LOS SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS 1-La ofimática al servicio de la gestión empresarial. 2-Sistemas de trabajo individual. 3-Sistemas de trabajo en grupo.

1-LA OFIMÁTICA AL SERVICIO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL Los sistemas ofimáticos representan la aplicación de la informática a las tareas menos estructuradas que se desarrollan en una oficina, tales como (correspondencia, elaboración de datos numéricos, compartición entre varios empleados de información escrita no numérica) Las herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas al personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación.

Clasificación de los sistemas ofimáticos. Sistemas de trabajo individual. Sistemas de trabajo en grupo.

2-SISTEMAS DE TRABAJO INDIVIDUAL Son distintas herramientas informáticas que un usuario puede utilizar autónomamente. Están diseñadas para facilitar una tarea frecuente, en la que gran número de usuarios necesita, en general, las mismas posibilidades. Una característica fundamental de estos paquetes software es su facilidad de uso.

Tratamiento de textos Permiten crear documentos, introducir texto, darle formato y archivarlos. Este documento puede recuperarse cuando se desee, introducir cambios, imprimir copias.... Además ofrecen funcionalidades avanzadas: numeración automática, generación automática de índices, tablas de contenido, posibilidad de incluir gráficos generados por otras herramientas, combinación de texto fijo con texto variable.

Hoja electrónica Permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. En cada celda el usuario puede escribir un texto, una cifra o una fórmula.La fórmula indica las operaciones a realizar sobre el contenido de otras celdas.

3-SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO Son las herramientas informáticas orientadas a facilitar el trabajo en equipo, simplificando los flujos de información entre sus usuarios. Por su propia naturaleza, estas herramientas requieren que exista una infraestructura de comunicación que una los puestos de trabajo de los distintos usuarios.

Correo electrónico Permite que un usuario envíe mensajes por medios informáticos a los usuarios destinatarios. Podemos transmitir: texto, hojas electrónicas, imágenes.... No requiere que el usuario que envía el mensaje y el que lo recibe estén disponibles simultáneamente. Permite rapidez y fiabilidad en la recepción de los mensajes, especialmente entre centros de trabajo distintos.

Intranet Permite un acceso sencillo por parte de los usuarios a la información registrada en una o varias bases de datos. Ejemplos típicos son el poner a disposición de los empleados información actualizada sobre temas como: políticas de empresa, organigramas, descripción de los productos o servicios producidos por la empresa.

Conferencias electrónicas Facilitan los flujos de información entre empleados que trabajan en temas relacionados. Están organizadas por áreas de interés o conferencias. La utilización de búsquedas por contenido o por palabras clave permite utilizar productivamente la gran cantidad de información que rápidamente se acumula.

Flujos de trabajo o encaminamiento de expedientes. Los sistemas de encadenamiento de expedientes permiten definir, de una forma sencilla, la ruta (secuencia de personas o puestos de trabajo) que debe seguir cada tipo de expediente así como las acciones que puede tomar cada involucrado y las implicaciones.