PUBLICIDAD VANGUARDIA LIBERAL

RESULTADOS Crecimiento del 27.32% en pauta Local Crecimiento del 33.65% en pauta nacional Crecimiento del 19.35% en Clasificados

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Se llevó a cabo un análisis de la fuerza de ventas, y se detectaron las siguientes deficiencias: VENDEDORES Planta de vendedores de gran antigüedad y acostumbrados a no ser medidos por cumplimiento de metas. No existía un proceso de ventas unificado. Atención de clientes por múltiples vendedores. Vendedores con número exagerado de clientes, entre 50 y 200

METODO DE VENTAS Falta de acercamiento con los clientes por parte de la dirección comercial. El reparto de cuentas entre vendedores era muy desigual.

ESTRUCTURA No existía diferenciación en el servicio prestado a los anunciantes frecuentes y de gran volumen con respecto a los esporádicos No existía supervisión cercana al servicio prestado por los vendedores Existía un grupo de Artes con Producción baja y diseños sin creatividad alguna.

EL PROCESO

ANÁLISIS DE QUINTILES Para llevar a cabo el análisis de quintiles tuvimos que depurar la base de datos. Primero hacer una lista por nombre de los clientes, con esto encontramos que algunos aparecían más de 1 vez matriculados en el sistema. A partir de ahí decidimos que la manera más fácil y que nos podría traer mejores resultados era filtrando la base de datos por el número del NIT. Con esto logramos tener una base de datos con información confiable.

SEGÚN IGUAL NÚMERO DE VENTAS Se ordena la base de datos de los clientes de mayor a menor valor pautado. Se dividió el valor total de la pauta en 5, se hizo la sumatoria una por una de las cuentas, una vez sumaran el valor anterior se definió el primer quintil y así sucesivamente hasta llegar al quinto. Con esto logramos definir quiénes eran nuestros clientes más importantes, para ofrecerles una mejor atención.

SEGÚN IGUAL NÚMERO DE CUENTAS Al igual que el procedimiento anterior se ordenan de mayor a menor. Se suman la cantidad de cuentas y se dividen en 5. A partir de allí se definen los quintiles. Con esto logramos conocer en cuáles cuentas estaban representados nuestros principales ingresos.

RESULTADOS VANGUARDIA LIBERAL Datos a 31 de diciembre de 2002

RESULTADOS VANGUARDIA LIBERAL Datos a 31 de diciembre de 2002

REASIGNACIÓN DE CUENTAS Se solicitó un listado de clientes por vendedor y se les pidió que seleccionaran sus 30 mejores clientes. Este número de clientes es el ideal ya que pueden tener contacto personal con cada uno de ellos con mayor frecuencia. Los clientes que hubiesen pautado mas de U$400 en el año inmediatamente anterior se repartieron entre vendedores nuevos. Aquellos de un monto inferior se asignaron a una unidad de telemercadeo.

Indicador del Tamaño del Grupo de Ventas Mide si la cantidad de vendedores es excesiva o deficitaria para el mercado. FORMA DE CALCULARLO Ventas Totales de vendedores / Ingresos Totales de Vendedores. Los ingresos incluyen básico + Comisiones + Parafiscales.

RESULTADOS La relación debe estar 6/1 y 8/1 esto quiere decir que los vendedores están vendiendo entre 6 a 8 veces lo que se ganan. Si la relación es de 1/1 a 6/1 quiere decir que hay muchos vendedores y se necesita reducir la planta Si la relación es de 8/1 o mayor hay muy pocos vendedores

RESULTADOS VANGUARDIA LIBERAL

EVALUACIÓN DEL GRUPO DE VENTAS EXISTENTE DIAGNOSTICO INICIAL EVALUACIÓN DEL GRUPO DE VENTAS EXISTENTE Se inició el proceso de búsqueda de una firma consultora para iniciar un proceso de incremento de productividad en ventas. Para llevar a cabo las evaluaciones del perfil psicológico deseado de la fuerza de ventas, se definieron una serie de conductas claves que no pueden ser modificadas en el ser humano como:

Lealtad, Apego a las normas, Compromiso, Tolerancia a la frustración, Baja rebeldía, Relaciones interpersonales y lo más importante, aptitud comercial Esto llevó a la desvinculación del 80% de la fuerza de ventas, pues no cumplía con el perfil que se había predefinido.

Una vez se logró una fuerza de ventas que cumpliera con el perfil, se instauró un programa de mejoramiento continuo, buscando ayudar a todos los vendedores a mejorar su rendimiento. Adicionalmente se estableció como política para mantener un mejoramiento continuo del personal de ventas, que el vendedor que obtenga el mas bajo desempeño en ventas durante cada trimestre, se le debe cancelar su contrato de trabajo, para vincular a un nuevo vendedor.(Teoría de los tres baldes)

CUALIDADES QUE DEBE TENER UN ASESOR Es necesario que cuando se haga la selección del personal se tengan en cuenta las siguientes características, que no se pueden lograr mediante las capacitaciones Inteligencia Creatividad Integridad Seguridad Empatía Auto motivación Orientación hacia las metas Fuertes habilidades organizacionales Fuertes habilidades en comunicación Actitud positiva Adaptable / versátil Agresivo Tolerancia al rechazo Tolerancia al estrés Aceptación de mediciones

Talleres Incremento Productividad Existen ciertos factores de la personalidad que tienen un gran impacto en los resultados que obtiene un vendedor tales como merecimiento, combatividad, tolerancia a la frustración, atrevimiento y motivación al logro que pueden ser potencializados a través de talleres. Así mismo existen herramientas tales como la definición de un método unificado de ventas, enfoque a actividades facturables, una comunicación eficaz y manejo efectivo del tiempo.

TALLERES QUE SE HAN VENIDO DESARROLLANDO

TALLER DE MERECIMIENTO “La concepción interna que establece aquello a lo cual yo creo que tengo derecho y que determina mis expectativas” 1. Concepción Interna: Es algo que ya está establecido dentro de nosotros y que actúa Consciente o inconscientemente. 2. Establece aquello a lo cual yo creo que tengo derecho: No se refiere a lo que yo realmente tengo derecho, es a lo cual YO CREO que tengo derecho, aspecto que hemos aprendido y que podemos modificar. 3. Determina mis expectativas: Al determinar mis expectativas, determina también mis logros.

COMBATIVIDAD: Esta relacionado con la perseverancia, con la actitud de lucha constante para el logro de objetivos. TOLERANCIA A LA FRUSTRACION: Estar dispuestos a aceptar rechazos y a no flaquear ante estos, asumiendo que es parte de la labor realizada. ATREVIMIENTO: Transgredir los limites establecidos

MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO Mejorar las oportunidades que tiene en la gestión de su propio tiempo, aplicando técnicas sistemáticas que le permitan al participante controlar sus actividades, logrando con ello una verdadera efectividad en el manejo del tiempo.

COMUNICACIÓN EFICAZ Mejorar las comunicaciones internas y externas de la empresa, para lograr un mayor rendimiento en los procesos productivos y desarrollar sanas maneras de comunicación estandarizados y predecibles de cara al cliente.

DEFINICION DEL METODO UNIFICADO DE VENTAS Seguimiento a cada uno de los vendedores con el fin de analizar el método de ventas que esta utilizando cada uno. Análisis de las fortalezas de los vendedores en cada una de las diferentes etapas del proceso de ventas. Diseño de un método unificado de ventas para Vanguardia Liberal con las mejores prácticas observadas, con el fin de garantizar que el nivel de atención sea uniforme, efectivo y medible a través de toda la fuerza de ventas

DATOS ESTADISTICOS GENERALES 15 PROSPECTOS 9 LLAMADAS 6 VISITAS 3 COTIZACIONES 1 NEGOCIO

LA ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN ANTERIOR

ESPECIALIZACIÓN EN LA ATENCIÓN SE CREARON NUEVOS CARGOS, BUSCANDO QUE LA FUERZA DE VENTAS FUERA MÁS PRODUCTIVA, LOGRANDO UNA MEJOR ATENCIÓN AL CLIENTE. EJECUTIVOS DE CUENTA: SE ESPECIALIZARON EN 4 SECTORES. (Educación, Supermercados, Gobierno / Tecnología, Construcción). 2 COORDINADORES DE VENTAS VENDEDORES LABORALES: 40 CUENTAS PUBLIREPORTAJES TELEMERCADEO COORDINADOR DE IMPRESOS COMERCIALES EJECUTIVO DE CUENTAS NUEVAS

ORGANIZACIÓN ACTUAL

FUNCIONES COORDINADOR DE VENTAS Cada coordinador debe tener un grupo pequeño de vendedores Debe realizar una labor de acompañamiento, de entrenamiento y liderazgo hacia los vendedores en la calle, con los clientes, y diseñar estrategias para incrementar las ventas de su grupo. Adicionalmente debe encargarse de ayudar a todo su grupo de ventas a cumplir con la meta estipulada y de reemplazar rápidamente a los vendedores que no cumplan las metas.

COORDINADOR DE IMPRESOS COMERCIALES Contactar clientes potenciales que deseen realizar los impresos comerciales con V.L. Hacer seguimiento a los clientes actuales de los impresos. Asesorar al cliente sobre los impresos (tamaño, clase de papel, cantidad, color, sectores de distribución...).

EJECUTIVOS DE CUENTA Se determinó sectorizarles las cuentas, estableciendo un presupuesto de ventas, buscando la especialización del ejecutivo en el sector asignado. (U$5,000 – U$100,000) Sectores: Construcción, Educación, Gobierno y Tecnología, Almacenes de cadena y Alimentos. Deben tener una cultura de servicio, su actividad se debe enfocar en la atención al cliente. (15 – 18 Ctas) Las cuentas que manejan los ejecutivos son negociadas por la Gerencia y/o la Dirección Comercial.

VENDEDORES LABORALES Deben tener un máximo de 35 cuentas cada uno. Manejan cuentas entre U$500 y U$5.000 Maximizar el tiempo con los clientes La relación con el cliente debe ser cara a cara. Implementar visitas diarias del coordinador con los vendedores a los clientes. Al contratarlos se debe seguir el siguiente esquema 1 mes de entrenamiento 2 meses de trabajo con cuentas inactivas 3 meses de prueba

TELEMERCADEO Estos asesores deben atender telefónicamente a aquellas personas y /o empresas que en los años anteriores hubieran pautado menos de US$ 500, ya que estos clientes, por ser esporádicos, no justifican una atención personalizada por parte de un asesor de ventas

PUBLIREPORTAJES / ESPECIALES Una persona debe ser la encargada de hacer los especiales, por 2 razones: - Los ingresos de este vendedor van a depender exclusivamente de esta categoría. - Para que los clientes no se vean afectados por visitas múltiples por diferentes vendedores.

METAS Para lograr tener un mejor control, las metas no deben ser medidas por centímetros pautados, sino por dinero, que es la medición principal en la compañía.

ESTRUCTURA SALARIAL Vendedores Ejecutivos Coordinadores

FORMATOS Y REPORTES Se desarrollaron 2 clases de formatos para lograr tener un mayor y mejor control sobre las actividades que desarrollan los asesores comerciales y poder hacer un seguimiento sobre su gestión, especialmente sobre el manejo de su tiempo.

ESTUDIO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Después de las visitas de la Dirección a los clientes nacionales y a los principales locales se detectó que estos estaban indispuestos por la posición monopolística del diario y la mala atención de los vendedores. Se decidió entonces realizar una encuesta de satisfacción del cliente, orientada por una firma consultora externa.

OBJETIVO Medir la satisfacción del Cliente Anunciante de Vanguardia Liberal, a través de la aplicación trimestral de cuestionarios especializados a una muestra, para evaluar el estado y tendencia de los índices de control del producto y el servicio.

Las encuestas se van a dividir de acuerdo al tipo de cliente: 36 a los clientes asignados a los Ejecutivos de cuenta 75 a los clientes asignado a los vendedores 36 a los clientes asignados a Telemercadeo. 12 a los proveedores de los clientes de especiales En total son 156 encuestas por medición y se llevarán a cabo 4 mediciones en el año. Actualmente se está llevando a cabo la segunda medición

PROYECTOS ESPECIALES

SEPARATAS Con el ánimo de incrementar la pauta Local, se establecieron separatas tamaño tabloide, sobre temas especializados, con descuentos especiales. Logrando así beneficios tanto para el anunciante como para el lector. (Universidades, Construccion, Vehiculos)

VISITA DE LAS AGENCIAS DE PUBLICIDAD Con el objetivo de fomentar un acercamiento con las principales agencias de publicidad y así estrechar aún mas las relaciones existentes, se realizó una invitación, para que algunas personas con influencia en la pauta nos acompañaran en la sede del diario. Se desarrollaron diversas actividades culturales, generando así, una excelente oportunidad para conocer un poco más nuestra sede y operación, la plaza y su potencial.

CLASIFICADOS PROMOCION Se decidió mercadear la venta de clasificados. Iniciamos con promoción dentro de las paginas del diario para llegar a nuestros lectores que nunca han utilizado el servicio y en 2 emisoras de radio posicionadas en los estratos 3 ,4 y 5 para los no lectores. Incremento en ventas del 30% en el mes siguiente a la promoción.

El incremento para el 2003 fue de 19 El incremento para el 2003 fue de 19.6%, al pasar de U$608,000 en el año 2002 a U$727,488 en el año 2003, para el primer semestre de el 2004, el incremento en ventas se ha mantenido (18.3%), al pasar de U$350,990 en el 2003 a U$415,356. Se decidió realizar un servicio posventa para verificar la efectividad de los anuncios, lo que finalmente se tradujo en un incremento del 51% en ventas entre el 2002 y 2003 .

CUÑAS RADIALES PARTIDO DE FOOTBALL VOLANTE RETAILA

Acrópolis- Cabecera- Cañaveral Floridablanca - Girón - Piedecuesta OFICINAS SATELITES Acrópolis- Cabecera- Cañaveral Floridablanca - Girón - Piedecuesta Estas oficinas se montaron hace varios años con el fin de tener un lugar de recepción mas cercano a cada uno de los centros de mayor afluencia de gente en la ciudad. Ahora con las promociones que se están haciendo las capacidad instalada se quedo corta, los fines de semana (viernes / sábado) para lo cual estamos ampliando la fuerza de ventas y los recursos físicos.

GRACIAS