Comisión Nacional de Archivos Multisectoriales

Eliminación de Documentos Físicos que han sido micrograbados de acuerdo al Decreto Ley N 681 y sus Modificatorias Comisión Nacional de Archivos Multisectoriales

Marco Legal a.Ley Nº 28186, Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo Nº 681 mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información (5/03/2004) b.Ley Nº 27291, Ley que modifica el Código Civil permitiendo la utilización de los medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y utilización de la firma electrónica. (20/06/2000) c.Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales (08/05/2000) d.Decreto Legislativo Nº 827 ampliatoria de los alcances del Decreto Legislativo Nº 681 Normas que regulan el uso de tecnología avanzada en materia de documentos (31/05/1996) e.Ley Nº 26612, Modificatoria del Decreto Legislativo Nº 681, Normas que regulan el uso de tecnología avanzada en materia de documentos e información (17/05/1996). f.Decreto Legislativo Nº 681, Normas que regulan el uso de tecnología avanzada en materia de documentos e información (11/10/1991). g.Decreto Supremo N° PCM, que modifica el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Norma que en sus artículos 23, 24 y 25 establece que le corresponde al Archivo Central de cada institución garantizar el acopio, organización, conservación de su información a partir del cumplimiento de las normas de archivo, haciendo extensivo su cumplimiento para los procedimientos de digitalización de documentos e información (13/06/2013). h.Decreto Supremo Nº PCM, aprueba Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, (14/01/2007). i.Decreto Supremo Nº JUS, Reglamento de Ley y Certificados Digitales. (17/05/2002). j.Decreto Supremo Nº TR, Modifican artículos del D.S. Nº TR que aprobó las Normas reglamentarias relativas a obligación de empleadores de llevar Planillas de Pago (07/06/2001). k.Decreto Supremo Nº JUS, Reglamento sobre la aplicación de normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información a entidades públicas y privadas. (04/03/2000)..

DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO 1. Determinación del Alcance de la Actividad que se pretende regular El Medio Portador de la Microforma es custodiado en un MICROARCHIVO certificado. El Medio Portador de las Microforma (documentos digitalizados con valor legal) Brindar al Archivo General de la Nación de un documento técnico normativo que le permita evaluar la pertinencia de la Eliminación de Documentos Físicos que han sido micrograbados de acuerdo al Decreto Ley N 681 y sus Modificatorias de modo que salvaguarde el patrimonio documental del Estado Peruano.. EIMINACION DE LA DOCUMENTACION DE ARCHIVO MICROGRABACIÓN CONSERVACIÓN DE LAS MICROFORMAS GENERADAS

2. Objetivos de la Comisión Nacional de Archivos Multisectoriales 1. Salvaguardar los derechos y obligaciones de los ciudadanos a partir de la conservación de la documentación de Archivo. 2. Establecer lineamientos o directrices que permitan una eficienten valoración de la documentación que es propuesta para su eliminación debido a que se cuenta con una versión digital obtenida como resultado de un proceso de micrograbación certificado dentro los alcances del Decreto Ley 681, teniendo en cuenta sus modificatorias y legislación complementaria. 3. Contribuir a la descongestión de los archivos de la administración pública y promover el uso del documento electrónico que cumpla los requisitos archivísticos establecidos para su procesamiento, conservación y disponibilidad. 4. Contribuir a que el Archivo General de la Nación actualize sus procedimientos de modo que contribuya a la modernización de la gestión pública del Estado Peruano (Gobierno electrónico, Gobierno Abierto, Transparencia y lucha contra la corrupación, continuidad de negocio, protección de datos personales, etc.)

3. Premisas que la Comisión a identificado para ejecutar sus actividades 1. Que el procedimiento de evaluación para la eliminación de documentos varia teniendo en cuenta si la institución que pretende eliminar su documentación tiene un Programa de Control de Documentos aprobado. 2. Que la producción de las microformas se encuentra adecuadamente regulada y por tanto su producto es homologo al documento que ingresa para ser digitalizado; por lo cual la evaluación que deberá realizar el Archivo General de la Nación estará referido a verificar: 2.1.El cumplimiento de los requisitos archivisticos para la identificación y procesamiento previo a la digitalización Que la documentación fisica propuesta para eliminación tenga su versión en digital que la homologue en todas sus caracteristicas (adecuado muestreo) La participación de los profesionales de archivo en los procesos de micrograbación y del Comité Evaluador de Documentos como garantia del proceso ejecutado dentro los alcances de la legislación de Archivo vigente.

4. Avances de la Comisión de Archivos Multisectoriales 1. Se ha identificado el contenido del informe técnico que deberá elaborar cada institución para sustentar su solicitud de eliminación; la cual evidencie el cumplimiento de los requisitos archivisticos y de la producción de las microformas dentro de los alcances del Decreto Ley 681, teniendo en cuenta sus modificatorias y legislación complementaria. 2. Se esta identificando la metodología para la revisión de los expedientes de eliminación presentados y la ejecución de la Visita de Supervisición para verificar la documentación materia de evaluación por parte del personal del Archivo General de la Nación 3. Se esta evaluando las adaptaciones que deberán hacerse a los programas de control de documentos de modo que evidencien los plazos que se asignan a la documentación que gradualmente esta siendo convertida microformas, dejando evidencia el periodo de custodia de la documentación en papel y el periodo de retención del documento electrónico obtenido como resultado de la digitalización con valor legal (generación de microformas con valor legal)

5. Temas pendientes 1. Determinación de las actividades de conservación de los documentos electrónicos que deberán cumplir las instituciones para garantizar la integridad, seguridadad y disponibilidad de la documentación que ha sido micrograbada (Asignación de presupuesto y soporte tecnológico para garantizar las optimas condiciones). 2. Metodología para el muestreo que deberá realizar los supervisores del Archivo General de la Nación que permitan garantizar que la documentación en papel ha sido migrada o convertida a digital en su totalidad y cumpliendo con lo establecido en la legislación de archivo vigente. 3. Capacitación del personal del Archivo General de la Nación a partir del ejercicio de pilotos de verificación en instituciones que generan microformas (comenzando con las instituciones de los representantes que integran la Comisión Multisectorial)