PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipal MODULO 5: Administrar el trabajo. Cra. Claudia G. Pasquaré

CONTENIDOS PLANIFICACION: EJECUCION DE LO PLANIFICADO: Administración del tiempo. Trabajo en equipo. Reuniones productivas. Toma de decisiones. CONTROL. Cra. Claudia G. Pasquaré

PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipal MODULO 5: Administrar el trabajo. ADMINISTRACION DEL TIEMPO Cra. Claudia G. Pasquaré

Es un recurso y tiene valor: QUE ES EL TIEMPO ? Es un recurso y tiene valor: Psicológico. Racional. Económico. Cra. Claudia G. Pasquaré

Es una idea que se construye a partir de una experiencia concreta. QUE ES EL TIEMPO ? Es una idea que se construye a partir de una experiencia concreta. Tiempo individual. Tiempo sectorial. Tiempo de las organizaciones. Tiempo social TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN UN ENTRAMADO TEMPORAL Cra. Claudia G. Pasquaré

POR QUE ADMINISTRAR EL TIEMPO? Es un recurso escaso. No puede ser almacenado, ni ahorrado. No se puede “administrar”. NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO , EL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROS Cra. Claudia G. Pasquaré

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos. Evita el estrés. Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos. Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos. Organiza mejor el trabajo y las otras actividades. Ayuda al cumplimiento de plazos. Tenemos más tiempo para nuestros intereses. Cra. Claudia G. Pasquaré

CÓMO ADMINISTRAMOS NUESTRO TIEMPO ? Cra. Claudia G. Pasquaré

CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL TIEMPO Hacemos lo que nos gusta hacer antes de hacer lo que no nos gusta. Hacemos cosas que sabemos hacer más rápidamente que aquellas que no sabemos cómo. Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo. Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos. Hacemos cosas que están agendadas antes que aquellas que no lo están. Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras. Cra. Claudia G. Pasquaré

CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL TIEMPO Hacemos las cosas que son urgentes antes de las que son importantes. Esperamos hasta la fecha límite antes de movernos. Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato. Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo. Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros de hacer o no hacer algo. Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo. Cra. Claudia G. Pasquaré

ACTITUDES ANTE EL CAMBIO AMENAZA Cra. Claudia G. Pasquaré

CAUSAS DE SENSACION DE AMENAZA Temor a perder el status o posición. Preocupación por su futuro profesional. Frustración. Miedo a perder la seguridad. Incertidumbre general. Cra. Claudia G. Pasquaré

PROCESO EMOCIONAL PELIGRO OPORTUNIDAD Negación Esperanza Enojo Aceptación Regateo Depresión Cra. Claudia G. Pasquaré

DE LAS COSAS QUE UNO TEME 40% nunca suceden. 30% ya pasaron. 12% son imaginarias. 10% son tan insignificantes que no nos podrían dañar. 8% son reales, pero de ellas: 4% las podemos resolver 4% no las podemos resolver Cra. Claudia G. Pasquaré

FRASES TIPICAS "Es demasiado..." "Esperemos a ver" "Sí, pero..." "Esperemos a ver" "Es demasiado..." "Nunca dará un buen resultado, no se puede hacer" "Nunca lo van a aceptar" "Es sólo una moda" "No es realista" "No está en el presupuesto" Cra. Claudia G. Pasquaré

Depende de nuestros modelos mentales CUANDO CAMBIAMOS ? Depende de nuestros modelos mentales Zona de pánico Tensión conflicto Zona de confort Cra. Claudia G. Pasquaré

ESTRATEGIAS DE MEJORA CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL ROLES Y RESULTADOS: Trabajo en equipo. CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE DICHO: Horario modular. Cra. Claudia G. Pasquaré

COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. Liste las actividades. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Sea organizado. PLANIFIQUE Y MIDA !!!! Cra. Claudia G. Pasquaré

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Crisis Emergencias Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Aprendizaje Planificación Recreación NO IMPORTANTE Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares Trivialidades Algunas cartas Algunos llamados telefónicos Actividades agradables Cra. Claudia G. Pasquaré

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO URGENTE NO URG. IMPORTANTE RESULTADOS I Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios II NO IMPORTANTE III IV Cra. Claudia G. Pasquaré

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO URG. NO URGENTE IMPORTANTE I RESULTADOS II Visión , perspectiva Proacción, iniciativa Clima saludable Equilibrio y control Pocas crisis Satisfacción y logros NO IMPORTANTE III IV Cra. Claudia G. Pasquaré

TIEMPO DE GESTION Impuesto específicamente por el jefe. Impuesto por los colaboradores. Impuesto por los pares. Impuesto por el sistema. El tiempo autoimpuesto. Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES DEL TIEMPO Psicológicos. Administrativos. Logísticos. Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES PISCOLOGICOS LA ADMINISTRACION DE VOS MISMO Falta de autoconocimiento. Falta de objetivos definidos. Miedo. Modelos mentales. Cra. Claudia G. Pasquaré

Con qué criterio de ordenamiento está armada esta lista de números? 5 , 4 , 2 , 9 , 8 , 6 , 7 , 3 , 1 Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES PSICOLOGICOS MECANISMOS DE EVASION Repetir actividades ya realizadas. Morosidad por falta de interés. No saber decidir que no hacer. No saber decir que no. Escaparse. Soñar despierto. Hacer vida social. Hacerlo tu mismo. Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES PSICOLOGICOS EL VERDADERO PRECIO DE LA DEMORA Presión. Urgencia. Crisis. Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES ADMINISTRATIVOS PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN Falta de objetivos definidos. Reuniones improductivas. Exceso de personas. Información deficiente. Horas largas. Trabajo intenso. Cra. Claudia G. Pasquaré

DESPERDICIADORES LOGISTICOS Desorganización del habitat. Mal uso del teléfono. Interrupciones. Cra. Claudia G. Pasquaré

COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. Liste las actividades. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Sea organizado. PLANIFIQUE Y MIDA !!!! Cra. Claudia G. Pasquaré

PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO Teléfono Objetivos y prioridades Compañeros o colaboradores Plan de trabajo cotidiano Política de puertas abiertas Trabajos diversos Visitantes, clientes, proveedores Fechas límite autoimpuestas Personal Tendencia a trabajar demasiado Jerarquía, jefe. Cra. Claudia G. Pasquaré

PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO Falta de orden Delimitación de responsabilidades Reuniones Delegación Trámites Arreglo personal Mantenimiento Conflictos Entrevistas Vida doméstica Centros de interés Otros ........ Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS AMPLIACION DE AUTOIMAGEN Conócete a vos mismo. La administración de vos mismo. Una filosofía del tiempo. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS AUTOMOTIVACION Identifica las causas de pérdida de tiempo. Admite cuando estás perdiendo el tiempo. La pregunta de Lakein. Anticipate a tus vías de evasión. Date la oportunidad de continuar. Cra. Claudia G. Pasquaré

PASOS Diferenciar tiempo productivo y no productivo. Caracterizar el tiempo no productivo. Identificar los desperdiciadores del tiempo no productivo. Analizar las reales causas de los desperdiciadores. Proponer posibles soluciones. Evaluar las resoluciones y sus efectos posteriores. Elegir las soluciones adecuadas. Implantar las soluciones. Evaluar. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS REFORZAMIENTO Objetivos y prioridades. Registro del tiempo. El hábito. Create una rutina. Combate la morosidad. Controla tu ansiedad. El tiempo discrecional. Comprometete con alguien. Cómo volver después de evadirse? Cra. Claudia G. Pasquaré

ASPECTOS IMPORTANTES DEL INVENTARIO Distribución del tiempo, en porcentaje, de acuerdo a prioridades. Determinación de metas diarias y priorizadas. Registro del tiempo a medida que éste avance, de acuerdo al plan y a los resultados obtenidos. Evaluaciones diarias sobre la base de las metas alcanzadas y el tiempo que se destinó a ellas. Resumen semanal. Evaluación. Cra. Claudia G. Pasquaré

MOROSIDAD Elegí un aspecto en que seas presa de la morosidad. Determina prioridades y actúa de acuerdo a ellas, haciendo las cosas de una sola vez y terminándolas. Fija plazos y dalos a conocer. No eludas tareas difíciles. No caigas en el perfeccionamiento hasta el límite de paralizarte en él. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS PLANIFICACION Diagnóstico. Objetivos. Prioridades. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS ORGANIZACIÓN Concentración. Delegación. Reuniones. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS DIRECCION Protección del tiempo. Decisiones. Estimular la administración de quien dirija una reunión. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS CONTROL Principio del control. Cra. Claudia G. Pasquaré

VIAS DE SOLUCION LOGISTICAS Sistemas de archivo. Uso del teléfono. Control y prevención de interrupciones. Información. Cra. Claudia G. Pasquaré

TÉCNICAS Establece preguntas para la atención del teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser atendidos por otra persona. Establece horarios para el uso del teléfono. Antes de hacer una llamada hacé un bosquejo de los temas a tratar. Limitate a la pauta. Se breve y directo. Establecé previamente el límite del tiempo. Cra. Claudia G. Pasquaré