El Informe de Auditoría Jornadas “Experiencias en el Control de Programas Sociales en el marco de la Red Federal de Control Público” San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010 El Informe de Auditoría Cont. Walter Miner

Contenido del programa Objetivos de los informes de auditoría Principios básicos de redacción Sugerencias sobre el estilo de redacción Defectos que deben evitarse en la redacción Estructura de los informes Otros aspectos a tener en cuenta para la confección del informe

Objetivos de los informes GENERALES Informar: dar a conocer lo importante (positivo y negativo), con una comprensión fácil y rápida Persuadir: convencer acerca de los hallazgos detectados y las recomendaciones propuestas Obtener resultados: habilidad para promover acción, es decir obtener el compromiso de implantar las recomendaciones, para reducir riesgos y prevenir problemas

Objetivos de los informes ESPECÍFICOS Con respecto a cada hallazgo, debemos preguntarnos: - qué necesita saber mi destinatario? - porqué? para qué? cuándo? cómo?.... necesita esa información - hay algo que creo necesario comunicar y a mi destinatario no le interesa?

Principios básicos de redacción Precisión Síntesis Simplicidad Corrección gramatical

2.a. Precisión Motivos de Imprecisión Utilización de palabras o expresiones imprecisas Empleo de términos desconocidos para el destinatario Uso de palabras fuera de su significado real Construcción sintáctica incorrecta o dudosa Párrafos extensos o imprecisos Uso indebido de los signos de puntuación

Utilización de palabras o expresiones imprecisas Ejemplo: “El control interno vigente es deficiente por la carencia de verificaciones cruzadas”. - Cuáles verificaciones? - Qué importancia tienen?

Empleo de términos desconocidos para el destinatario Ejemplo: “La renuncia del empleado responsable de la tarea y la inexistencia de un back-up adecuado, dificulta seriamente el know-how del sistema.”

Uso de palabras fuera de su significado real Ejemplo: “Dicho funcionario demostró ser muy meticuloso en su gestión.”

Párrafos extensos o imprecisos Ejemplo: “Un incremento en los precios, originado en una mejora en la calidad de los artículos, determinará una reacción del mercado consumidor.” - Reacción favorable o negativa?

Uso indebido de los signos de puntuación “Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el rico aburrido, la amenidad de tu conversación; el pobre, tu dinero.” “Todo hombre que te busca va a pedirte: algo, el rico aburrido; la amenidad de tu conversación, el pobre; tu dinero.”

2.b. Síntesis Las oraciones y párrafos cortos son preferibles a) acortan la comunicación entre el escritor y el lector b) reducen el riesgo gramatical Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo resulta cortado, pobre y monótono. Usando únicamente oraciones largas, la lectura sería confusa y fatigante. Una buena técnica es combinarlas unas con otras, en forma equilibrada.

2.c. Simplicidad Significa escribir en forma fácil y llana, no rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones complicadas o simplemente llamativas. El estilo más apropiado es el conocido como coloquial, es decir el utilizado en una conversación formal ante superiores jerárquicos, funcionarios desconocidos o en una exposición pública

2.d. Corrección gramatical Significa utilizar las palabras y formas gramaticales correctas. Esta habilidad se adquiere a través de la educación formal recibida así como los estudios o esfuerzos personales. Más allá de eso, ante la duda están los recursos del diccionario o la posibilidad de repasar las estructuras gramaticales.

Sugerencias sobre el estilo de redacción Ordenamiento Las palabras Las oraciones Nexos gramaticales Los párrafos

3.a. Ordenamiento Elegir un esquema o diseño adecuado y mantenerlo Organizar los párrafos, manteniendo una debida secuencia en las ideas expresadas

3.b. Las palabras Asegurarse de su significado Omitir palabras innecesarias Elegir términos claros y sencillos Evitar la jerga técnica innecesaria No utilizar frases de tipo “clisé” Utilizar palabras concretas Evitar las frases rebuscadas

3.c. Las oraciones Premisas Preferir las proposiciones cortas Evitar las frases incidentales, es decir aquellas que se intercalan para aclarar. De emplearlas, ubicarlas preferentemente entre comas, antes que entre paréntesis o guiones Emplear los adjetivos con cuidado Controlar la correcta ubicación de los signos de puntuación

3.c. Las oraciones Premisas Colocar el énfasis en la primera o última parte de la oración Descartar el uso de signos de exclamación o interrogación Agrupar las expresiones de igual sentido Evitar el empleo de oraciones negativas innecesarias, de expresiones ambiguas y de frases vacilantes o sin vigor

3.d. Nexos gramaticales o conectores Son las palabras que sirven para conectar dos oraciones o párrafos, indicando la relación entre los mismos y permitiendo una organización coherente y una cohesión sintáctica del texto

Nexos gramaticales: causa Por esta razón Porque Por lo antedicho Por lo que antecede Como Puesto que Debido a

Nexos gramaticales: consecuencia Por lo tanto Por lo antes dicho Por consiguiente Consecuentemente Por lo expuesto En atención a lo expuesto En consecuencia Dado que De acuerdo con

3.e. Los párrafos Pautas Construir párrafos utilizando oraciones separadas por “punto y seguido” Incluir en la primer oración la idea principal Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2ª oración de un párrafo y del 2º párrafo de un texto

Defectos que deben evitarse en la redacción Exageración Uso de palabras emocionales Indefinición

Exageración Ejemplo: Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros productos provocaría un irreparable y alarmante perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de la imagen local, regional y nacional del ente. Cualquier aumento en los lapsos de entrega de nuestros productos provocaría un perjuicio al organismo, con el consiguiente deterioro de su imagen.

Uso de palabras emocionales En vista de los repetidos actos de deslealtad comercial en que ha incurrido maliciosamente el mencionado agente, que hasta el presente había recibido todo tipo de consideración y atento servicio por parte de nuestro organismo, el suscripto considera ineludible proceder a imponer una sanción correctiva al causante, eliminándolo de nuestro registro de proveedores y procediendo a dar a conocer a la cámara respectiva la decisión tomada.

Indefinición De todo lo expuesto, el suscripto se permite informar a esa superioridad que, en caso de considerarlo conveniente y económico, podría procederse a contratar los servicios del citado proveedor o de quien se resuelva en definitiva (texto indefinido). De lo expuesto, el suscripto informa que pueden contratarse los servicios del citado proveedor (texto definido).

Estándares de calidad del informe Directo Sucinto Apropiado Persuasivo Constructivo Orientado a resultados Atractivo Oportuno

Estándares Directo: incluir - las conclusiones al principio - los puntos principales en primer lugar - la idea principal al comienzo Sucinto: - detalle limitado - seleccionar los ítems de mayor importancia - incluir los datos de respaldo en forma sumaria - utilizar un estilo conciso

Estándares Apropiado: - considerar los intereses de los destinatarios - seleccionar el tono de escritura adecuado Persuasivo: - respaldar las conclusiones en forma terminante - incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las observaciones - cuantificar el impacto

Estándares Constructivo: - balancear lo positivo y lo negativo - incluir las causas de los problemas (no solamente los “síntomas”) - de corresponder, destacar las acciones gerenciales encaradas Orientado a resultados: - incluir recomendaciones específicas y mensurables - proponer soluciones prácticas y orientadas a la acción

Estándares Atractivo: - incluir un informe ejecutivo para la dirección - utilizar un formato profesional - emplear secciones breves y claramente identificables Oportuno: - presentación inmediata - de ser aplicable, anticipar un informe parcial - definir estándares de tiempo y respetarlos estrictamente

Cómo atraer la atención del destinatario? Considerar el rol del destinatario Fijar la conclusión directamente Diseñar aperturas para guiar al lector Escribir concretamente y en forma descriptiva Elegir la información de mayor interés para el lector

Considerar el rol del destinatario Muchas veces, el auditor redacta su informe sin pensar que no será leído por otro auditor. Para obtener un producto de calidad, debemos “ponernos en los zapatos del lector”, considerando el interés el destinatario. La lógica investigativa del auditor es distinta de la lógica informativa que necesita el lector. Menor énfasis en el alcance y mayor en el efecto y la recomendación

Considerar el rol del destinatario Quién leerá el informe? Cuál es su responsabilidad respecto de la materia examinada? Qué autoridad tiene para tomar decisiones acerca de los temas informados? Cuál es su conocimiento respecto de la materia examinada? Necesita información detallada o resumida? En qué aspectos se debe poner énfasis y cuáles pueden soslayarse?

Fijar la conclusión directamente “El informe más eficiente es aquel que contesta el objetivo de la auditoría en su primer párrafo”. - evitar las introducciones innecesarias. - limitar la cantidad de información de soporte y la descripción de procedimientos Para ello, deberíamos preguntarnos: ¿El lector entenderá los términos utilizados? ¿Qué explicación necesita el lector? ¿Cuánta información quiere?

Diseñar aperturas para guiar al lector Es posible guiar al lector utilizando subtítulos, diferentes tipos de letras y otros recursos para destacar lo más importante. Las oraciones de apertura, tanto en la conclusión como en cada observación, pueden guiar al lector expresando los puntos más importantes.

Escribir concretamente y en forma descriptiva Evitar frases que no aportan información: - Durante nuestra revisión de los registros de solicitudes, se comprobó que los procedimientos utilizados necesitan mejorarse. - Los registros de asistencia no son controlados adecuadamente. - Existe alguna debilidad en la documentación de préstamos. - La documentación de las operaciones necesita mejoras

Elegir la información de mayor interés para el lector Para definir el tipo de información a incluir en el informe, es conveniente responder a las siguientes preguntas: - Cuán significativo es el hallazgo? - Cómo es la reacción del lector? (receptivo o reticente) - A quién se quiere lograr atención? (nivel político o nivel gerencial) - Cómo describiría al lector a quien se quiere influir? (sensitivo o duro)

Pautas para aumentar el potencial del informe (para obtener resultados) Describir y cuantificar las observaciones Mostrar el efecto desde el punto de vista de la autoridad superior Utilizar un estilo que reduzca las objeciones

7.1. Describir y cuantificar las observaciones Incluir evidencia objetiva Evitar la exageración o indefinición de los hechos Incluir las causas, independientemente de los síntomas Cuantificar la magnitud del problema

7.1. Ejemplos de cuantificación Número o porcentaje de ítems con excepciones - basados en muestras - basados en el total del universo Valor monetario de los ítems con excepciones - valor en pesos - porcentaje sobre el total del universo ($ / $) Número o valor monetario de la variable - diario - mensual Comparación de los resultados con un estándar

7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales) y Beneficios Problema: falta de base en una contratación Efecto Real o Potencial: sobreprecio Beneficios: ahorro de dinero Problema: falta de especificaciones técnicas o pedidos de cotización Efecto Real o Potencial: sobreprecio, colusión de intereses, baja calidad de los bienes Beneficios: precio más bajo (a igual calidad) o mejor calidad (por igual precio).

7.3. Utilizar un estilo que reduzca las objeciones Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que existen otros puntos de vista o atenuantes. Ejemplos: Mientras algunas solicitudes requerirán más de 60 días para su procesamiento, un 75% se pueden resolver en 15 días Se necesitará un incremento temporal del personal para superar el atraso, pero luego la dotación puede volver a la cantidad actual.

Pautas para redactar una conclusión efectiva Contestar el objetivo de la auditoría Elegir la información de soporte más concreta Utilizar un tono apropiado y consistente Balancear lo positivo y lo negativo Ofrecer perspectiva Incluir la respuesta de la Dirección

8.1. Contestar el objetivo de la auditoría La conclusión debe responder el objetivo de la auditoría en forma directa. Una buena conclusión es la que contesta el objetivo de la auditoría en su primer párrafo Cuando la auditoría incluya múltiples objetivos, la conclusión debe referirse a cada uno de ellos. En estos casos, la conclusión puede ser dividida en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un párrafo para cada uno de los objetivos de la auditoría.

8.2. Elegir la información de soporte más concreta De la opinión general sobre el objetivo de la auditoría, se debe pasar a la información de soporte que la sustenta. La opinión debe estar respaldada en hechos, ejemplos o comparaciones que la sustenten. En la información de soporte se debe: - utilizar un lenguaje claro - evitar los términos ambiguos o generalistas - evitar el exceso de calificativos.

8.3. Utilizar un tono apropiado y consistente Los resultados de nuestra revisión indican que la condición en que se desarrollan las operaciones son buenas. No obstante, detectamos que algunas áreas necesitan atención. Es necesario intensificar el esfuerzo para reconciliar algunas cuentas. En el proceso de pagos se debe implantar un control automatizado y el control de supervisión debe mejorarse. Además, las cuentas en suspenso necesitan atención.

8.4. Balancear lo positivo y lo negativo Si para responder al objetivo de la auditoría se obtienen algunos resultados positivos y otros negativos, se debe distribuir su incidencia en forma balanceada al escribir la conclusión. Muchas veces, se sobrecarga un lado de la conclusión, dándole poco espacio al otro. Las ideas más importantes deben ocupar lugares destacados dentro del informe. En la conclusión, la idea a enfatizar debe colocarse en el primer párrafo.

8.5. Ofrecer perspectiva Los resultados de la auditoría serán difíciles de interpretar, si no están contextualizados y sólo consisten en una lista de problemas. Se puede brindar perspectiva describiendo el efecto global de los principales hallazgos, incluyendo comparaciones significativas o identificando posibles causas. Puede compararse la gestión respecto de la última auditoría, comentar las acciones tomadas sobre las recomendaciones anteriores, etc.

8.6. Incluir la respuesta de la Dirección Además de la “opinión del auditado”, incluida en cada uno de los hallazgos, es conveniente exponer dentro de un párrafo final de la conclusión, la opinión que la Dirección tiene sobre la misma y su propuesta al respecto. La convicción y acción correctiva de la Dirección brindarán beneficio a la organización. Por ello, el cierre para la conclusión de un informe de auditoría que “mira hacia adelante” debería incluir dicha información.

Elementos para “ganar tiempo” en la emisión del informe Sin aumentar la carga de los “papeles” de trabajo, se puede utilizar un modelo de formulario donde se vayan registrando cada una de las informaciones necesarias para la redacción del informe: - debilidad observada - causa - efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo) - recomendación o sugerencia

Uso de tablas, gráficos y anexos Se requieren dos reglas de carácter general: El texto escrito debe poder leerse independientemente de las tablas, gráficos y anexos Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objeto de permitir una rápida y clara comprensión de su contenido e importancia

Revisión final En la medida que los tiempos de emisión lo permitan, se aconseja dejar pasar “un tiempo” después de haber terminado la redacción del informe, para revisarlo. Al releerlo, se lo confrontará una vez más con nuestra comprensión y se tendrá una idea más aproximada al punto de vista del destinatario. Con esta revisión, se tendrá una visión más objetiva de la redacción que permitirá efectuar los “retoques” necesarios.

El Informe de Auditoría Jornadas “Experiencias en el Control de Programas Sociales en el marco de la Red Federal de Control Público” San Miguel de Tucumán, 23 y 24 de agosto de 2010 El Informe de Auditoría wminer@sigen.gov.ar