CLASIFICACIÓN, Organización y conservación de archivos

TEMAS Ley Federal de Archivos Actividades a realizar en materia de clasificación, organización y conservación de archivos en planteles Inventario de expedientes Transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración Catálogo de Disposición Documental

Ley Federal de Archivos, Publicada en el D.O.F. el 23 de enero del 2012 Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios: I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos; II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión. Artículo 9. …. Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones. Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas. Coordinadora General de Archivos del CONALEP: M. Aud. Corazón de María Madrigal (Secretaria de Administración)

Artículo 13. Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente. Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa se tiene nombrado a un Responsable de Archivo de Trámite, en este caso en cada plantel. Responsable del Archivo de Concentración: Ing. Claudia I. Guevara Infanzón Responsable del Archivo Histórico: C.P. Adalberto Legorreta Gutiérrez

Artículo 18. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos: I. Registro de entrada y salida de correspondencia; II. Identificación de documentos de archivo; III. Uso y seguimiento; IV. Clasificación archivística por funciones; V. Integración y ordenación de expedientes; VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente; VII. Transferencia de archivos; VIII. Conservación de archivos; IX. Prevaloración de archivos; X. Criterios de clasificación de la información; y XI. Auditoría de archivos.

Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. Los inventarios documentales; a) General, b) De transferencia; y c) De baja; y IV. La guía simple de archivos.

Artículo 23. Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia. Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.

Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes: I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico; II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones; III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación; IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;

V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada; VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos; VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos; VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión.

actividades a realizar en materia de CLASIFICACIÓN, Organización y conservación de archivos EN PLANTELES A PARTIR DEL 2011 Registro de los expedientes que se aperturan en un nuevo ejercicio fiscal Clasificación de expedientes de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística para planteles Elaboración de carátulas Ordenación de los expedientes

Elementos para la clasificación de expedientes Fondo documental. La clave de determinante de oficina. La clave de la serie documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se apertura. El número progresivo que corresponde al expediente, al registrarlo en el formato “Registro y control de expedientes” 660-APO-PR-07-FO04, dado en forma progresiva de manera anual y para cada expediente que se apertura. El año de apertura del expediente que se clasifica. Número de volumen del expediente.

FONDOS DOCUMENTALES

Claves de determinante de oficina Secciones DP Dirección del Plantel CE01 Coordinación Ejecutiva de Formación Técnica y Capacitación CE02 Coordinación Ejecutiva de Apoyo Operativo S1 Capacitación S2 Formación Técnica S3 Informática S4 Promoción y Vinculación S5 Servicios Administrativos S6 Servicios Escolares S7 Talleres y Laboratorios

Series Documentales

Asunto Describe el tema principal de la documentación que resguarda el expediente. Debemos evitar transcribir el nombre de la serie documental como asunto. Es el punto principal de identificación de la información que contiene el expediente. Debemos ser claros y precisos al momento de describir el asunto.

Número progresivo al momento de registrar el expedientE

Año de apertura y número de volumen del EXPEDIENTE

Ejemplos de clasificación 003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011 003/S6/22/Correspondencia oficios recibidos de la UODDF/02-2011 ………. 003/S6/08/Becas institucionales Conalep segunda etapa/08-2011 .......... 003/S6/51/Programa Operativo Anual 2011/10-2011 003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 1 003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 2

Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011

Ejemplos de clasificación 106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012 106/S6/30/ 121060026-6 AMEZCUA DIAZ DIBLIK DAMARA/02-2012 106/S6/30/ 121060027-4 ACEVEDO HERNANDEZ TANIA SARAI/03-2012 106/S6/30/ 121060040-7 BALLESTEROS MARCOS MARIA BERNARDA/04-2012

ORDENACIÓN de expedientes Los expedientes que se aperturan, se van resguardando en el Archivo de Trámite de cada unidad administrativa. Cada oficina debe de estar numerada, siendo la oficina número 01 la de la Dirección del plantel. Subsecuentemente, cada oficina deberá de tener un número que la identifique. Cada archivero, estante o mueble dentro de la oficina, deberá de estar también numerado y también cada uno de los niveles de cada uno de ellos.

Ejemplo de OFICIO

INVENTARIO DE EXPEDIENTES

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal Octavo. El inventario general a que se refiere la fracción III inciso a) del lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título con anterioridad al 12 de junio de 2003. El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de 2003.

Cada área interna del plantel deberá enviar por correo electrónico su inventario concluido a la dirección electrónica jxospa@conalep.edu.mx para su revisión y comentarios, mismo que deberá abarcar todos sus expedientes del 2011 hacia atrás. Los inventarios serán revisados por la Coordinación General de Archivos del CONALEP. Una vez que tengan el visto bueno de la Coordinación General de Archivos del CONALEP, respecto a la elaboración e integración de su inventario, esta enviará un oficio a cada Director de Plantel, señalando que áreas internas han concluido satisfactoriamente con esta actividad, mismas que estarán listas para llevar a cabo su transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración. Estas áreas internas remitirán por oficio, dirigido a la Coordinación General de Archivos del CONALEP, una COPIA de sus inventarios debidamente firmados, para conocimiento y resguardo, marcando copia a la Representación.

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES

Concluidos los inventarios revisaremos el procedimiento para preparar la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, la cual incluirá, en esta primera etapa, únicamente expedientes que han concluido sus plazos de conservación, tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración. Los expedientes que tengan una serie, cuya técnica de selección sea conservación o muestreo, permanecerán por el momento en sus archivos de trámite. Solo se transferirán los expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, de aquellas áreas internas del plantel, cuyo inventario este concluido y revisado por la Coordinación General de Archivos del CONALEP. Concluida la transferencia primaria de expedientes, se les solicitará nuevamente a los planteles, el inventario de todos los expedientes que se encuentran resguardados en sus Archivos de Trámite.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

José de Jesús Xospa Cruz Correo: jxospa@conalep.edu.mx GRACIAS!!! José de Jesús Xospa Cruz 54 80 37 00, ext. 2450 Correo: jxospa@conalep.edu.mx