GESTION DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Sergio Ochoa sochoa@dcc.uchile.cl Blanco Encalada 2120, 4º. Piso, Of. 406, Santiago Teléfonos: (56 2) 9784879, Fax: (56 2) 6895531

Objetivo del curso Mi objetivo: “presentar mi visión de la gestión de proyectos informáticos en el mundo de hoy”. Vuestro objetivo: ...

Método de Trabajo Discutir problemas, situaciones reales y soluciones factibles. Énfasis en las preguntas más que en las respuestas. Consideraciones Importantes: En este terreno no hay verdades absolutas. El profesor no tiene la “bolita mágica”, por lo tanto su aporte (el del profesor) se remitirá a ayudarles a entender lo que ustedes ya conocen.

Contenidos del Curso Introducción a los Proyectos Informáticos (motivación). Definición y administración de Proyectos Informáticos. Problema-Contexto-Solución…. Formulación de un Proyecto. Aspectos/Facetas de la Administración de Proyectos. Complementos en Proyectos Informáticos.

Presentación de los Participantes Brevemente indique: Su nombre. ¿De qué empresa/organización viene? ¿A qué se dedica?

PARTE I: Introducción

Introducción Estamos en la era de la información. Pero ... ¿Qué es la era de la información?

Introducción Ejemplos tangibles: la crisis financiera mundial

La era de la información El 30% del avisaje de Business Week es directamente de T.I. Iniciativas tecnológicas están muy bien rankeadas (Google, Yahoo, Nextel, Dell, Apple, Ebay, Best Buy, etc) en S&P500* (crecimiento en ventas, utilidad, renta al accionista). Varias de ellas no existían hace 10 o 15 años. * Índice que incorpora el comportamiento promedio del precio de 500 acciones de la bolsa de valores de Nueva York.

La era de la información Hay diversos factores que nos empujan hacia la tecnologización / automatización / niveles de servicio: Competencia. Los avances tecnológicos (novedades). El apetito de nuestros clientes. El afán por mejorar la productividad. El afán por mantener / ganar mercado.

Introducción - Preguntas ¿Está mi organización en la era de la información? …¿Qué es estar en la era de la información? Que la información sea un activo irrenunciable. Poder quebrar por carecer de información (y hacer quebrar al que no la tiene). Establecer la información como una barrera de entrada. Posibilidad de vender / integrar servicios basados en información.

Introducción - Preguntas ¿Necesito estar en la era de la información? Vinculación con clientes y proveedores. Superación de las barreras físicas y de horario. Atención automática. ¿Qué pasa si no lo estoy? Aislamiento… y todo lo demás...

Introducción - Preguntas ¿Todos necesitamos estar en la era de la información? ¿Qué tan urgente es para mi organización? ….¿Qué hago para estarlo?

Introducción - Preguntas ¿Qué es un proyecto de software en la era de la información?

Introducción ¿Cómo sacar ventaja a algo, usando como base mi información? ¿Cuál es la información esencial en mi negocio? Historia de clientes / proyectos. Comportamiento de clientes. Manejo de insumos. Control de costos. Indicadores de gestión. Consumo de servicios.

Introducción ¿Qué es información esencial en mi negocio? Ejemplos de nuestros negocios ...

Mini encuesta – 3 minutos Mini encuesta para evaluar mi empresa: ¿Está mi empresa en la era de la información? ¿Cuánta información maneja mi negocio (mucha/cantidad manejable/poca)? ¿Cuánto vale la esa información (mucho/lo normal/poco)? ¿Cuál es tiempo promedio de espera ante una solicitud (de su jefe) de información (en horas o días)?

Introducción Compartamos nuestras experiencias…. ¿Algún(a) voluntario(a)? Podemos partir hablando del DCC

Alineación TI - Negocio

Alineación TI - Negocio Cuán alineado necesito que esté la tecnología, con mi ámbito de negocio?

Alineación TI - Negocio Ejemplo de alineación de las TI con el negocio: Caso Aeropuerto: Localización. Servicio de Comunicaciones. Servicio de Energía Eléctrica. Nivel de automatización de sus servicios, y autoservicio. Valor de la información registrada / compartida / vendida (arribos, despegues, listas de pasajeros, etc) Coordinación requerida con el resto de los stakeholders (líneas aéreas, policía internacional, migraciones, servicios médicos, aduana, etc).

Alineación TI - Negocio ¿Podría funcionar el aeropuerto sin tecnología? ¿Con qué niveles de seguridad operaría? ¿Qué cantidad de vuelos (eficiencia) podría operar (despegues y aterrizajes)? ¿Qué tipos de servicios podría brindar (por ej. administración de equipaje, combinaciones de vuelos, comida especial)?

Alineación TI - Negocio Ejemplo de alineación de las TI con el negocio: Caso Aeropuerto…. Ventajas: Operación independiente del personal (huelgas, sabotajes), y de otros stakeholders. Mayor eficiencia y control,… mejores servicios. Mayor seguridad y coordinación entre las organizaciones participantes. Probablemente menores costos y tiempos. Información actualizada y altamente disponible (Se puede hacer ingeniería de negocio). Es más fácil controlar y monitorear.

Alineación TI - Negocio Ejemplo de alineación de las TI con el negocio: Caso Aeropuerto…. pero….RESTRICCIONES: Nivel de UpTime requerido vs. lograble. Costo asociado al UpTime. QoS. Nivel de dependencia de la Información (pasajeros, aviones, pilotos, servicios, rutas, etc). Disponibilidad de asistencia técnica local. Nivel de dependencia del negocio, con respecto a los sistemas existentes. Nivel de confianza en los proveedores de soluciones de TI. Vulnerabilidad de los sistemas informáticos.…. Etc.

Alineación TI - Negocio Para andar en Santiago,… ¿qué me compro? ¿Roll Royce o Ford Escort ?

Alineación TI - Negocio … volvamos al ejemplo de la pizzería… Supongamos un portal Web para “diseñar la pizza a su pinta” ¿Qué tan alineada está la solución con el negocio?

En nuestras organizaciones… ¿Cuánto sabe del negocio la gente de TI?

Proyectos Informáticos En el contexto de la era de la información, donde existe la necesidad de alinear los recursos y las soluciones, con el negocio… ... ¿qué es un proyecto informático?

¿Qué es un proyecto informático? Es el enfrentamiento de un problema del negocio… …con énfasis en el manejo de la información, como un activo diferenciador. Es la búsqueda de soluciones… No es la implementación de requisitos.

¿Qué es un proyecto informático? Cualquier iniciativa orientada a fortalecer el manejo de la información. Estructurada / consistente / confiable. Dimensionada (recursos, riesgos). Evaluable. Para un cliente.

¿Qué es un proyecto informático? Cualquier iniciativa orientada a fortalecer el manejo de la información, implica: CONTEXTO PROBLEMA SOLUCION

Ejemplos de proyectos inform. Desarrollo de un nuevo sistema. La venta de servicios en base a información. Selección de una aplicación, para apoyar parte de mi trabajo (por ej. un ERP: Enterprise Resource Planning). Implantación de un producto. Establecimiento de una plataforma de software / hardware.

Ejemplos de proyectos Integración de Servicios. Migración de software entre plataformas. Mejoramiento masivo de sistemas (Y2K). La generación de un nuevo producto de mi negocio. Iniciativa de e-Government del Gobierno Chileno.

Ejercicio Reúnase en grupo (de 2 o 3 personas) y aporte su experiencia personal para responder a las siguientes preguntas (trate de ejercer su sinceridad al máximo y no es necesario identificar a los implicados): ¿Cuál ha sido su proyecto más exitoso? ¿Por qué? ¿Cuál ha sido su peor proyecto? ¿Por qué? Cada grupo presentará sus conclusiones al plenario.

Ejercicio Causas de un proyecto exitoso ___________________________ Causas de un proyecto NO exitoso ___________________________

Causas-Efectos en Proyectos PROYECTOS EXITOSOS PROYECTOS FALLIDOS Objetivos claros  Requisitos poco claros Planificación detallada  Subestimación de la complejidad Control permanente  Uso descoordinado de los recursos Organización del equipo de proyecto  Poca claridad en roles y responsabilidades Claridad en el resultado final esperado  Expectativas poco claras y diversas Liderazgo  Poco compromiso del Cliente/Desarroladores Programa de actividades apropiado  Programa y fechas de término poco claras Es necesario distinguir entre criterios de falla y las causas del fracaso de un proyecto.

Fracaso en proyectos Causales de fracaso en proyectos mencionados en la literatura: Falta de una visión compartida del Proyecto. Diseño del proyecto de mala calidad. Planificación de mala calidad. Objetivo del proyecto poco alineado con el resultado deseado. Falta de una metodología para administrar el proyecto. Disponibilidad de recursos inadecuada. Administración inadecuada del riesgo. Inadecuado control de calidad. Análisis inadecuado de los requisitos. Inadecuado involucramiento del cliente/usuario. Debilidad en el desempeño de proveedores externos (al proyecto y organización).

Fracaso en proyectos Business case fuera de vigencia. Desempeño inadecuado de la alta dirección/cliente/mandante. Liderazgo insuficiente del administrador del proyecto. Fallas en la comunicación y coordinación al interior del equipo y con el cliente/usuario. Generación de expectativas irreales en el cliente, durante la venta del proyecto. Generación de expectativas irreales en el cliente, por parte del equipo de desarrollo del proyecto. El proyecto ocurre en momento inoportuno para la organización. El proyecto incorpora tecnología (muy) nueva o (muy) compleja para la organización. El proyecto introduce una nueva manera de trabajar. Elección errónea de la tecnología usada.

Algunas historias de horror ... El Bank of America proyectó US$23 M para un proyecto a 5 años. Se terminó gastando más de US$60 M para finalmente abandonar el proyecto. Pérdidas totales estimadas en más de US$1000 M. El bombardero B1 requirió US$ 1000 M más de lo proyectado para mejorar sus sistemas de defensa. AllState (seguros) comenzó en 1982 un proyecto de automatización integral de sus operaciones de 5 años de duración y US$ 8 M de presupuesto. Fue abandonado en 1993 después de gastar US$100 M.

Historias de horror ... • El 4 de Junio de 1996 un cohete Ariadne 5 se desvió de su curso y explotó a 3700 m de altura. Causa: error de software. Parte de las conclusiones de la comisión investigadora afirma ... “... In the failure scenario, the primary technical causes are the Operand Error when converting the horizontal bias variable BH, and the lack of protection of this conversion which caused the SRI computer to stop”. • Entre 1987 y 1995 a lo menos 6 pacientes fueron severamente heridos o muertos por un error en los sistemas del Therac-25 (acelerador lineal usado para administración de radioterapia).

Historias de horror ... También hay muchas experiencias similares (emblemáticas) en Chile y en Latinoamérica. Estas historias de horror no son más que una consecuencia de nuestras prácticas de trabajo, y de la inmadurez del escenario de soluciones.

Historias de Horror… del saber cotidiano…