Abril 2005 Autor: Henry López Aplicación del Benchmarking Fondo Editorial Guayana

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 1: Selección del proceso que será sometido a Benchmarking Proceso Mejoramiento al área promocional Productos: Libros de educación básica Requerimiento del consumidor: -Quien lo utiliza o acepta es el docente -Los consumidores son los padres y representantes que los compran luego de requerido por el docente Problemas: -Fallas en el proceso promocional -Fallas en la actualización de los textos Medición: La empresa conoce los resultados luego de obtenidas las listas de útiles en las escuelas Proceso: Publicidad directa promotor-profesor Metas: Lograr que el producto sea incorporado en la lista de utiles escolares SELECCIÓN Presiones Competitivas: Debe enfrentarse con variadas editoriales que persiguen el mismo objetivo lograr que el docente decida que su libro es el mejor

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 2: Identificación de las organizaciones para comparación Comparación Negocios Similares: -Editorial Excelencia (Colombia) -Editorial Santillana (España) -Editorial Noriega Editores, (México) -Editorial Básica (Venezuela) -Distribuidora Escolar (Bloque Dearmas, Venezuela) Productos Comparables: -Libros nivel de primaria -Libros nivel secundaria -Enciclopedias Competidor y amplitud de la industria: -Editorial Santillana (España) -Sus operaciones y manejo son bastante parecidas a la del Fondo Editorial Guayana -Posee un radio de acción internacional Innovación de productos y prácticas: -Poseen una enciclopedia por grado -Actualización permanentemente de los libros que promociona y vende -Trato hacia los promotores o asesores pedagógicos muy bueno en términos económicos Distribución porcentual de competidores y amplitud

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 3: Determinación de los métodos de recolección de datos Datos Costos, tiempo y disponibilidad de datos: -Los costos generados por la Investigación, son asumidos por el Fondo Editorial Guayana por considerar necesaria la aplicación del Proceso de Benchmarking, otorgando el tiempo necesario para el mismo. La disponibilidad de datos es factible debido a diferentes fuentes de información Recolección interna y/o externa: -La recolección será efecuada de manera interna y externa. -Se remitirá a la historia de la empresa, la cual se halla acumulada en los diferentes registros que se llevan año a año del trabajo promocional Expertos del tema: -Se entrevistó al Gerente de la Sucursal en Venezuela de la Editorial Santillana, aportando información valiosa para la realización del estudio del Benchmarking Redes de información especializada: -Será obtenida de manera oral y escrita de las personas que se contactarán en la empresa asociada -Datos relativos a los libros (producto) se recolectarán de la página en Internet de Editorial Santillana. Investigaciones originales: -Se diseñarán formatos de cuestionarios y entrevistas con los puntos claves a investigar

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 4: Identificación / actualización del ámbito competitivo Ambito Recolección de datos: -Los datos serán recolectados a través de llamadas telefónicas, entrevistas, la experiencia previa del autor, cuestionarios y análisis de contenido Tipo de ámbito: -El ámbito incluye un solo cuadrante: el negativo, referido al área de promoción, donde la empresa benchmark es superior Juicios cualitativos o subjetivos: -Los juicios que se utilizarán serán cualitativos (respecto a la calidad del producto) y subjetivos (apreciación propia de los docentes) Identificación a partir del análisis: -El análisis de los datos recolectados muestra claramente a Editorial Santillana como la mejor en el área promocional ¿Podemos compararnos con el mejor? -Fondo Editorial Guayana puede compararse con Editorial Santillana, ya que sus procedimientos son relativamente parecidos, con algunas variaciones en determinadas fases de ejecución

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 5: Proyección de los niveles de desarrollo futuros Proyección Fondo Editorial Guayana Editorial Santillana La actualización de los libros es mínima Actualización continua de los libros que vende Solo libros de lectura en los grados inferiores Enciclopedia adaptada a los grados inferiores Solo el 10% de los libros vendidos son muestras promocionales (dificultad en solicitar mayores cuotas) Mayor cantidad de muestras promocionales para repartir a los docentes No cubre el mercado Universitario Libros dirigidos a los diferentes niveles educativos, incluyendo la universitaria Planes económicos bajos lo cual conlleva a una alta rotación de los promotores Atractivos planes económicos para los asesores educativos Tendencia Histórica y Futura N° Promotores Presupuesto para promoción Metas para Ámbito de Desarrollo -Ajustar la cantidad de presupuesto asignado para promoción. -Incrementar el número de trabajadores promotores -Incremento en los sueldos y beneficios al personal -Ampliación del ámbito académico.

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 6: Establecimiento de metas Metas 1.Ofrecer mayor cantidad de libros de promoción para cada docente. 2.Concientizar a la alta gerencia sobre la realización de una enciclopedia, lo cual es esencial para el impulso de los libros existentes. 3.Conformar una alianza estratégica con otra empresa que posea una enciclopedia por grado. 4.Mejorar las políticas salariales y de beneficios al personal. 5.Aplicar bonos de productividad para incentivar al personal. 6.Implementar políticas para la disminución de costos de producción. 7.Mejorar la administración de los inventarios. Metas basadas en los estudios y desarrollo a alcanzar: Se puede disminuir la brecha con respecto a la compañía Benchmark de varias maneras, entre las que se encuentan:

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 7: Desarrollo de Planes de Acción Planes Ciclo para determinar la Eficiencia de la práctica: Aplicación de experiencias: -El éxito del estudio depende en gran medida en la implantación. Los cambios a los que se refieren los planes de acción son mayormente referidos a la alta gerencia. La actualización de los libros, la contratación de personal, el aumento de los libros para promoción, etc son decisiones que debe tomar esta instancia de la empresa Instrumentación de responsabilidades: -El entrenamiento del personal promotor depende del departamento de promoción y de recursos humanos Resultados esperados: -Recuperación del 30% del mercado escolar. -Reconocimiento de la firma como marca lider en el mercado escolar venezolano Requerimientos de recursos: -La alta gerencia aportará los recursos para el entrenamiento del personal promotor Definición de tareas: -Aumento de los libros para promoción -Realización de una enciclopedia Formas de medición: -Aumento de los libros a promocionar -Aumento en la actualización de libros -Publicación de una enciclopedia Primer aprendizaje Segundo aprendizaje Verificar el cambio ventajoso Comparación ImplementaciónRediseño Percepción

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 8: Instrumentación de cursos específicos de acción Acciones -Implementar un sistema de evaluación del desempeño como herramienta útil, para medir la gestión -Una capacitación dirigida a necesidades específicas -Realizar estadísticas sobre la libre escogencia de una enciclopedia para ser colocada en la lista de útiles por parte del docente y/o directivo de la escuela -Permitir una mayor cantidad de libros de promoción, para cubrir una buena cantidad de docentes -Publicar una página web de los productos ofertados por la empresa -Implantación de la promoción por teléfono (telemercadeo) como reforzamiento a las visitas de los promotores -Actualización de los libros con mas de dos años en el mercado y una permanente actualización de el stock de libros -Estudio socio-económico permanente de los sueldos y condiciones del personal de promoción y ventas, así evitar entrenar personal que posteriormente será captado por otras empresas con mejores reivindicaciones salariales -Entrenamiento permanente de los promotores en las diferentes técnicas de promoción, así como en lo relativo a recursos humanos -Estudio de la baja venta en determinados libros, para el recalculo de lo asignado para promoción -Todos los niveles técnicos y administrativos estarán involucrados en la reponsabilidad de la instrumentación, respetando el esquema organizativo Mecanismos de fortalecimiento Planes de acción Niveles de responsabilidad

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 9: Seguimiento (Follow up) de resultados / reportes de avance Seguimiento Comparación de los resultados Verificación del progreso Se deben realizar y tomar en cuenta las siguientes actividades después de aplicada la herramienta: -Debemos verificar en qué medida se están cumpliendo los objetivos definidos -Igualmente en qué medida se ve recompensada la inversión realizada -Qué rectificaciones o mejoras hay que llevar a cabo Todo este proceso de seguimiento y medición pierde su sentido si no se rectifican los errores cometidos -La ejecución del proyecto requiere contar con indicadores que aporten información relacionada con el comportamiento de las variables que intervienen en dicha ejecución. Estos indicadores deberán medir la eficiencia y eficacia, de tal manera que sea posible introducir cambios durante el proceso de ejecución

Comparación DatosAmbito ProyecciónMetasPlanesAccionesSeguimientoMejoramiento Proceso Lamina 10: Mejoramiento (Gauging) de los estudios de referencia Mejoramiento Identificación de planes: -Es necesario proceder a realizar un plan de retroalimentación continuo que nos permita verificar los resultados del estudio -La empresa utilizará el siguiente esquema: Documentación de los estudios: -Luego de establecidas las metas y las conductas deseadas al final del Benchmarking, todos los miembros del Fondo Editorial Guayana deben comprometerse con su cumplimiento -Recordar que este proceso debe ser continuo y permanentemente evaluado y monitoreado -Se deben mantener los benchmark actualizados, en caso de aparición de nuevos competidores -Una de las tareas que debe llevar a cabo el sujeto supervisor del benchmark es la compenetración del equipo en la compresión de las mejores prácticas, la importancia de las mismas y su valor -Promover la difusión externa de los éxitos en la aplicación del benchmarking Posición de liderazgo: -Se considera que la posición de liderazgo será difícil de igualar; sin embargo se cree que es posible igualar para luego en un futuro cercano superar esta igualdad para tomar la posición de liderazgo, esto es: Proceso a mejorar... Acciones a realizar... ¿Como realizarlas?... ¿Que se espera obtener?... ¿Donde se van a realizar?... ¿Quienes la realizarán?... ¿Cuando se realizarán?... Santillana Guayana Brecha actual Desempeño futuro PresenteFuturo