COMISIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS MUNICIPALES CONAM - 2016 Lic. Adm. ISABEL YARLEQUÉ PRIETO Jefe Unidad de Archivo Central MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

COMISIÓN NACIONAL DE ARCHIVOS MUNICIPALES CONAM - 2016 MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA MUNICIPALIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES MUNICIPALIDAD DE YAULI MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO MUNICIPALIDAD DE CORONEL PORTILLO MUNICIPALIDAD DE AGUAS VERDES MUNICIPALIDAD DE SAN ISIDRO MUNICIPALIDAD DE PIURA MUNICIPALIDAD DE LAMAS MUNICIPALIDAD DE MOYOBAMBA MUNICIPALIDAD ALTO DE LA ALIANZA

Breve reseña de CONAM. La CONAM, se crea en 1992 a iniciativa del AGN. La finalidad es contribuir con la elaboración de documentos de Gestión Archivística así como promover y fortalecer políticas institucionales en cada Municipalidad.

DOCUMENTOS DE GESTION ARCHIVISTICA ELABORADOS POR LA CONAM 1994-2015 Cuadro de Clasificación de series Documentales. Tabla General de Retención de Documentos y sus modificatorias. Directiva N° 001-2013-AGN-DNDAAI, aprobado por R.J. 339-2013-AGN/J Procedimientos Técnicos Archivísticos para las Municipalidades: Transferencia Documental. Organización Documental. Eliminación Documental. Servicios Archivísticos. Directiva de Transferencia de Documentos al OAA Proyecto de Directiva : Servicio de Información en el Órgano de Administración de Archivos de las Municipalidades. (2016)

SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS :  Este proceso archivístico está vinculado a conceptos de: accesibilidad a la información, las normas que reglamentan el servicio y el acceso. Los usuarios, el personal de archivos, etc., son conceptos que deben ser manejados por los encargados, pues todos estos se presentan en el trabajo diario de los archiveros, de manera que al conocerlos se permitirá brindar un servicio OPORTUNO, EFICAZ Y DE CALIDAD.

ESTRUCTURA DE LA DIRECTIVA PROYECTO DE DIRECTIVA : SERVICIO ARCHIVISTICO EN EL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LAS MUNICIPALIDADES ESTRUCTURA DE LA DIRECTIVA I. Objetivo II. Finalidad III. Base Legal IV. Alcance VI. Disposiciones Transitorias Objetivo V. Disposiciones Específicas VII. ANEXOS VII. Glosario de Terminos

DIRECTIVA DEL SERVICIO ARCHIVISTICO EN EL ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE LAS MUNICIPALIDADES CONCEPTO Consiste en facilitar al usuario el acceso a la información de la documentación que se encuentra en el Archivo Central, para consultas, trámites administrativos, e información histórica, previa autorización del jefe del área correspondiente   OBJETIVO Satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y del público usuario. Orientar las acciones del servicio de información, consulta, préstamo y expedición de copias de documentos al usuario en forma eficiente y oportuna.

BASE LEGAL   Constitución Política del Perú – Art. 21º, 191º, 196º Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento el D.S. 072-2003-PCM y su reglamento. Ley Nº 28296, Ley de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación Ley No. 29060 Ley del Silencio Administrativo Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación y su reglamento. Decreto Supremo N° 070-2013-PCM modifica el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo No. 072-2003-PCM

10. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, Normas del Sistema Nacional 10. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, Normas del Sistema Nacional de Archivos. SNA 006 Servicios Archivísticos Resolución Jefatural Nº 339-2013-AGN/J, Aprueba la Directiva Nº 001- 2013-AGN-DNDDAI “Procedimientos Técnico – Archivísticos para Municipalidades”. Resolución Jefatural Nº442-2014-AGN/J, Aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos. Resolución de Contraloría No. 134-2015 Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contraloría General de la Republica. artículo 47. Código de Procedimientos Civiles, Art. 441 y 444. Código de Ética Ministerio de Trabajo. Ley 27408 Ley de Atención Preferencial. Escalafón del INAP.

ALCANCE   El cumplimiento de la presente directiva es de carácter obligatorio para todos los Órganos de Administración de Archivos (Archivo Central) que conforman la Estructura Orgánica de las Municipalidades y Centros Poblados, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes o encargados del Órgano de Administración de Archivos.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS TITULO II DISPOSICIONES ESPECÍFICAS   DEFINICIÓN : El Servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información. REQUISITOS:  PARA EL USUARIO INTERNO : a) CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIAS: Solicitud/ formato visada por el jefe inmediato responsable o por vía correo electrónico institucional. Solicitud vía correo institucional Llenar el formato de consulta

PARA EL USUARIO EXTERNO PARA CONSULTA, PRESTAMO, EXPEDICION DE COPIAS : Solicitud escrita con los requisitos según el art. 113 de la Ley 27444 Ley de Procedimientos Administrativo General. Nº de recibo de pago y fecha de emisión. Solicitud vía correo institucional Presentar recibo de pago - Llenar el formato de consulta

ETAPAS PREVIAS Cada Municipalidad deberá instituir el Sistema Institucional de Archivos (reconocer al OAA como ente rector sistema institucional de archivos de la Municipalidad y definir los niveles de archivo de la entidad) En los casos de transparencia : Específicamente en los casos de no disponer con el registro de información secreta o reservada, la entrega de información será facilitada a través de la oficina responsable del procedimiento administrativo o de administración   Se debe tener en cuenta el artículo 160º de la Ley 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General.

DISPOCIONES FINALES   El presente Manual servirá de base para los archivos de las Municipalidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, en la elaboración de su respectivo Manual de Procedimientos Archivísticos; el mismo que es obligatorio, debiendo ser aprobado mediante Resolución de Alcaldía previa opinión favorable del Archivo General de la Nación o Archivo Regional respectivo. En cumplimiento de la Ley 27806 El responsable del archivo central coordinara con el responsable de atención del acceso de la información la calificación de la información de acuerdo al artículo 21 del reglamento de la Ley 27806 Se debe normar internamente: - La calificación de la información, - La entrega de información - La responsabilidades de funcionarios

Bajo este contexto y siendo que la accesibilidad a los documentos es un derecho reconocido por diferentes legislaciones (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nº 27806, Ley del Procedimiento Administrativo General Nº 27444), es necesario contar con leyes que establezcan claramente el acceso a los archivos públicos y privados, buscando con ello ser claros en la protección de la intimidad personal, la confidencialidad y seguridad nacional según sea el caso, proponiendo se disponga a cada una de las Entidades realizar la clasificación de la documentación generada en el ejercicio de sus funciones. (RESERVADO, CONFIDENCIAL, etc.)

La Ley 27806, de Transferencia y Acceso a la Información Pública, establece restricciones en la entrega de información por tener carácter de RESERVADA, como: Protección a la Intimidad Personal: legajos de personal; Historias Clínicas; Procesos Disciplinarios de funcionarios y servidores públicos en tanto no se determine responsabilidad.

Con respecto a Seguridad del Estado; podemos incluir los Planes de Seguridad Ciudadana, elaborados o en proceso de ejecución (que incluyen las intervenciones en puntos críticos de actos delictivos). En materia Tributaria: Declaraciones Juradas del Impuesto Predial Arbitrios Estados de cuenta Convenios de Fraccionamiento Resoluciones de Determinación de Deudas Procesos Coactivos; y Toda información sensible relacionada con este tema.

CONCLUSIÓN Se debe trabajar con las oficinas generadoras de esta documentación para ver con mayor precisión su calificación de reservada y definir su propia terminología (nombre de la serie documental).

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA Lic. Adm. ISABEL YARLEQUÉ PRIETO Jefe Unidad de Archivo Central MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA