LA CARTA 1

La carta es un documento de naturaleza formal, con valor legal y probatorio que se utiliza cuando se desea darle tono de formalidad al mensaje. También se le conoce como oficio. Es un documento de comunicación y enlace entre las organizaciones porque establecen las relaciones comerciales y administrativas. Tipos y tamaños de letras: Se recomienda utilizar tamaño de letras 10, 11 ó 12, dependiendo del tipo de letra. En cuanto al tipo de letra, sugerimos Arial, Tahoma, Lucida Bright, Verdana o Times New Roman. 2

El papel: Debe ser de excelente calidad. Las cartas se digitan en papel tamaño carta, o sea, de 8 ½ por 11 pulgadas. Tinta: Impresoras de matriz de puntos, de inyección de tinta, y láser, asimismo máquinas de escribir manuales, eléctricas, electrónicas y fotocopiadoras. 3 Tamaño PALABRAS REALES De 50 a 100pequeña De 101 a 200mediana De 201 a 300 grande De más de 300 Dos o más páginas

MÁRGENES Con base en el tamaño de las cartas, se definen los márgenes superior, izquierdo y derecho como se muestra en el siguiente cuadro: Tamaño de la carta Margen izquierdo Margen derecho Margen superior EncuadernaciónRetornos de la fecha a la dirección del destinatario pequeña2” 5.08 cm. 2” 5.08 cm 2 ½ ” 6.42 cm. 0,5” 1.27 cm. 4 mediana1.5” 3.81 cm. 1.5” 3.81 cm. 2” 5.14 cm. 0,5” 1.27 cm. 4 Grande y de más de dos hojas 1” 2.54 cm. 1” 2.54 cm. 2” 5.14 cm. 0,5” 1.27 cm 4 4

ESTRUCTURA DE LA CARTA Encabezado Texto Cierre 5 -Membrete -Fecha - Número oficio - Destinatario - Saludo - Atención - Asunto -Membrete -Fecha - Número oficio - Destinatario - Saludo - Atención - Asunto -Texto de la carta -Despedida -Nombre del remitente y puesto - Antefirma - Iniciales de identificación - Anexos - Copias - Nombre del archivo - Ruta de acceso -Despedida -Nombre del remitente y puesto - Antefirma - Iniciales de identificación - Anexos - Copias - Nombre del archivo - Ruta de acceso

Partes Básicas del Encabezado El membrete: El membrete identifica y responsabiliza a la oficina o la empresa que envía el documento. Aparece impreso en la parte superior de la hoja, aunque algunas veces está a la izquierda, a la derecha o en la parte inferior. 6

La fecha: Es importante porque: Le indica al remitente y al destinatario el día, mes y año en que se elaboró. Sirve de referencia cuando se contesta la carta. Es un elemento fundamental para ordenar las cartas cronológicamente en el momento de archivarlas. Se utiliza para establecer los períodos de conservación y eliminación. 7

Número de oficio o consecutivo: Su utilidad es: Llevar un orden numérico Identificar la carta Llevar un control sobre la cantidad de cartas que se producen en un año o período. El oficio o consecutivo está formado por letras y números. Ejemplo: 23 de mayo de 2004 ESP

Ejemplo de cuadro para el control de consecutivo:

El destinatario: Es la persona o empresa a quien va dirigida la carta. Está constituido por: El título académico o tratamiento de cortesía Nombre completo de la persona a quien se le envía la carta Puesto o cargo que ocupa en la organización Dirección completa Ejemplo: Señor Juan Pérez Fernández Director, Departamento Financiero Distribuidora Marta Apartado , San Joaquín de Flores Heredia 10

El Saludo: Formal Informal 11 Estimado colega: Estimado señor: Apreciado señor: Estimado señor García: Querido compañero: Estimado compañero: Estimada doctora Mora: Estimado colega: Estimado señor: Apreciado señor: Estimado señor García: Querido compañero: Estimado compañero: Estimada doctora Mora: Querido amigo:

El Texto de la Carta: El texto de la carta debe cumplir con los siguientes requisitos: Tener buena redacción y ortografía. Presentación correcta de las reglas gramaticales, de puntuación y digitación. Aplicar las reglas de estilo: como el uso del subrayado, la negrilla, cursiva, sangrías, espaciado, puntuación, distribución correcta de los párrafos, centrado, división de palabras y frases. 12

PARTES BÁSICAS DEL CIERRE La despedida: El grado de formalidad al despedirse debe estar acorde con el saludo. Por ejemplo: Si el saludo es: La despedida podría ser Estimado señor (a) (ita): Atentamente, La expresión que más se usa en la despedida es atentamente, porque es sencilla y formal, aunque también se utiliza respetuosamente,. Este último se usa cuando la carta va dirigida a personas de alto nivel jerárquico. 13

Algunas frases que no se deben usar en la despedida por considerarse algunas informales, antiguas, repetitivas, poco corteses, exageradas, no adecuadas o con lenguaje desactualizado son: Hasta la próxima Hasta pronto Con toda consideración le saluda, Con toda consideración y estima Afectuosamente, Cordialmente, De usted atentamente, Le saluda, atentamente, Agradeciéndole de antemano, Su seguro servidor 14

Nombre del remitente, firma y cargo del firmante: En toda carta, después de la despedida debe digitarse el nombre completo de la persona responsable de lo que se ha escrito. Este debe ir acompañado de la firma o rúbrica y del nombre del cargo o puesto que ocupa en la organización, éstas se consideran partes básicas de cualquier carta. Ejemplo: 15 Lic. Luisa Camacho Bolaños Profesora Lic. Luisa Camacho Bolaños Profesora

Iniciales de identificación: Se escriben en la carta para poder identificar quién la digitó. Las iniciales se colocan dos renglones después del nombre mecanografiado o puesto, al margen izquierdo. Ejemplo: MujerHombre María AlfaroMario Rojas María AM. Rojas 16

PARTES ADICIONALES DE LA CARTA Atención: 17 Banco Nacional Sucursal de Belén 4005 San Antonio de Belén Heredia Atención: Sr. Jorge Bogantes Mora Banco Nacional Sucursal de Belén 4005 San Antonio de Belén Heredia Atención: Sr. Jorge Bogantes Mora

Asunto: Se usa cuando se necesita destacar el tema principal de que trata la carta así como para llamar la atención del lector, sintetizar y facilitar la lectura. Se escribe entre el saludo y el texto. 18 Estimado señor: ASUNTO: CREDITO DEVIVIENDA Asunto: Crédito de Vivienda ASUNTO: Crédito de Vivienda

Antefirma: Es el nombre mecanografiado de un departamento, sección, oficina u otro. Se escribe dos líneas después de la despedida en mayúscula total. Si se utiliza una hoja membretada y ésta contiene el nombre del departamento, sección, oficina u otro, no se debe escribir la antefirma porque sería duplicar la información. 19 Atentamente, ESCUELA DE SECRETARIADO PROFESIONAL M.Sc. Yamileth Arguedas Directora

Anexos o adjuntos: La palabra anexo o adjunto le indica al destinatario que con la carta van incluidos uno o varios documentos, ya sean cheques, facturas, informes, estados de cuenta u otros. La palabra anexo o adjunto se escribe dos líneas después de las iniciales de identificación, en el margen izquierdo y con la letra inicial mayúscula. Si la carta incluye varios anexos, se dejan dos espacios y se listan los documentos a espacio sencillo. 20

Copias: La palabra copia se utiliza para indicarle al destinatario que se ha enviado copia de esa comunicación a otras personas. Las copias se indican con la letra C. en mayúscula y con un punto y se colocan dos líneas verticales después de las iniciales de identificación. En caso de que hayan anexos, las copias se indican dos espacios verticales después de éstos. 21 María L. C. Dra. Ana María Mora Campos. Directora, Clínica de Pavas María L. C. Dra. Ana María Mora Campos. Directora, Clínica de Pavas María L. C : Dra. Ana María Mora Campos. Directora, Clínica de Pavas Lic. Ana María Fournier Vargas, Profesora, Escuela de Secretariado María L. C : Dra. Ana María Mora Campos. Directora, Clínica de Pavas Lic. Ana María Fournier Vargas, Profesora, Escuela de Secretariado

ORDEN Y COLOCACIÓN DE LOS NOMBRES MECANOGRAFIADOS Si quienes firman la carta laboran para la misma institución o empresa, se deben seguir los siguientes criterios: 1. Orden jerárquico 2. Antigüedad 3. Orden alfabético. 22 Atentamente, ESCUELA DE SECRETARIADO PROF. Lic. Luisa Camacho Bolaños Msc. Yamileth Jenkins Alvarado Subdirectora Directora

Carta firmada por tres personas: 23 Atentamente, ESCUELA DE SECRETARIADO PROFESIONAL Margarita Sandí Retana Yamileth Jenkins Alvarado Subdirectora Directora Flora Espinoza León Profesora

ESTILOS Bloque Semibloque Bloque extremo 24

BLOQUE 25 EDITORIAL EDUCATIVA S.A. 19 de marzo del 2007 Señores Profesores Departamento de Comunicación Instituto Tecnológico de C.R. Estimados señores: Me permito informarles que el texto “Habilidades Básicas de Redacción”, producido bajo el sello de nuestra editorial y de gran aceptación por parte de los alumnos de los cursos que ustedes imparten, se encuentra agotado. El autor, Sr. Gabriel Vargas, ha presentado una segunda edición aumentada y corregida. No obstante, es su deseo que la impresión definitiva no se realice hasta contar con las observaciones del Departamento que ustedes integran. Les remito fotocopia del borrador de esta nueva versión y les solicito, de acuerdo con los deseos del autor, hacernos llegar sugerencias o materiales que permitan mejorar el libro. Para efectos de que el texto se encuentre disponible al iniciar el segundo semestre del presente año, nuestra fecha límite para recibir observaciones es el próximo 2 de junio. Atentamente, Prof. Carlos Brenes Soto Director Editorial Educativa María A. Anexo: Borrador C. archivo

BLOQUE EXTREMO 26 EDITORIAL EDUCATIVA S.A. 19 de marzo del 2007 Señores Profesores Departamento de Comunicación Instituto Tecnológico de C.R. Estimados señores: Me permito informarles que el texto “Habilidades Básicas de Redacción”, producido bajo el sello de nuestra editorial y de gran aceptación por parte de los alumnos de los cursos que ustedes imparten, se encuentra agotado. El autor, Sr. Gabriel Vargas, ha presentado una segunda edición aumentada y corregida. No obstante, es su deseo que la impresión definitiva no se realice hasta contar con las observaciones del Departamento que ustedes integran. Les remito fotocopia del borrador de esta nueva versión y les solicito, de acuerdo con los deseos del autor, hacernos llegar sugerencias o materiales que permitan mejorar el libro. Para efectos de que el texto se encuentre disponible al iniciar el segundo semestre del presente año, nuestra fecha límite para recibir observaciones es el próximo 2 de junio. Atentamente, Prof. Carlos Brenes Soto Director Editorial Educativa Anexo: Borrador C. archivo

SEMIBLOQUE 27 EDITORIAL EDUCATIVA S.A. 19 de marzo del 2007 Señores Profesores Departamento de Comunicación Instituto Tecnológico de C.R. Estimados señores: Me permito informarles que el texto “Habilidades Básicas de Redacción”, producido bajo el sello de nuestra editorial y de gran aceptación por parte de los alumnos de los cursos que ustedes imparten, se encuentra agotado. El autor, Sr. Gabriel Vargas, ha presentado una segunda edición aumentada y corregida. No obstante, es su deseo que la impresión definitiva no se realice hasta contar con las observaciones del Departamento que ustedes integran. Les remito fotocopia del borrador de esta nueva versión y les solicito, de acuerdo con los deseos del autor, hacernos llegar sugerencias o materiales que permitan mejorar el libro. Para efectos de que el texto se encuentre disponible al iniciar el segundo semestre del presente año, nuestra fecha límite para recibir observaciones es el próximo 2 de junio. Atentamente, Prof. Carlos Brenes Soto Director Editorial Educativa Anexo: Borrador C. archivo

TIPOS DE PUNTUACIÓN PUNTUACION MIXTA: Dos puntos (:) después del saludo y una coma (,) después de la despedida. No se usa puntuación al final de las líneas de la dirección. PUNTUACION ABIERTA: Cualquier línea que no sea parte del texto de la carta y que termine en una abreviatura debe ir seguido de punto y aparte (.) 28 PUNTUACION CERRADA: Lleva punto al final de la línea de la fecha, coma (,) después de cada línea de la dirección.