Programa de Capacitación PROJECT ACCOUNTING Curso Inicialización de Proyectos

Reglas claras Teléfonos apagados o en silencio Puntualidad Participación Turnos para hablar No interrumpir cuando un colega esté opinando Lenguaje adecuado y propositivo Mente abierta Romper paradigma de jerarquía Material de apoyo Sesión dinámica

Agenda Contexto del proyecto Introducción AX y PA Procesos abordados en el curso Resumen Evaluación Ejercicios prácticos

Contexto del proyecto Introducci ón AX y PA Procesos abordados en el curso Resumen Evaluación Ejercicios prácticos

Adquisición y Logística Finanzas BI RR.HH. ERP I ETAPA Proyectos Proyecto Génesis Atención de Clientes Pre-venta y Venta CRM II ETAPA

Proyecto Génesis El término ERP significa: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. El objetivo es INTEGRAR las áreas donde antes había un sistema de información especializado para cada una de éstas. La principal ventaja es la gestión en tiempo real de la información. Adquisición y Logística Finanzas BI RR.HH. ERP I ETAPA Proyectos

Principales beneficios Reportes en línea Información actualizada en línea que facilitará el seguimiento de nuestros procesos internos Fácil de usar 2.2. Accesos sencillos y rápidos a la información. Información oportuna 1.1. Procesos Automatizados Agilidad en la obtención de resultado Aprobaciones en líneas Única fuente de información Evitaremos información duplicada Mayor sinergia entre áreas Mejoraremos la comunicación interna

Contexto del proyecto Introducción AX y PA Procesos abordados en el curso Resumen Evaluación Ejercicios prácticos

¿Qué es Microsoft Dynamics AX 2012? Es una herramienta diseñada para organizaciones de tamaño mediano y grande que ayuda a los empleados a trabajar de manera efectiva, administrar los recursos y competir de mejor manera. AX automatiza y facilita los procesos de la cadena de suministros, de recursos humanos, de proyectos, de inteligencia empresarial y financieros, de un modo que contribuye a conseguir el éxito empresarial.

Acceso a Microsoft Dynamics AX

Espacio de trabajo Panel de contenido Barra de titulo Barra de direcciones Panel de exploración Funcionalidades Menú ver y ayuda Barra de estado

Acceso a funcionalidades Menús similares a los programas más comunes de Microsoft como: Word, Power Point, etc..

Microsoft Dynamics AX se integra muy fácilmente con otras herramientas Microsoft como por ejemplo Microsoft Excel, para exportar información directamente desde AX. Acceso a funcionalidades

Project Accounting

¿Qué es PA? Project Accounting o simplemente PA, es un Módulo de Microsoft Dynamics AX 2012, el cual está diseñado para gestionar y controlar los costos asociados a los Proyectos que le permiten al área de Finanzas visualizar en línea dicha información, basándose en los hechos económicos (transacciones) que ocurren en las distintas etapas de un Proyecto. Adquisición y Logística Finanzas BI RR.HH. ERP Proyectos Viajes y Gastos Gestión de Proyectos

Módulos a revisar en PA MacroProceso Contenido Pérdidas y ganancias Consumos Trabajos en proceso

¿Qué es un Proyecto? control presupuestario. Un proyecto es aquel que por su condición técnica, operativa y financiera amerita tener un control presupuestario. Es decir, aquellos que por su envergadura requieren de una mayor gestión y seguimiento contable dentro de un período de tiempo definido. En PA utilizaremos dos tipos de proyectos: o Inversión o Tiempo y Material (venta) Nota: Sólo los proyectos de tipo inversión, son activados contablemente luego de ser ejecutados.

Proyectos a controlar en PA

Ciclo de Gestión en PA Pre-requisitos Sol. Comerciales Req. Interno Req. Externo Planta Externa Inmobiliaria Infraestructura Tecnología Ingeniería Sistemas Administración Servicios Venta de Productos y servicios Control presupuestario Solicitudes y rendición Consumos Presupuesto Creación de Proyectos Propuesta de factura Cierre de Proyecto (Alta de Activo Fijo) Cotización Previsión Project Accounting

Matriz Core Cuenta Financiera con la cual se controlar los Gastos e Ingresos de un proyecto. Segmentación de los proyectos que serán controlados en PA

Matriz Core Representa un hecho económico con el cual se asocia un proyecto, para cargar los gastos e ingresos registrados Define el tipo de transacción a realizar (diarios) Asocia las diferentes categorías de proyectos.

Preguntas?

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Macroproceso módulo de PA

Subproceso creación

Ingreso al módulo de PA Para ingresar al módulo de PA, primero es necesario ingresar a la entidad jurídica correspondiente y dentro del área de trabajo de AX, seleccionar el módulo de “Gestión de Proyectos y Contabilidad.

Ingreso al módulo de PA En la página del área, dentro del ítem común, están los proyectos creados en PA. Se pueden ver todos los proyectos o sólo los creados por el usuario.

En la página de proyectos creados, existen varios filtros que se pueden activar para visualizar sólo los proyectos que se desean ver. Filtros que posee PA

Creación de un Proyecto En PA hemos definido tres formas de cómo crear un Proyecto en AX: 1.De manera manual o directa: Se refiere a cuando un usuario crea un proyecto manualmente en AX, definiendo su configuración e ingresando el presupuesto de manera directa. 1.En menú “Nuevo” se debe hacer clic en icono Proyectos para crear un nuevo proyecto. 2.En el registro del nuevo proyecto, se debe seleccionar el tipo de proyecto, crear el nombre del proyecto, Grupo de proyecto y asociar a un cliente (si corresponde).

1.En la pantalla principal del proyecto, se deben configurar los siguientes datos: o Jerarquía de proyecto: Check en encabezado, para disponer de jerarquía. o Presupuesto y previsión: Check en Control presupuestario y sobregasto del presupuesto. o Dimensiones financieras: Para PA se deben seleccionar Centro de costos y Zona. Creación de un Proyecto

2.Por integración desde Ficha de Proyecto (OSS): Cuando el usuario genere una ficha de Proyectos Internos de Planta Externa o Proyectos Inmobiliarios, y éstas cambien su estado a “Proyectista para OT”, automáticamente por integración se creará un Proyecto en AX. Creación de un Proyecto

3.Por integración desde FIIL: Cuando un FIIL con factibilidad asociada, sea confirmado por Asignaciones y ésta área lo envíe a Proyectos de Planta Externa, se gatillará de manera automática la creación de un proyecto en PA. 1.La razón social y el N° de FIIL crean el proyecto. FIIL Creación de un Proyecto FIIL 12345

Nieto Hijo Un Subproyecto es creado cuando existe Jerarquía dentro de un proyecto. Dependiendo de la clase del proyecto, un Subproyecto puede tener un nivel jerárquico de “Hijo” o “Nieto”. Creación de un Subproyecto.

1.Una vez que se definen los parámetros generales del proyecto y subproyectos, se debe cambiar la etapa del proyecto a “En proceso”. 2.Se selecciona “Editar todos los subproyectos”, para que cambie la etapa en el proyecto cabecera y en todos los subproyectos hijos y nietos que hayan sido creados. En el caso que aparezca el mensaje sobre la aprobación del presupuesto, se debe seleccionar el botón OK. Cambio de etapa de proyectos

Cambio de grupo de proyectos

Copiar un Proyecto

Copiar un Proyecto.

Copiar un Proyecto

La integración y jerarquía definida en PA, para esta clase de proyectos es la siguiente: 1.FIIL crea cabecera del proyecto. 02. FIIL+CS crea subproyecto hijo. 02B. FIIL de equipos se crean como subproyecto nieto. 03. OTs se crean como subproyecto nieto. Integración de Proyectos (Asociado a FIIL)

La integración y jerarquía definida en PA, para esta clase de proyectos es la siguiente: 1.Ficha crea cabecera del proyecto. 2.OTs crea subproyecto hijo. 3.Equipos asociados al proyecto, se crean como subproyecto hijo. Integración de Proyectos (Asociado a Ficha)

DIRECTO Proyecto “Padre” (Nombre de proyecto) Subproyecto “Hijo 1” (Nombre especialidad) Subproyecto “Hijo 2” (Nombre especialidad) Subproyecto “Hijo n” Acumula costos producto de Transacciones Jerarquía a utilizar en PA

INTEGRACIÓN FILL FICHA Acumula costos producto de transacciones Acumula costos producto de transacciones Jerarquía a utilizar en PA

La Jerarquía que se creará en PA, dependerá del tipo de proyecto integrado o creado directamente, pudiendo llegar hasta 3 niveles. PADRE (nivel 1) HIJOS (nivel 2) NIETOS (nivel 3) Jerarquía a utilizar en PA

Enterprise Portal

Es un sitio web que ofrece AX para que los usuarios accedan a datos mediante formularios basados en Internet. Uno de estos formularios corresponde al módulo de Proyectos, que incluye la funcionalidad de creación, edición y consulta de proyectos.

Enterprise Portal

Preguntas?

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Resumen AX entrega varios beneficios para Gtd: o Información oportuna - Fácil de usar - Reportes en línea - Única fuente de información - Mayor sinergia entre áreas. PA es un módulo contable que permite gestionar y controlar los costos asociados a los proyectos, para que sean visualizados en línea. Un proyecto es aquel que por su condición técnica, operativa y financiera amerita tener un control presupuestario. En PA existen tres formas de crear un proyecto: o Manual o Integración desde fichas de proyectos (interno-inmobiliaria) o Integración desde FIIL Los proyectos sea crean con jerarquía, según sea su objetivo: o Padre (Proyecto directo sin jerarquía) o Padre-Hijo (Proyectos asociado a fichas y directos) o Padre-Hijo-Nieto (Proyectos asociados a FIIL-CS) Enterprise Portal es una funcionalidad WEB que permite tener acceso a los proyectos creados en AX.

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Ejercicio Genérico 1.Crear un proyecto de tipo Inversión, el cual consiste en la remodelación de un edificio recientemente adquirido por Gtd para ser utilizado como oficina. Los subproyectos deben estar asociados a las siguientes especialidades: Arquitectura Instalación eléctrica Climatización Una vez creado el proyecto y subproyecto en AX, ingrese al Enterprise Portal y visualice el proyecto creado.

Ejercicio específico por área: Área de Infraestructura: Crear proyecto de Inversión asociado a la construcción de un nodo, con especialidades de energía, climatización, alcantarillado, permisos. Área de P.Externa: Crear un proyecto de Inversión asociado a la ampliación de la P.Externa, tanto para Cables como Obras Civiles. Área de requerimiento: Crear un proyecto de T&M asociado a la venta de servicios, venta de cableado estructurado y venta de una PABX. Área de tecnología: Crear un proyecto de inversión asociado la instalación de equipos de backbone en 3 nodos diferentes. Área de telefonía: Crear un proyecto de inversión asociado a la ampliación de la central de conmutación Alcatel, considerando instalación HW y capacitación fuera de chile.

Área de administración: Crear proyecto de inversión asociado la remodelación de una oficina, considerando demolición, construcción e instalación de muebles. Área de sistema: Crear un proyecto de inversión asociado al diseño de una solución corporativa para la creación de un FIIL desde un teléfono móvil, debe contemplar desarrollo, consultoría y equipamiento. Área Planta Interna: Crear un proyecto de inversión, asociado a realizar homologación de equipos y upgrade de SW. Área Imagen: Crear un proyecto de inversión asociado a la instalación de una antena de TV en la oficina central (headend), considerando compra de infraestructura, instalación y puesta en servicio.

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Muchas Gracias!!