verdadera plataforma de trabajo Le ofrecemos una

Agenda ¿Qué es intraGob? ¿Qué es una intranet? Características de intraGob Beneficios Implementación Tecnología Capacitación

Mezclamos planeamiento estratégico y profundos conocimientos gerenciales y administrativos para atajar los retos tecnológicos más complejos.

01 Antecedentes Hemos desarrollado plataformas para la Asamblea Nacional de Diputados de Panamá, con un sistema de intranet, extranet y portal web (IntraGob); La Defensoría del Pueblo con un sistema de intranet para el desarrollo de sus proyectos (IntraGob); recientemente brindamos soluciones al Tribunal Electoral de Panamá, al poner en línea su portal para la Comisión Nacional de Partidos Políticos, importante proyecto para el sector político del país y por último hemos implementado la Intranet Corporativa en el Tribunal Supremo Electoral de Guatemala en conjunto con el International Foundation for Electoral Systems, IFES, de los Estados Unidos de Norte América

02 Resumen Resumen de intraGob ¿Qué es intraGob? Es una aplicación web de colaboración en las tareas cotidianas de una Institución y permite disfrutar de los beneficios de una plataforma “Social Corporativa”, pero en un ambiente institucional. Sin límites intraGob provee de servicios de intranet a una red de usuarios de la institución, tanto internos como en oficinas regionales o internacionales. Siempre comunicado Provee comunicación interna, entre el personal, directores y oficinas regionales. Mediante diversos métodos, correos internos privados, blogs y demás. En la Nube Será su principal herramienta de trabajo, mediante el uso de un manejador de proyecto, repositorio de archivos, gestor y organizador. Todo en su propia nube institucional. Ahorro Ahorro de recursos en la presentación y entrega de resultados. Lo que minimiza los tiempos de respuesta y aumenta la eficiencia de la institución. Conectividad Como enlace entre otros sistemas y que permita la creación de reportes y gráficos, con datos de bases de datos, tanto internas como externas al sistema mismo.

IntraGob es una herramienta Web creada para colaborar en las tareas cotidianas realizadas en el gobierno y que permite que el mismo tenga los beneficios de un software tipo “Corporativo”, pero en un ambiente gubernamental. Este es un sistema basado en internet, por medio del cual se provee de servicios de intranet a una red de usuarios de la institución, tanto internos como en oficinas regionales. Este intranet sirve para varios propósitos principales: 1.Enlace de comunicación interna, entre el personal, directores y oficinas regionales. Estos mediante diversos métodos, correos internos privados, blogs y demás. 2.Como repositorio de archivos, gestor y organizador. 3.Grupos de trabajo y colaboración. 4.Como principal herramienta de trabajo para lograr el control de los programas que lleva a cabo la institución, mediante el uso de un manejador de proyectos incorporado al software. 5.Como enlace entre otros sistemas y que permita la creación de reportes y gráficos, con datos de bases de datos, tanto internas como externas al sistema mismo. intraGob posee las siguientes características: 1.Intranet Social Corporativa 2.Flujo de Actividades de usuarios 3.Blogs de usuarios 4.Páginas de Noticias internas 5.Anotaciones 6.Comentarios internos 7.Fuentes de Noticias RSS 8.Directorio de Usuarios 9.Gestor de Contactos: Empresas y personas 10.Gestor de “Libreta de Tareas” 11.Chat Público 12.Conversaciones (mensajería privada) 13.Agenda/Calendario privado 14.Manejador de Proyectos 15.Recursos Humanos Reclutamiento y Selección de Personal Sitio web externo de vacantes de trabajo y registro de aplicantes Control interno de vacantes y candidatos 16.Manejo de Expedientes de trabajadores de la institución 17.Gestor de Carpetas Y archivos compartidos (Nube corporativa privada) 18.Repositorio de Archivos y Descargas 19.Flujos de Procesos y documentos 20.Constructor de Formularios Electrónicos y Flujos de Trabajo 21.Configuración avanzada para administradores 0303 Características Resumen de las características del sistema

¡Herramientas mejor integradas! Especial para grupos de trabajo.

05 Una intranet donde todos los empleados pueden crear contenidos y conectarse con facilidad Se necesitan dos cosas para hacer una intranet social: – Autoría: La capacidad para todo el mundo para crear contenido – Conexiones: La habilidad de ver a la gente detrás del contenido y de conectar con ellos de alguna manera significativa Intranets tradicionales tienen autoría muy estrecha, limitada a un pequeño grupo con permiso oficial de “editor”. Las intranets tradicionales también carecen de conexiones. El contenido es básicamente anónimo y no muestra contexto social, no hay conexión entre las páginas y personas concretas. Intranet Social Corporativa

Fases de análisis y recopilación de datos Determinación de necesidades para la implementación

07 Levantamiento de Requerimientos Determinación de necesidades para la implementación de un Proyecto de Intranet Corporativo Estructura Crecimiento Conectividad Comunicaciones Soporte ¿Qué se investiga? Es necesario comprender cómo funciona la institución o empresa, ya que un buen entendimiento de la estructura de ésta, ayuda a determinar la utilidad de la intranet en general. Del mismo modo, es importante definir qué funciones específicas pueden generar valores agregados al proyecto en general. Análisis Para ello incluimos en nuestro proceso de descubrimiento de necesidades, encuestas y formularios que nos permitan llevar a cabo una labor más detallada y que nos habilite para desarrollar soluciones más específicas para nuestros clientes. Límites Tipos de Usuario Alcance

08 Vista General del Proceso Estos procesos conllevan un detallado cronograma de trabajo Definición Implementación Entrevistas a las direcciones y gerencia, para el funcionamiento institucional y la administración, como soporte en la toma de decisiones en todo el país. IntraGob tiene una base que se puede utilizar desde el principio, conlleva el intranet y el módulo de proyectos, con los cuales se puede empezar a trabajar. Instalación, pruebas y depuración del sistema del cliente. Se planifica el lanzamiento y se coordina el entrenamiento en las herramientas de administración. Una vez instalados los módulos iniciales, se procede a entrenar al personal técnico en el uso de estas herramientas. Así podrán empezar a registrar la información base del sistema Entrenamiento Pruebas y Lanzamiento

Los 09 Cronograma típico de implementación El tiempo aproximado es de 3 meses o 12 semanas laborables. SEM1SEM2SEM3SEM4SEM5SEM6SEM7SEM8SEM9SEM10SEM11SEM12 AnálisisImplementaciónCarga de DatosCapacitaciónAjustesLanzamiento PERSONAL INVOLUCRADO Ernesto Morales José DíazVirgilio Sánchez Los tiempos de implementación pueden variar de acuerdo a la magnitud del proyecto, las necesidades y el entrenamiento. Estos, están basados en entrenamiento local, sin desplazamiento fuera del país.

Personal de Colaboración 10 En coordinación con el Coordinador de Proyectos Planificación Ya sea una dirección de Planificación o Proyectos RRPP o Capacitación Generalmente a cargo de la divulgación y multiplicación del entrenamiento Informática Coordina los recursos y acceso necesarios para la realización del proyecto Recursos Humanos Son parte vital de la fase inicial de implementación Administrador de Intranet Ya sea de parte de Planificación o Informática intraGob

11 Adopción de la herramienta Porcentajes de adopción de los usuarios 40%60% 20% revisan desde casa Algunos usuarios tienden a revisar su correo o el muro, desde sus casas. NIVELES DE USO Al inicio, los usuarios femeninos dominan la herramienta más rápido que los hombres. 25%60%85% 70% Los niveles de uso de la herramienta se miden mediante herramientas gráficas de información, dentro de intraGob. Los datos expuestos son reales y provienen de data recabada de clientes. Niveles de uso a 5 meses de la implementación

12 Herramientas de mayor uso Una muestra de los más utilizado en intraGob. 40%25%20%15% Transmisión de documentos, mensajería privada, comunicación intra- oficina. Mensajería Carpetas, archivos compartidos, trabajo en grupo. Repositorio de datos y búsqueda de información. Documentos Solicitudes, bases de datos, procesos, flujos de trabajo, permisos y demás. Formularios Interacción social, proyectos, expedientes, agenda, notas, etc. El resto

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