La Gestión de Información Lic. Rosa Lidia Vega Almeida Taller Nacional La Gestión de Información Profesora: Lic. Rosa Lidia Vega Almeida (UATS-MINSAP)

Sociedad de la Información

el incremento del uso de la información, Caracterizada por: el incremento del uso de la información, el crecimiento de la producción de servicios, la sustitución de bienes tangibles por intangibles, la universalización de las tecnologías de la información y la comunicación, y la reorganización del tiempo y del espacio.

Recurso que emerge como la base de toda actividad social Información Recurso que emerge como la base de toda actividad social “factor central y estratégico para el progreso social y económico” (United Nations. Economic and Social Council, 2000) “nuevo determinante de competitividad para organizaciones y países “ (United Nations. Economic and Social Council, 2000).

PRODUCCIÓN ORGANIZACIÓN DIFUSIÓN SOSTENIBILIDAD

recurso organizacional La información: recurso organizacional ?

en constante intercambio de recursos con su entorno (sistema abierto); Organización “Sistema artificial, diseñado por el hombre para alcanzar objetivos (sistema finalista); en constante intercambio de recursos con su entorno (sistema abierto); que precisa de un sistema de retroalimentación que le proporcione la información necesaria para controlar las desviaciones de su conducta en relación con los objetivos perseguidos (sistema cibernético); integrada en un sistema de orden superior y formada por diferentes subsistemas (sistema jerárquico). [1] Según Kast y Rosenzweig,[ Tomado de: Cuervo A, Vázquez C. Introducción a la Administración de Empresas. 4ta ed. Madrid: Civitas Ediciones; 2001. 1-613 p.

El óptimo funcionamiento de las organizaciones depende de operaciones de procesamiento de información (Willoughby, 1981) que les permita responder equilibrada y factiblemente a las nuevas necesidades sociales. Por consiguiente, la necesidad de información es constante.

Gerencia organizacional Los procesos de convertir información en acción (Forrester, 1961) Por tanto, La información es considerada un factor determinante para la gestión decisional, en estrecha relación con los denominados factores críticos por Willoughby:

Factores críticos - el estado del sistema (organización) en relación con su entorno, - los posibles cambios en el estado del sistema (organización), - los efectos que las decisiones pueden tener en el sistema (organización).

Desde esta perspectiva que relaciona el uso estratégico de la información con la toma de decisiones organizacionales, Se reconoce que la información resulta clave para la solución de problemas ante la racionalidad limitada de la organización para enfrentar el alto nivel de incertidumbre del entorno.

Información recurso estratégico, táctico y operativo, sustento de los procesos decisionales, de significativa importancia para el desarrollo, equilibrio y adaptabilidad del sistema.

Información Sentido estrecho, donde la información es considerada en términos de señales o mensajes para la toma de decisiones, involucrando pocos o ningún procesamiento cognitivo, o de forma tal que puedan ser expresados en algoritmos y probabilidades.

Información Sentido amplio, donde la información es tratada como directamente involucrada con la comprensión y el procesamiento cognitivo. Es el resultado de la interacción de dos estructuras cognitivas, una mente y (más ampliamente) un texto. La información es aquello que afecta o cambia el estado de la mente.

Información - Sentido más amplio, donde la información es tratada en un contexto... la información involucra no sólo mensajes (primer sentido) que son procesados a un nivel cognitivo (segundo sentido), sino además un contexto –situación, tarea, problema actual-. Añadido a los otros sentidos, la información abarca además motivaciones e intencionalidad; por consiguiente, está conectada al contexto social expansivo u horizonte, tal como la cultura, el trabajo o el problema actual.  

Gestión de Información

“proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y se desarrolla en cualquier organización” Ponjuán G. 2003

Woodman plantea que es “todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta”.

Optimización del conjunto de procesos y recursos, a través de los cuales se obtiene nueva información que según Pastujov, posee un valor cuya magnitud se determina por el aumento de la probabilidad de lograr objetivos después de recibirla (PASTUJOV, 1977), Esto significa que: la pertinencia y la oportunidad se convierten en atributos indispensables ante la cierta realidad de que el valor de la información es circunstancial.

White se refiere a tres componentes:  - Recursos de información, incluida la identificación, valoración y uso de recursos internos y externos, - Tecnología, con los métodos de entrada, almacenamiento, recuperación y distribución de información tanto en forma local como remota, - Gestión, incluida la planificación estratégica y de negocios, la gestión de recursos humanos, la comunicación interpersonal, la contabilidad, los presupuestos y el marketing.

Taylor “ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor costo posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización.“

Cronin “la manera eficaz de tratar integralmente la información interna y externa para el uso estratégico de los que toman decisiones en las organizaciones para la optimización de su acción, en correspondencia con el ambiente externo.”

la gestión de información se basa en: Desde la perspectiva sistémica, la gestión de información se basa en: la interrelación e interdependencia armónica y sinérgica de recursos humanos, materiales, financieros e informacionales, de procesos y acciones estratégicas, tácticas y operativas, sustentada en cuatro procesos cardinales –planificación, organización, dirección y control- para la consecución de la homogeneización y la simetría informacional, determinante para el cumplimiento de los objetivos comunes de la organización, en concordancia con su entorno.

La adopción de estrategias organizacionales congruentes, que contemplen la conformación de un sistema reticular y la articulación planificada y consciente de la gestión no sólo de la información, sino también de la comunicación, el conocimiento, la inteligencia y el aprendizaje constituye un imperativo para la consecución del éxito organizacional.

En el Sector de la Salud...

El Sector de la Salud se ha convertido en el mayor usuario y promotor de las herramientas y metodologías para la generación y difusión de [información] y conocimiento a través del uso de las tecnologías de la información y la comunicación. (United Nations. Economic and Social Council, 2000).

El desarrollo organizacional se concibe como “un proceso continuo y participativo, basado en la acción innovadora y en la investigación operativa”; es decir, sustentado en “el conocimiento, el aprendizaje y el crecimiento constantes” Organización Panamericana de la Salud. La transición hacia un nuevo siglo de salud en las Américas: Informe anual de la Directora. Washington: OPS; 2003.

Debe lograrse que la organización: “reaccione con sensibilidad e inteligencia a las necesidades y a los cambios en un marco de situaciones complejas”, por lo que la información deviene recurso potenciador de la actividad directiva del sector; convirtiéndose en “una herramienta para modificar la realidad.” oPS. La transición hacia un nuevo siglo de salud en las Américas: Informe anual de la Directora. Washington: OPS; 2003. Roses M. 2003 nov. 3.

Conclusiones   - La inserción de la organización en un determinado entorno implica un intercambio constante y dinámico de información. - La información constituye un componente esencial de los cambios y base de la gestión decisional, fundamental para la actividad directiva; al contribuir a la reducción de la incertidumbre ambiental.

Conclusiones  - La información deviene recurso estratégico, táctico y operativo para la organización y se vincula con las decisiones de este tipo; y su valor está determinado por su contribución al logro de los objetivos de la organización. - La Gestión de información es determinante para el funcionamiento dinámico de la gestión organizacional; al aportar la base informacional para el autoconocimiento objetivo del sistema y de su entorno para la adaptación y equilibrio del mismo.

Conclusiones  - La gestión de información implica la articulación de procesos comunicativos, informacionales y decisionales.