Comunicación Institucional: herramienta de gestión Reunión Regionales GTONG La Rioja, 29 y 30 de setiembre de 2006 Lic. Marcela Rios Coordinación de Comunicación Institucional Facultad de Ciencias Políticas y Sociales - Universidad Nacional de Cuyo

1º Momento Entrevistas a integrantes Relevamiento y análisis de las ofertas y demandas de comunicación Observación Situación actual con respecto al FODA (Analisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) anterior De la interpretación de los datos se identificarán cuáles son los actores generadores y receptores de información, los flujos informativos, el volumen y tipo de información que reciben y generan, demandas potenciales

Comunicación Institucional Introducción Se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan: entre los miembros de la organización Entre la organización y su medio O bien influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y rápidamente sus objetivos Construye la identidad de la institución mediante acciones comunicativas internas y externas.

Comunicación Institucional Revisión conceptual Los programas y actividades de comunicación deben responder a una estrategia común cuya finalidad será ayudar a la organización a alcanzar sus metas. Por lo tanto será necesario definir claramente esta estrategia a partir de la imagen que la organización desea evocar hacia adentro y hacia fuera, de acuerdo con su propia cultura. Debe estar presente en todas las acciones de la institución. Error de simplificación en organizaciones: Ceñir la comunicación a la temática prensa.

Hacia la comunicación institucional Es considerada como una herramienta de gestión institucional. Se acopla al organigrama directivo de la institución. Tiene una función estratégica y una dimensión de planificación transversal.

La comunicación institucional Perfila la política de comunicación. Elabora la identidad corporativa. Realiza las investigaciones de campo. Establece los contactos más eficaces con los públicos. Condensa unas relaciones estables con los medios. Administra el presupuesto en materia de comunicación. (edición de publicaciones propias, publicidad institucional, organización de acontecimientos, etc.).

La comunicación institucional Dobles planos de la comunicación institucional Es más directiva que administrativa. Es vertical (ejecutiva) y horizontal al mismo tiempo. Es ascendente (mediatizada por el rango, entre directivos y colaboradores) y descendente (demandas de los colaboradores) Es hacia dentro (interna) y hacia afuera (externa). Es personal (marketing directo, encuentros,…) y colectiva (medios de comunicación).

La comunicación institucional Multiplicidad de medios. Utiliza todos las herramientas informativas existentes en el mercado. Multiplicidad de finalidades. Difundir conocimiento, debatir una idea política, vender un bien o servicio, promover un valor humano, etc. Multiplicidad de mensajes. En función de los aspectos formales y conceptuales elegidos. Multiplicidad de destinatarios. Los públicos se segmentan. Depende del objetivo concreto asociado a cada acción.

El plan de comunicación Objetivos del plan de comunicación Presentarse ante la opinión pública. Obtener un espacio estable y definido en los canales de comunicación. Contribuir a los objetivos generales de la institución. Generar imagen corporativa determinada: ajustada a los objetivos, consecuente con la historia y con las posibilidades de cumplimiento. Afrontar situaciones de crisis conforme a protocolos previos y superarlas con el menor daño posible.

El plan de comunicación Elementos del plan integral de comunicación (Int. y Externo) Análisis de situación. Descripción de la Realidad Comunicacional Dónde estamos. Fijación del objetivo general. Dónde ir. Definición política general de comunicación Fijación de Objetivos específicos Identificación de Públicos Objetivos. Fijación de estrategias y acciones (a través de qué medio) Planing. Establecer los tiempos y las prioridades. Identificación de los recursos humanos necesarios. Presupuestos para alcanzar objetivos. Sistemas de seguimiento y control: auditorías de comunicación, evaluación de campañas y estudios de presencia.

Ámbitos de la comunicación en las org. Ambito de la información: se compone de normas y datos que permiten que la organización funcione de acuerdo al objetivo definido. Ambito de divulgación: son las novedades y elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organización. Los boletines, las publicaciones, son algunos de los elementos que se pueden implementar. Ambito de formación y socialización: tiene por meta reforzar en forma explícita la cultura institucional. En este marco se insertan las actividades de capacitación, las actividades recreativas y las celebraciones. Ambito de participación: es la participación destinada a que cada uno se exprese, darle la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.

Importancia de la Comunicación Interna La comunicación es un instrumento de cambio. Necesidad de adaptación al entorno cambiante en el que vive la organización. La comunicación interna permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional. Uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus integrantes estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. De este modo, la comunicación al incrementar las posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.

Aspectos Importantes Los destinatarios Participación: Cuando se habla de "Público Interno" En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicación externa también tiene su relación con la interna. Todo lo que se comunica hacia fuera, a través de los medios de comunicación, también repercute en el público interno.   Participación: Es necesario la previsión de espacios emergentes de comunicación que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoración del integrante como recurso humano. Instancias de participación con grados distintos de compromisos: Información Opinión Toma de Decisiones

Objetivos de la Comunicación Interna Se facilita el despliegue de todo el aparato comunicacional destinado a los integrantes de la organización con el objeto de: Promover la comunicación entre los miembros Facilitar la integración entre las realizaciones personales y las institucionales Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de los miembros Contribuir a la creación de espacios de información, participación y opinión

Pasos de la Planificación Objetivos general y específicos Metas y resultados esperados Criterios de acción políticos y estratégicos: los primeros están vinculados con la misión, la visión, la cultura organizacional y el ideal de comunicación. Son los principios rectores y valores esperados que la organización desea observar durante su ejecución. En cambio, los criterios de acción estratégicos, son líneas maestras de acción para abordar situaciones de comunicación específicas reconocidas en el diagnóstico. Programación Calendarización Evaluación de proyecto,   Evaluación continua,  Evaluación de resultados

Soportes de Comunicación Interna Para que sea más rica la comunicación. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales.Por ejemplo Carta al personal Carteleras Cuadernillo de Bienvenida Manuales de Estilo Folletos Publicación Institucional Reuniones Línea abierta o directa Buzón de comunicaciones Medios Electrónicos: Email, Internet, Foros de discusión

Trabajo sobre Comunicación Interna Conocer nuestros públicos internos y construir la identidad del Grupo GTONG. Identificar herramientas. Cómo alinear a nuestro equipo con los objetivos de la organización. Percepción de la imagen que proyectan / imagen ideal / imagen real. Cómo acercarlas El clima interno del Grupo. La comunicación interna como paso previo a la comunicación externa. Selección de Materiales:cómo elegir la herramienta más adecuada.