Los pasos y los elementos para organizar un acto, ceremonia o actividad social

Por eso es importante tener en claro qué se quiere comunicar Todo acto, ceremonia o actividad que organiza la Universidad es un acto de comunicación Por eso es importante tener en claro qué se quiere comunicar

Formas de “medir un evento perfecto”: Formas de “medir un evento perfecto”: * Que el público comprenda el mensaje * Que los asistentes se sientan cómodos * Que cumpla el objetivo definido de antemano * Que nadie note qué pasó antes y durante él, en cuestiones de organización

Definir:. Objetivo: ayuda a enfocar esfuerzos y coordinar tareas Definir: * Objetivo: ayuda a enfocar esfuerzos y coordinar tareas * “Forma” social: acto, comida, congreso, jornada, encuentro, exposición, muestra, recordación, etc. etc.

2) Distribuir los roles: No existen los “todólogos…” organizar actividades es un trabajo en equipo

Coordinación general: * Supervisa las acciones de realización * Tiene la última palabra en todos los casos * El coordinador general trabaja con gente. Su principal habilidad debe residir en saber guiar y encabezar un grupo de trabajo

Secretaría:. Legales (contratos, seguros, permisos) Secretaría: * Legales (contratos, seguros, permisos) * Recursos humanos (promotoras!!, asistentes…) * Actas , Archivo

Tesorería. Administrar los recursos económicos Tesorería * Administrar los recursos económicos * Licitar, contratar, alquilar, etc…

Infraestructura:. Localización y selección de espacios Infraestructura: * Localización y selección de espacios * Seguridad y bienestar * Elementos espaciales (escenarios, palcos, sillas, mesas, barreras de estacionamiento, decoración, señaléctica, etc.) * Elementos de servicio: guardarropas, baños, máquinas de café, despachos de agua, etc

Soporte técnico. Sonido. Luces. Proyectores. PCs, Soporte técnico * Sonido * Luces * Proyectores * PCs, * Teléfonos o handies, etc.

El conocimiento de estos aspectos, así como la evaluación técnica de lugares, materiales, y otras necesidades puede hacerse mediante planillas que contemplen los requerimientos y las facilidades necesarias.

LUGAR: Requisitos Elementos indispensables   Requisitos Condiciones solucionable Elementos indispensables óptima buena regular NO si costo Habilitaciones o permisos requeridos Seguros Capacidad de albergue para participantes Elementos necesarios Baños y servicios Cocina Potencia eléctrica Tecnología instalada Comodidades para artistas / disertantes Salas para uso de los organizadores Acceso rápido y seguro Estacionamiento

Prensa y difusión: * Medios * Publicidad * Invitaciones * Convocatorias

Logística, transporte y alojamiento. Movilidad de gente y elementos Logística, transporte y alojamiento * Movilidad de gente y elementos * Manejo del tránsito * Reservas hoteleras

Actividades complementarias * Comidas * Paseos * Fiestas * City tours

El seguimiento de la tarea Fiesta final del curso de Ceremonial y Protocolo Actividad 1º semana 2º semana 3º semana 4º semana 5º semana Difusión   Recolección $ Inscripción Selección de lugares Instalación técnica Servicios Permisos y contratos RR.HH Pasajes y reservas Seguridad/control

Programación, organización, planificación y ejecución Anfitrión Invitados Presidencia Precedencias Ceremonial Protocolo Diseño del escenario Local o lugar del acto Medios escritos (invitaciones, programas, etc.) PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN Medios de comunicación social Medios materiales (ornamentación, banderas, credenciales ...) Seguridad Transporte Personal (selección, ubicación, tareas ...) Presupuestos PLANIFICACIÓN Logística (planos, caravanas...) Secuencias Cronometrado Ensayo EJECUCIÓN

El uso de los espacios: El espacio se administra, y aplicando la inteligencia y la creatividad se puede hacer que “juegue a nuestro favor”...

* Elementos corporativos (banderas, escudos, carteles) * Elementos ambientales (vallas, tarimas, cordones, estrados, etc.) * Elementos estéticos (flores, plantas, telas, música, iluminación, etc.)

Para “organizar” un espacio tener en cuenta: Para “organizar” un espacio tener en cuenta: * Actividades en él (charla, firma, proyección…) * Asistentes (cantidad, capacidades físicas, etc.) * Tecnología a utilizar

Ahora es en serio… no los aguanto más!!