La correspondencia recibida que por su naturaleza y contenido se clasifique como : Secreta, Confidencial o Reservada es INVIOLABLE, se remitirá al destinatario en las condiciones de seguridad en que fue recibida. La recepción es el acto de verificación y conformidad del ingreso de los expedientes y/o documentos presentados. Se encuentra a cargo de la Oficina Recepcionadora A la recepción de los documentos, se procederá al sellado del original y del cargo en la parte superior derecha, efectuándose la anotación del número del expediente, así como la fecha y hora de la recepción.
Antes de ingresar los documentos al Sistema de Trámite Documentario, el Personal de la Mesa de Partes deberá verificar si la documentación y expedientes está completa. Así mismo, verificará, que los anexos que se mencionan en el documento que se recepciona se encuentren adjuntos. Correspondencia clasificada : Aquella seleccionada teniendo en cuenta el valor de su contenido y su naturaleza. No debe ser conocida por cualquier persona, pudiendo ser : secreto, reservado o confidencial El Manual de Normas y Procedimientos del Trámite Documentario, es un documento normativo que establece la normatividad y describe los procedimientos adecuados para una correcta gestión documental garantizando una mejor atención y seguimiento de los documentos que generan las instituciones o empresas.