesitamos un cambio en TIs? Analizar Antes de empezar, otra vez debemos preguntarnos: ¿Realmente necesitamos un cambio en TIs? ¡No se asuste, pero son decisiones importantes! ¡Su empresa puede sufrir mucho! !Usted y el gerente pueden ser despedidos! (ej. Registro civil)

Analizar Antes de realizar cualquier cosa, entienda bien sus sistemas Con este estudio, sabrá exactamente qué necesita y qué buscar con otros sistemas Escuche a los usuarios de sus sistemas, usted puede aprender muchos de ellos Entrevistas y cuestionarios

Analizar Teniendo en cuenta los potenciales cambios a realizar ¡¡Estudie el mercado de software!! Este es grande Si usted no sabe, contáctese a un grupo de expertos. Las buenas asesorías son caras, pero valen la pena ¡¡No contraten a recién egresados!! Vea otras experiencias, no sea pionero con el dinero que no es suyo

Analizar ¿Qué debo mirar en otros sistemas? Entradas: ¿Qué fuentes son usadas? ¿Cómo se recogen estas fuentes de datos? ¿Qué tan complejo es usar nuestra fuente de datos? (ej. ¿Pueden entender mis datos que están en fotos?) Salidas: ¿Qué reportes pueden generar estos sistemas? ¿Son todos los reportes que se necesita? ¿Es flexible actualizar estos reportes? Procesos: ¿Qué BPs representan estos sistemas? ¿Es compatible con mis BPs? (Ej. ¿Banner permite tomar asignaturas donde varios profesores dirigen un curso?) Controles: ¿Qué controles internos tienen el sistema? ¿Cómo mido la eficiencia de los BPs sistema? (ej. ¿El sistema verifica que las notas ingresadas por el profesor cumple con las regulaciones de la universidades?) Datos y transacciones: ¿Cuántos datos pueden ser almacenados? ¿cuántas transacciones por minutos soporta el sistema? (Ej. Autopista Central, bancos) Errores: ¿Cuantas veces se cae el sistema? O ¿Qué estable es el sistema estudiado?

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¿Podemos desarrollar estos sistemas a la medida? Diseñar y Comprar (Planificar) Hemos planificado lo que necesitamos (Analizar) Hemos analizado nuestros sistemas, incluso los sistemas que no cambiaremos (legados) ¿Por qué analizar los sistemas legaddos? (Analizar) Hemos entendido el mercado de los software AHORA: ¿Qué software exactamente debemos comprar? ¿Qué debemos adaptar del software comprado? o ¿Podemos desarrollar estos sistemas a la medida?

Diseñar y Comprar Actualmente, se compra un software y se adapta a nuestras necesidades Desarrollar un software completo no es muy común hoy, pero pasa en empresas pequeñas o con necesidades especiales (ej. codesser)

Diseñar y Comprar Si usted tiene dudas, contrate a consultores. Gasté un poco de dinero antes y no mucho después Cuando escucha una propuesta que encaje con sus necesidades, considere: El precio Promesas técnicas, de tiempo y económicas sean reales Reputación del vendedor Usabilidad (piense en sus usuarios)

Diseñar y Comprar Todo software adquirido debe ser adaptado a las exactas necesidades de la empresa Estas adaptaciones requieren diseñar como: Reportes/Salidas. Diseñar documentos/reportes de salida del software (ej. ¿Qué facturas debemos comprar? ¿Cuál es el formato de estas salidas?) Entradas. Diseñar entradas del software: (ej. ¿cómo puedo registrar cheques? ¿Puede leer datos en imágenes? ¿Es posible migrar nuestros datos? Interfaces Gráficas. Diseñar interfaces gráficas (look and feel) de las pantallas personalizadas para su empresa Seguridad. Diseñar qué tipo interfaces de autentificación de usuarios tiene estos software

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Implementar ALGO e Implantar (Planificar) Saber qué necesitamos cambiar (Analizar) Estudiar los sistemas que necesitamos cambiar (Diseñar) Seleccionar un software (Diseñar) Diseñar las entradas y salidas del software (Diseñar) Diseñar las adaptaciones particulares del software AHORA DEBEMOS IMPLEMENTARLO

Implementar ALGO e Implantar Todo software comprado debe ser adaptado a las necesidades de la empresa Esto debe ser programado La migración de datos puede estar en esta etapa Programar los reportes de salidas del sistema Programar conectores con sistemas legados

Implementar ALGO e Implantar Todo software necesita una capacitación del personal Considere este tiempo Use marcha blanca para ello Hay empleados que pueden necesitar más tiempo (ej. adultos mayores)

Implementar ALGO e Implantar Todo software necesita ser testeado No compre software que no tenga una versión en desarrollo y otra en producción Desarrollo: para pruebas Producción: para el uso personal Experiencia personal: Valore que el software comprado tenga una suite de tests que debe ser aprobada antes de cualquier cambio pase de desarrollo a producción

Implementar ALGO e Implantar Todo software necesita ser documentado Recuerden que el personal cambia, pero el software se mantiene Evite imprescindible usuarios, estos ganan mucho poder en el futuro. NOTA: esto no pasa solamente con el uso de software, sino con el dominio de cualquier proceso Un manual de usuario es siempre útil para nuevos usuarios

Implementar ALGO e Implantar Todo software necesita ser aceptado por la comunidad Si usted escucho al personal, esta etapa no debería tener grandes problemas

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Mantención Luego de ser instalado, podemos necesitar nuevas actualizaciones del SIA Ejemplos: Nuevos TIs son incorporados (nuestro sistema se puede convertir en un sistema legado) Nuevos requerimientos son incorporados Mejoras de eficiencias (ej. cambiar el servidor) Debemos reportar nuestras necesidades para obtener las actualizaciones correspondiente

Mantención Todo sistema falla, considere contratar a personas que siempre estén manteniendo estos sistemas

Todo software recién instalado, puede incorporar fraudes ¡CUIDADO!

Personal puede sabotear el software comprado Gestión del Cambio Personal puede sabotear el software comprado

Gestión del Cambio Las personas generalmente no le gusta un nuevo software por qué: Pueden perder su fuente de trabajo Pueden perder su poder en la organización Deben aprender algo nuevo y potencialmente más para hacer lo mismo que antes Aprender más y el mismo sueldo

Lectura del cápitulo 6 Paul Leger