Administración de Proyectos M. En C. Eduardo Bustos Farías

CONTENIDO Presentación Conceptos básicos Objetivos Objetivos específicos Conceptos básicos ¿Qué hace toda organización? ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es un programa? ¿Qué es la Administración de Proyectos? La Administración de proyectos en el tiempo Elementos relacionados Ciclo de vida del proyecto Integración del equipo

CONTENIDO La Administración de Proyectos y sus herramientas Metodología Selección del proyecto Carátula del proyecto Análisis de Stakeholders Desglose Estructurado del Trabajo (DET) Tabla de Precedencias Gráfica de Gantt Indicadores Valuación del proyecto

PRESENTACIÓN Objetivo Reconocer los fundamentos, metodología, herramientas y mejores prácticas en administración de proyectos.

Objetivos específicos PRESENTACIÓN Objetivos específicos Presentar las mejores prácticas en administración de proyectos. Aplicar la metodología y herramientas para la administración de proyectos. Desarrollar un caso de estudio. Presentar un software auxiliar para la administración de proyectos.

¿Qué hace toda organización? CONCEPTOS BASICOS ¿Qué hace toda organización? Planeación Objetivos Estrategias Planes 2. Ejecución Proyectos Procesos 3. Resultados Evaluación Reporte

CONCEPTOS BASICOS ¿Qué es un Proyecto? Situación actual Requerimientos Objetivos INICIO Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para lograr un objetivo en particular. Tiempo P R O Y E C T O Resultados FIN

CONCEPTOS BASICOS ¿Qué es un Proyecto? Tiene principio y fin Objetivos específicos Avance y calidad medibles Actividades interrelacionadas Recursos limitados Costo y tiempo definidos

Un programa Incluye por lo menos un elemento de actividad continua. CONCEPTOS BASICOS ¿Qué es un Programa? Es un grupo de proyectos interrelacionados y manejados en forma coordinada. Proyecto A Proyecto E Proyecto D Proyecto F Proyecto C F2 Proyecto B F1 SUBPROYECTOS F3 Un programa Incluye por lo menos un elemento de actividad continua.

¿Qué es la Administración de Proyectos? CONCEPTOS BASICOS ¿Qué es la Administración de Proyectos? Es la aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.

Se incorporan tiempos, costos, desempeño (calidad y tecnología) CONCEPTOS BASICOS La administración de proyectos en el tiempo PROFESIONAL CONTROL 1994-2003 Se incorporan tiempos, costos, desempeño y voz del cliente (requerimientos) 1986-1993 TRADICIONAL Se incorporan tiempos, costos, desempeño (calidad y tecnología) 1960-1985 Se prioriza la técnica

La administración de proyectos en el tiempo CONCEPTOS BASICOS La administración de proyectos en el tiempo NIVEL 5 Mejora Continua Mejora de procesos NIVEL 4 Benchmarking Control de procesos NIVEL 3 Metodología Específica Definición de procesos Retroalimentación NIVEL 2 Procesos Comunes Conocimiento básico NIVEL 1 Lenguaje Común Madurez de la administración de proyectos Harold Kerzner

Buscar la satisfacción de todos los interesados. CONCEPTOS BASICOS Elementos relacionados ENTORNO TIEMPO COSTO RECURSOS ALCANCE, DESEMPEÑO, TECNOLOGIA, CALIDAD ENTORNO Buscar la satisfacción de todos los interesados.

Elementos relacionados CONCEPTOS BASICOS Elementos relacionados ADQUISI- CIONES INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO TIEMPO COMUNICA- CIONES COSTO RECURSOS HUMANOS CALIDAD

Elementos relacionados CONCEPTOS BASICOS Elementos relacionados MARCO REGULATORIO DESARROLLAR PROCESOS DE CALIDAD Misión y visión de la Institución Objetivos estratégicos Metas Presidenciales Leyes y reglamentos Normatividad interna Ambiente de Control Tecnología Metodologías Comunicaciones Facilidades Nuevos roles Capacitación Competencia laboral Insumos Oferta Compromiso Satisfacción de cliente Procesos mejorados Reducción de costos Compromiso de mejora P O T C C MEJORA CONTINUA ISO 9000:2000 Análisis Rediseño Mejora ENFOQUE PREVENTIVO CULTURA DE SERVICIO PRODUCTOS Y SERVICIOS ESTRATEGIAS INFRAESTRUCTURA INDICADORES Y RESULTADOS ORGANIZACIÓN

Ciclo de vida del proyecto CONCEPTOS BASICOS Ciclo de vida del proyecto Instalación completa Operación completa Entrega 100% $, HH Grado de influencia en resultados Avance Decisiones trascendentes Decisión de arranque Se divide en fases para controlarlo Fase 1 Concepto Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque

Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo OIC Coordinación del Proyecto Mando Superior Líder del Proyecto Mando medio A Mando medio B Mando medio C FUNCIONAL Varios responsables Superior identificado Actúan por especialidad Enfoque fragmentado Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Personal involucrado en proyectos

FUNCIONAL - FACILITADOR CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando Superior FUNCIONAL - FACILITADOR Líder depende de un Mando Medio funcional No tiene toda la autoridad para decidir El apoyo depende del Mando funcional Líder, monitorea y entrega resultados Líder del Proyecto Mando medio A Mando Medio B Mando medio C Operativo Operativo Operativo Mando medio Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo OIC coordinador del Proyecto Personal involucrado en proyectos

Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Mando Superior MATRICIAL Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional Líder de proyecto de tiempo completo Autoridad y la toma de decisiones compartida Mando medio A Mando medio B Mando Medio C Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo OIC Coordinación del Proyecto Líder del Proyecto Personal involucrado en proyectos

Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo POR PROYECTOS El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales, etc El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal Puede disponerse de un pool de recursos Mando superior Líder del Proyecto Mando Medio Proyecto A Mando medio Proyecto B Mando medio Proyecto C Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo OIC Coordinación del Proyecto Personal involucrado en proyectos

Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Un solo responsable de administrar el proyecto Dedicación de tiempo completo Uso apropiado e integral de planeación y control Lograr objetivos con los recursos disponibles

Rol de Líder de Proyecto CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Rol de Líder de Proyecto Tomar las decisiones requeridas Enlace con todos los involucrados Negociar con áreas de apoyo Resolución de conflictos

Integración del equipo CONCEPTOS BASICOS Integración del equipo Alto Competencias técnicas Bajo Competencias humanas Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

H V A P ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Metodología PLANEAR Diagnóstico Misión Visión Objetivos Estrategias Metas HACER Proyectos Procesos Servicios H V A P ACTUAR Acciones: De desarrollo Preventivas Correctivas De mejora VERIFICAR Indicadores Avance Resultados Ciclo de la Mejora continua William Edwards Deming

PASOS ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Metodología 1 2 - 11 12 13 - 14 15 - 16 INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Metodología Selección y priorización Aprobación y formalización Alcance Definición de actividades Plan de recursos Secuencia de actividades Duración de actividades Estimación de costos Administración de riesgos Cronograma Presupuesto 1 2 A 3 4 6 10 5 7 B 8 11 9 A

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Metodología Ejecución Evaluación del desempeño Seguimiento Cierre del proyecto Cierre administrativo 12 13 14 15 16 B

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Selección del proyecto Gobierno que Cueste Menos Gobierno de Calidad Gobierno Profesional Gobierno Digital Gobierno con Mejora Regulatoria Gobierno Honesto y Transparente AGENDA DE BUEN GOBIERNO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Carátula del proyecto Nombre del proyecto: Responsable del proyecto: Objetivo: Beneficios: Alcance: Situación actual: Estrategias: Indicadores Metas 2003 2004 2005 Prioridad: Ayuda a identificar el proyecto por parte de todos los involucrados Proporciona información general del proyecto ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo?

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Análisis de Stakeholders ORGANIZACIONES PROYECTO PERSONAS OTROS INVOLUCRADOS O AFECTADOS

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Análisis de Stakeholders Líder Clientes Asesores Consultores Patrocinadores Proveedores Equipo de trabajo Sociedad Etc.

Influencia en el proyecto ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Análisis de Stakeholders Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg alto / bajo alto / alto Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Influencia en el proyecto Bajo Alto Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg bajo / bajo bajo / alto Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg Bajo Alto Interés en el proyecto Nsciemn Budnmn Rvbngh Cfdgbhn Nsciemn Budnmn Lbhnjh Nijuhg “Post –its”

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Desglose Estructurado de Trabajo (DET) Arreglo de actividades de acuerdo a entregables Al descender de nivel se incrementa el detalle 1.2 1.3 1.1 Paquetes de trabajo Sub-paquetes Actividades Productos 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1 2 3

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Desglose Estructurado de Trabajo (DET) 1.2 1.3 1.1 Paquetes de trabajo Sub-paquetes Actividades Productos 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1 2 3 Organiza, define y detalla el proyecto Cada paquete, sub-paquete y actividad tiene un responsable

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en el DET, y nos muestra el orden en que se ejecutarán. Se sugiere que como mínimo incluya los siguientes elementos: Clave de la actividad Actividad Duración Actividades precedentes Responsable

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Tabla de precedencias 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edición realizada Público consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicación y difusión efectuadas Fin ---- 4 meses 2.5 meses 1 mes 2 meses 1.5 meses 0.5 meses -- 1,2 5,6,7 ? ------ Director de Planificación Director Jurídico Subsecretario Director Administrativo Director de Control Clave de la actividad Actividad Duración Responsable Actividades precedentes PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Elaboró: Fecha: Eduardo Dávila Turcios Octubre 2002

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Gráfica de Gantt Arreglo de actividades de acuerdo a tiempos y responsables Permite registrar avances de acuerdo a lo planeado Herramienta para el seguimiento y control

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Indicadores ESTRATEGICOS Cumplimiento de los objetivos estratégicos D E S M P Ñ O PROYECTOS Contribución del proyecto al cumplimiento de los objetivos GESTION Resultados de los procesos clave SERVICIO Medición de la calidad de un servicio Satisfacción percibida por el usuario

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Valuación del proyecto Ventajas Desventajas Beneficios Plazo Inversión Gravedad Urgencia Tendencia Muchas Ninguna Muchos Corto Alta Muy urgente Se agrava Pocas Pocos Mediano Baja Media Urgente Se mantiene Ninguno Largo No urge Desaparece 100 PUNTOS 50 PUNTOS 25 PUNTOS