MÓDULO INSTRUCCIONAL CICLO DE PLANIFICACIÓN Y AVALUACIÓN INSTITUCIONAL MARÍA LIZETTE CANDELARIA, Ed. D. Oficina de Desarrollo Universitario maria.candelaria2@upr.edu Colaboración Mildred Cuadrado, MBA Evelyn Velázquez, MA Mayo 2009

Tabla de contenido Objetivos generales Objetivos específicos Introducción Preguntas guías Componentes del Ciclo Instrucciones Plan operacional Ejercicio de práctica departamentos académicos Ejercicio de práctica oficinas de servicios Modelos de planes operacionales por áreas Plan de avaluación Ejercicio de práctica oficinas de servicios Modelos de planes de avaluación por áreas Informe anual Modelos de informe anual por áreas Informe de avaluación Modelos de informe de avaluación por áreas Formularios Ventajas de completar el Ciclo Reflexión Referencias Agradecimientos

Objetivos generales Los administradores universitarios tendrán la oportunidad de conocer los componentes del Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional y sus elementos fundamentales. Los administradores universitarios estarán orientados en la preparación de planes e informes departamentales y de oficina de manera que puedan medir el desempeño de sus respectivas áreas, según los objetivos establecidos.

Objetivos específicos Al finalizar este módulo el administrador podrá: Completar correctamente los formularios 1, 2, 3 y 4 pertenecientes al Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional Completar en su totalidad los formularios 1, 2, 3 y 4 pertenecientes al Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional

Introducción La Universidad de Puerto Rico en Humacao enmarca sus esfuerzos de planificación dentro del enfoque de la planificación estratégica. Se adoptó el Modelo de Efectividad Institucional de Nichols, 1995; Nichols & Nichols, 2000, el cual se operacionaliza a través del Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional; Certificación Número 1996-97-138 de la Junta Administrativa. 1/3

Introducción Nichols (1995) Nichols & Nichols (2000) 2/3

Introducción Este Ciclo se orienta a la preparación de informes y planes a corto plazo de departamentos y oficinas para enlazarlos con los planes institucionales a mediano plazo. También, cuenta con procesos de avalúo de resultados. Este paradigma vincula ambos esfuerzos en un sólo ciclo que incluye: Desarrollo de objetivos alineados con misión y metas institucionales Proyecto presupuestario para apoyar los objetivos Evaluación de medidas de resultados esperados 3/3

Preguntas guías ¿Cómo mi departamento u oficina aporta al cumplimiento de la misión y metas institucionales? A través de: Identificación de prioridades Alineación de metas y objetivos comunes Contribución al mejoramiento continuo de la institución de forma sostenida Mejoramiento continuo del aprendizaje estudiantil, los servicios al estudiantado y al personal docente y no docente 1/2

Preguntas guías ¿Cuál es el propósito de preparar planes e informes anuales? Identificar necesidades Solicitud y asignación de recursos Evidenciar logros y progresos 2/2

Componentes del Ciclo Los cuatro formularios que componen el Ciclo son: Plan operacional (1 ó 2 años) Plan de avaluación (1 ó 2 años) Informe anual de labor realizada con respecto al plan operacional Informe anual de avaluación

Instrucciones para completar los formularios del Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional

Planes Oficina de Desarrollo Universitario Instrucciones Utilizar como referencia: Plan Estratégico de Desarrollo de la UPRH Plan de Acción Institucional para preparar el plan operacional y de avalúo de su departamento u oficina Planes Oficina de Desarrollo Universitario 1/2

Instrucciones Para facilitar la formulación de los objetivos de su departamento u oficina, se incluye el formulario de plan operacional donde se detallan las áreas temáticas que concuerdan con los objetivos y acciones de los planes institucionales (Estratégico y de Acción) Usted seleccionará las áreas temáticas que apliquen a su departamento u oficina y formulará los objetivos de acuerdo con la prioridad para el período del plan 2/2

Luego puede continuar a la próxima pantalla. Plan operacional Para facilitar la preparación de este formulario, haga referencia a la Tabla 1. Aquí se detallan las instrucciones específicas del contenido de cada columna. Luego puede continuar a la próxima pantalla.

Plan operacional Departamentos académicos Oficinas de servicios

Ejercicio de práctica departamentos académicos Localice e imprima el formulario Plan operacional Encontrará la Meta A con dos áreas temáticas seleccionadas: Revisiones curriculares Desarrollo, evaluación y productividad de facultad Complete las columnas correspondientes de: Objetivos Actividad o tarea a realizarse Resultado esperado Funcionario responsable Recursos adicionales Comentarios Una vez lo complete, pase a la próxima pantalla

Ejercicio de práctica departamentos académicos Plan operacional Ejemplo Ejercicio de práctica departamentos académicos

Ejercicio de práctica oficinas de servicios Localice e imprima el formulario Plan operacional Encontrará la Meta D con dos áreas temáticas seleccionadas: Capacitación y desarrollo del personal no docente Avalúo de servicios Complete las columnas correspondientes de: Objetivos Actividad o tarea a realizarse Resultado esperado Funcionario responsable Recursos adicionales Comentarios Una vez lo complete, pase a la próxima pantalla

Ejercicio de práctica oficinas de servicios Plan operacional Ejemplo Ejercicio de práctica oficinas de servicios

Modelos de planes operacionales por áreas Seleccione la dependencia administrativa a la que su departamento u oficina está adscrita Rectoría SICC Asuntos Académicos Decep Biblioteca Matemáticas Terapia Ocupacional Administración Decanato Recursos Humanos Estudian tes Serpi Asistencia Económica Intercambio Estudiantil

Luego puede continuar a la próxima pantalla. Plan de avaluación Para facilitar la preparación de este formulario, haga referencia a la Tabla 2. Aquí se detallan las instrucciones específicas del contenido de cada columna. Luego puede continuar a la próxima pantalla.

Plan de avaluación Departamentos académicos Oficinas de servicios

Ejercicio de práctica departamentos académicos Localice e imprima el formulario Plan de avaluación Encontrará la Meta A con dos áreas temáticas seleccionadas: Revisiones curriculares Desarrollo, evaluación y productividad de facultad Complete las columnas correspondientes de: Objetivos Actividad o tarea a realizarse Resultado esperado Funcionario responsable Recursos adicionales Comentarios Una vez lo complete, pase a la próxima pantalla

Ejercicio de práctica departamentos académicos Plan de avaluación Ejemplo Ejercicio de práctica departamentos académicos

Ejercicio de práctica oficinas de servicios Localice e imprima el formulario Plan de avaluación Encontrará la Meta D con dos áreas temáticas seleccionadas: Capacitación y desarrollo del personal no docente Avalúo de servicios Complete las columnas correspondientes de: Objetivos Actividad o tarea a realizarse Resultado esperado Funcionario responsable Recursos adicionales Comentarios Una vez lo complete, pase a la próxima pantalla

Ejercicio de práctica oficinas de servicios Plan de avaluación Ejemplo Ejercicio de práctica oficinas de servicios

Modelos de planes de avaluación por áreas Seleccione la dependencia administrativa a la que su departamento u oficina está adscrita Rectoría SICC Asuntos Académicos Decep Biblioteca Matemáticas Terapia Ocupacional Administración Decanato Recursos Humanos Estudian tes Serpi Asistencia Económica Intercambio Estudiantil

Informe anual El informe anual se redacta basado en los logros del plan operacional. Para facilitar la preparación de este formulario, haga referencia a la Tabla 3. Aquí se detallan las instrucciones específicas del contenido de cada columna.

Modelos de informe anual por áreas Seleccione la dependencia administrativa a la que su departamento u oficina está adscrita Rectorí a SICC Asuntos Académicos Decep Biblioteca Matemáticas Terapia Ocupacional Administración Decanato Recursos Humanos Estudiantes Serpi Asistencia Económica Intercambio Estudiantil

Informe de avaluación Redactar el informe de avaluación basado en los logros obtenidos del plan de avaluación. Para facilitar la preparación de este formulario, haga referencia a la Tabla 4. Aquí se detallan las instrucciones específicas del contenido de cada columna.

Modelos de informe de avaluación por áreas Seleccione la dependencia administrativa a la que su departamento u oficina está adscrita Rectorí a (En progreso) Asuntos Académicos Decep Biblioteca Matemáticas Terapia Ocupacional Administración Decanato Recursos Humanos Estudiantes Serpi Asistencia Económica Intercambio Estudiantil

Formularios Para acceder los formularios en blanco, pulse el siguiente enlace Planes e Informes Anuales Oficina de Desarrollo Universitario

Ventajas de completar el Ciclo Avaluar de forma continua cursos, programas y servicios Evaluar, formativa y sumativamente, la misión, metas y objetivos programáticos e institucionales Evidenciar logros por departamento, oficina y en el ámbito institucional Fortalecer áreas a mejorar en todo el quehacer universitario Identificar tendencias Utilizar resultados para propósitos de acreditación, reacreditación o evaluaciones externas

Reflexión Fallar en planificar es planificar para fallar. Los líderes deben tener la habilidad de mirar al pasado y al futuro; al pasado para examinar el desempeño y al futuro para planificar. El éxito de una institución depende de cuán bien sus líderes pueden desarrollarla mediante la sinergia que se crea al trabajar en equipo. Fallar en planificar es planificar para fallar. R. Carrión J. Ramírez Diseño: Mildred Cuadrado

Referencias Candelaria, M. (2006). Narrativo del Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional. Oficina de Desarrollo Universitario de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. Junta Administrativa de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. (1997). Plan para el establecimiento del Ciclo de Planificación y Avaluación Institucional en apoyo al Plan Estratégico de Desarrollo. Certificación Número 1996-97-138. Nichols, J. (1995). Assessment Case Studies: Common Issues in Implementation with Various Campus Approaches to Resolution. Agathon Press New York. Nichols, K. & Nichols, J. (2000). The Departments Head’s Guide to Assessment Implementation in Administrative and Educational Support Units. Agathon Press New York. Oficina de Desarrollo Universitario de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. (2005). Plan Estratégico de Desarrollo 2005-2010. Oficina de Desarrollo Universitario de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. (2007). Plan de Acción Institucional 2007-2010. Oficina de Desarrollo Universitario de la Universidad de Puerto Rico en Humacao. (2009). Portal electrónico de la Oficina de Desarrollo Universitario http://www.uprh.edu/opai/

Agradecimientos Un especial agradecimiento a los directores de las oficinas administrativas y los departamentos académicos que proveyeron los documentos que sirvieron como modelo en este módulo. Sistemas de Información, Computación y Comunicación Decanato de Administración Oficina de Recursos Humanos División de Educación Continua y Estudios Profesionales Biblioteca Departamento de Matemáticas Departamento de Terapia Ocupacional Oficina de Servicios a la Población con Impedimentos Oficina de Asistencia Económica Oficina de Intercambio Estudiantil