¿Cómo cortar gastos de viaje en período de recesión? Eric Zymna– AirPlus, Director de proyecto global Ludovic Ciannarella– Santander AirPlus, Director General

Agenda Introducción: La Alianza Santander y AirPlus Reducción de costos sobre viajes de negocios: una oportunidad prometedora para gerentes de viajes Como y que ahorrar en la cadena de los viajes Enfoque sobre soluciones de pago y análisis Conclusión – ¡ya ha empezado a ahorrar!

Santander, un líder en banca corporativa y medios de pago Con negocios gestionados a nivel global, con políticas corporativas comunes para aprovechar las sinergias y ventajas competitivas a escala internacional Nº 1 en la eurozona El 3er banco del mundo en términos de utilidades en 2008 > 18 millones de clientes en América Latina > 7 millones de clientes en la eurozona Más de 180,000 empleados 3.2 millones de accionistas Presencia en más de 40 países > 140,000 clientes corporativos/de negocios 60 millones de tarjetas emitidas a nivel mundial (personales y corporativas) 40 años de experiencia creando medios de pago para viajes de negocio en España (participación de mercado del 42%) Amplia experiencia en el desarrollo de productos tales como medios de pago Nº 1 en América Latina

AirPlus, líder en soluciones de pago y MIS para viajes Una compañía global que respalda la gestión de gastos de viaje, un proveedor internacional de medios de pago para viajes de negocio y de soluciones en línea para su gestión Más de 34,000 clientes corporativos a nivel mundial (la mitad de las principales 500 empresas de Europa) Más de 800 empleados especializados en pagos y MIS de viajes corporativos Número 1 en Alemania, número 2 en Europa, número 3 a nivel mundial Volumen total de cargos en 2008: 18,100 millones de euros Servicios y productos que abarcan más de 56 países AirPlus es el emisor de tarjetas UATP más grande del mundo con más de la mitad del volumen total AirPlus cumple con las reglas europeas más estrictas de seguridad de la información

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La Recesión Reducción de costos sobre viajes de negocios sin perder las oportunidades de negocios internacionales A través de una política global y armonizada de viajes o regulaciones de viajes La dirección da su apoyo Future developments of travel guidelines will be more strict say 54% of EU TM 62% of US TM 63% of Asian TM

La Recesión – Apoyarse más en el Gerente de Viajes ¿Cambios en que área? Estudio de mercado de AirPlus Marzo 2009 (entrevista a 1500 gerentes de viajes de 15 mercados globales de viajes de negocios)

La edad de oro para Compras La Recesión – Apoyarse más en el Gerente de Viajes El papel de los diferentes actores internos Dirección Receptiva a nuevas ideas sobre como mejorar el control de presupuesto de viajes Apoyo en la implementación de nuevas y armonizadas reglas y regulaciones de viajes Mandatos globales dados a los gerentes de viajes Responsables de Finanzas/ Presupuestos Línea directa entre Finanzas y Compras Apoyo al gerente de viajes para aplicar una nueva política de viaje más estricta Viajero Mayor apoyo de los viajeros – aceptación de los cambios de política Menor resistencia a cambios Los empleados viajan más a gusto La edad de oro para Compras

Conclusión Retos & Oportunidades Durante la recesión Ahorros de costos (re-negociación…) Re-organización Nuevas políticas de viaje (cambio de clase preferente a turista, menos viajes, nuevas tecnologías) Antes de la recesión El gerente de viajes sin la suficiente autoridad Tiempo – Estado – Soporte La globalización no va a parar como consecuencia de la recesión - Los viajes seguirán ganando importancia Agarre la oportunidad de introducir buenas políticas y prácticas que no pasarán nunca de moda Conclusión Mejorar su autoridad a nivel interno Hacer cambios a largo plazo a sus programas de viajes Mandato global – más poder y apoyo de parte de la dirección

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Optimice su cadena: ¿cómo/dónde? Orden de misión Reserva Emisión del billete por la agencia Desplazamiento Factura Centralizada Notas de gastos/ Contabilidad Reporting Focalización de la agencia sobre su actividad principal. (supresión del control de facturas y de los impagos) Baja del costo administrativo de la agencia de viajes → Herramientas de gestión de las mission order y de las notas de gastos → Herramientas de reserva en línea Soluciones de pago y de reporting: Automatización de los procesos de integración contable Imputación analítica de los gastos - Control de la aplicación de la política de viajes

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Productos AirPlus – Las mejores soluciones de su clase Tareas post-viaje Analice con… AirPlus Information Manager, una herramienta global de reporting on-line 2. Contabilidad e integración con… Facturación electrónica: apoya los sistemas de gestión financiera y de gastos Company Account Gastos pre-viaje Pago centralizado para gastos aéreos, de tren y de agencia Datos detallados & información específica del cliente Facturación personalizada Corporate Cards Gastos durante el viaje Emitidas para viajeros individuales para gastos no-aéreos Costos Mejor aceptación global Múltiples opciones de facturación 13

¿Qué tipos de costos podemos reducir? Costos directos Costos relacionados con los billetes comprados Negociación con los proveedores Cumplimiento de la política de viaje Aceptación Protección y seguridad Seguros Comisiones de cambio y anticipos Costos indirectos Costos relacionados con el procesamiento y la gestión de los gastos de viaje Estados de cuenta personalizados Conciliación Integración de ERP (planificación de recursos empresariales) y T&E (viajes y gastos) Comisiones aéreas Comisiones de agencias de viajes Atención al cliente

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Vuelos: el Gerente de viajes enfoca la compra anticipada de billetes Media de días entre reserva y viaje de negocios... Año Ø-Días Preferente Turista 2007 13,2 6,8 14,3 2008 14,8 8,5 15,8 2009 16,0 10,80 16,6 Fuente: AirPlus Business Travel Index 2009 // AirPlus Customers Global 16

Un cambio claro de clase preferente a turista … Desarrollo de clases de servicio reservadas en % Año Primera Preferente Turista 2007 1% 15% 84% 2008 13% 86% 2009 10% 89% Fuente: AirPlus Business Travel Index 2009 // AirPlus Customers Global 17

…y de aerolíneas a aerolíneas de bajo coste Porcentajes de billetes NO-LCC / billetes LCC Año NO-LCC LCC 2006 91% 9% 2007 85% 15% 2008 84% 16% 2009 82% 18% Fuente: AirPlus Business Travel Index 2009 // AirPlus Customers Global No-LCC: definido como utilizando un número de billete numérico sólo 18

Diapositivas de soporte

AirPlus Information Manager

AirPlus Information Manager – supervisión de todos los gastos relacionados con los viajes de negocios Supervisión del cumplimiento Política general de viajes Política de viaje en avión Política de hoteles Política de transporte en coche / terrestre Política de reuniones Selección de la agencia de viajes Datos seguros para negociaciones de vendedores Dirección de programas de lealtad de transportación aérea, en coche/terrestre y de estancias en hoteles Fuente de datos independiente de agencias de viajes y vendedores Datos de la aerolínea sobre billetes utilizados y no utilizados

Algunos informes, muestras del Information Manager

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