Estructuras, Organización y Control Interno Sistemas Operativos Proceso de Ventas

Proceso General

Proceso

Principales características Desde solicitud hasta recepción Es el punto crítico de contacto con el cliente Calidad del proceso – satisfacción del cliente. Distintas formas de ventas (may-min, correo, pr forma de pago) Fuerza de Venta, marketing, logistica de distribución

Elementos del diseño Separación de funciones en las tareas de procesar pedido, otorgamiento de crédito, facturación , despacho y registración. Facturación Régimen AFIP Documentación: nota de pedido, remito y factura. Archivo y orden

Impacto Informática Impacto del rediseño de procesos El uso de base de datos de clientes Sistemas de punto de venta y atención al cliente (terminales de autoconsulta). Venta a través de la WWW

Controles activ. de ventas La fuerza de ventas está debidamente capacitada y está bien informada. Las consultas y requerimientos de servicios a los clientes se manejan de manera expeditiva y eficiente. Los niveles de remuneraciones de la fuerza de ventas se determinan apropiadamente. Se cumple con las normas legales o similares respecto de la actividad de ventas. Se genera y emplea adecuada información gerencial para la administración de las actividades de ventas. Se ha establecido una función de ventas efectiva y eficiente.

Controles en el procesamiento del pedido El acceso a las funciones de procesamiento/fijación de precios está circunscripta al personal autorizado adecuadamente segregado de la ejecución de tareas incompatibles. Las modificaciones a los precios de venta y a otros datos permanentes relacionados se ingresan para su procesamiento en forma completa, exacta y sólo una vez. Los pedidos de los clientes se procesan en forma completa y exacta en el período contable correcto. Los pedidos de venta son aprobados, respecto de sus condiciones, precio y crédito, por un funcionario apropiado. Los cambios a los datos permanentes de clientes se autorizan en forma correcta. Los cambios a los datos permanentes de clientes se ingresan y procesan en forma completa, exacta y sólo una vez. Se aíslan, analizan y corrigen en forma oportuna los datos de pedidos rechazados. Se genera y emplea adecuada información general en la administración de la función de procesamiento de pedidos de venta.

Controles en la facturación El acceso a las funciones de procesamiento/datos de facturación/está circunscripto al personal autorizado adecuadamente segregado de la ejecución de tareas incompatibles. Existen procedimientos efectivos para autorizar, registrar y monitorear las devoluciones de clientes y bonificaciones. Existen procedimientos efectivos para identificar y resolver los reclamos de los clientes y sus consultas respecto de sus cuentas. IVA sobre ventas y los impuestos a las ventas se determinan y se da cuenta de ellos conforme con las leyes y normas aplicables. La facturación y las condiciones de ventas cumplen con las leyes y normas aplicables. Las facturas y las notas de crédito se preparan en forma exacta. Los ajustes a las facturas y las notas de crédito son aprobadas por un funcionario apropiado. Los datos de facturación y notas de crédito se acumulan en forma completa y exacta en los registros contables.

Control en la dist. y entrega El acceso a las funciones de procesamiento/datos de entregas está circunscripto al personal autorizado, adecuadamente segregado de la ejecución de tareas incompatibles. Existen adecuados arreglos de distribución en vigencia. La instalación del producto se realiza en forma correcta, eficiente y de manera oportuna. La manipulación de los productos se realiza conforme las leyes y normas aplicables. Las entregan se realizan en forma oportuna, de la manera más eficiente y por los medios más efectivos. Los bienes/servicios correctos se entregan y están conforme con el pedido del cliente. Los datos de entregas se procesan en forma completa y exacta en el período contable correcto. Los documentos de entregas se aprueban antes de la entrega y son firmados por los transportistas o los clientes a la entrega para indicar su aceptación. Se aíslan, analizan y corrigen en forma oportuna los datos de entrega rechazados. Se genera y emplea adecuada información gerencial para la administración de la función de distribución y entregas.

Bibliografia Gilli. Diseño y efectividad organizacional Capitulo 3. Proceso de Venta Controles – Material de la consultora Price WaterHouse