METODOLOGÍA DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN-ANDJE Deyanira Perdomo Cuéllar

Rendición de Cuentas DEFINICIÓN Proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

Metodología para el proceso de rendición de cuentas Fuente: “Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. P. 25. Disponible en < http://portal.dafp.gov.co/mod/retrive_docu_noti?no=120>

Metodología para el proceso de rendición de cuentas Diagnóstico proceso anterior Mapa de actores y caracterización ciudadanos Necesidades de información Capacidad operativa y disponibilidad de recursos Insumos Establecimiento de metas, objetivos y resultados. Elección de acciones de información Elección de acciones de diálogo. Elección de acciones de incentivos Diseño Elaboración de cronograma de acciones Ejecución del cronograma Implementación del modelo de apertura de datos Ejecución e implementación Evaluación de cada acción Evaluación estrategia en conjunto Informe de rendición de cuentas general Evaluación y monitoreo Fuente: Transcripción de versión en papel de la presentación de Mauricio Solano. Sinergia-DNP. Noviembre 2012

INSUMOS Etapa preparación de insumos: Rendición d e cuentas La calidad de los insumos genera la confianza en la ciudadanía y grupos de interés

Insumos del proceso de Rendición de Cuentas Diagnóstico del proceso anterior Cómo ha sido el proceso anterior de rendición de cuentas-RdC? Fuente de este diagnóstico: evaluación de cada acción y evaluación general de la estrategia Mapa de actores Clasificación de actores Identificación de la influencia del actor en decisiones Necesidades de información Identificación de necesidades de información de actores Disponibilidad de la información requerida Capacidad operativa y disponibilidad de recursos Determinar recursos para la implementación del proceso RdC Determinar las acciones del proceso de según recursos. INSUMOS Diagnóstico proceso anterior: ¿cómo ha sido el proceso anterior? Mapa de actores y caracterización ciudadanos: se clasifican en actores de veto (facultad de parar una decisión de la entidad), actores clave (los que van a influenciar "cárteles de abogados" influyen en la toma de decisiones de la entidad), actores primarios (a los que les llego directamente, editores jurídicos de semana, el tiempo, el espectador) y actores secundarios (tenemos que considerar pero no podemos enmarcan en los demás) Necesidades de información: Gobierno en línea, la BD, archivo nacional de la nación, DANE sacó 14 valoraciones de la información, cuál es la información que nos falta: interna y externa. ¿qué información que no tiene la ANDJE le van a preguntar (p. ej el dinero que se ahorra en qué se va a gastar?). Cuando no se manejan públicos calificados los términos deben ser genéricos. Se debe considerar capacitar al público. Capacidad operativa y disponibilidad de recursos: responder a la pregunta: con qué contamos para ejecutar e implementar el proceso de rendición de cuentas. (personas, económicos, logísticos, medios tecnológicos). A partir de esto vamos a elegir acciones de información

Rendición de Cuentas: Identificación de las necesidades de información de la población objetivo de la entidad Identificación de información Avance en la gestión Necesidades de actores y grupos de interés Determinación de medios de comunicación de la información TIC´s Medios locales cercanos al ciudadano Comunicación de la información Publicar Información (población en general) Comunicar (población objetivo) Frecuencia: permanente en el momento de la producción y aprobación La producción y entrega de información es un proceso permanente Identificar información sobre el resultado y avance de su gestión; Otra fuente es la caracterización de actores. Definir los medios sobre los cuales se comunicará la información a los ciudadanos y grupos de interés. Las entidades deben producir y entregar información en forma permanente al ciudadano que sea comprensible, actualizada, oportuna, completa y que este disponible para su consulta. - Las entidades deben identificar la información sobre los resultados y avances de su gestión, así como la que interesa al ciudadano y definir los medios que utilizará para comunicarla a los grupos de interés, incluyendo el uso de las TIC y otros medios locales cercanos al ciudadano.

DISEÑO Etapa de diseño: Rendición d e cuentas El diseño de las acciones van en relación a la madurez de la entidad y los recursos disponibles DISEÑO Etapa de diseño: Rendición d e cuentas

Rendición de cuentas: La estrategia Conjunto de acciones Cómo configuro las acciones? Acciones de información Acciones de diálogo Acciones de incentivos

Rendición de Cuentas: Acciones de información Establecer una estrategia de comunicación Establecer cómo se van a dar las acciones de información (uso de medios) Promocionar acciones de diálogo e incentivos Establecer una estrategia de comunicación con el uso de medios de comunicación Promocionar acciones de diálogo e incentivos Las acciones de información se puede dar a través de: Medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma TIC´S: establecer disponibilidad, considerar alianzas para la divulgación, plan de comunicaciones, estrategias de comunicación. Acciones de Información a través de la utilización de medios de comunicación masivos, regionales y locales o comunitarios para facilitar el acceso a la misma - La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presenciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales. La información y la comunicación son procesos complementarios:  La información debe ofrecerse a toda la población en general.  La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de interés conformados por organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocución

Rendición de Cuentas: Implementación Apertura de datos 1. Elaborar Inventario de datos Revisar y consolidar la información que esta bajo la responsabilidad de la ANDJE 2.Priorizar y elaborar plan de apertura de datos El criterio de priorización es el valor para los ciudadanos o grupos de interés 3. Documentar los datos La documentación va dirigida a los ciudadanos o grupos de interés Elaborar documentación en lenguaje comprensible 4. Estructurar los datos Preparar archivo de acuerdo al manual de GEL. 5.Publicar los conjuntos de datos Cargar y publicar datos de acuerdo a Min. TIC´s y manual de GEL. Publicar si aplica catálogo de datos regionales , sectoriales, institucionales en el catálogo de datos colombiano (www.datos.gov.co) 6. Promocionar el uso de datos abiertos Promoción por medios físicos y electrónicos. Implementación Apertura de Datos La apertura de datos garantiza el acceso permanente a la información de las entidades públicas, posibilita la relación de diálogo y retroalimentación que debe existir entre el ciudadano y la administración pública, así mismo permite en mayor medida una sociedad más informada de las acciones de los servidores públicos. Para lo anterior, la entidad debe poner a disposición los datos5 primarios sin procesar en diversos medios; los cuales deben ser de fácil acceso y permitir su reutilización e interoperabilidad con otros sistemas, para así crear derivados de los mismos en los casos que sea necesario. Para implementar la acción de apertura de datos de debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: - Elaboración de un inventario de datos: Para determinar aquellos datos que se van a publicar en formatos abiertos reutilizables, la entidad debe realizar previamente la revisión y consolidación de la información que está bajo la responsabilidad. Priorización y elaboración plan de apertura de datos: Del inventario de información, la entidad debe determinar aquellos datos prioritarios o que generan un mayor valor para los usuarios, para lo cual puede hacer uso de herramientas de interacción u otros canales que les permitan a estos preguntar a los usuarios sus necesidades frente a los datos opinar sobre los datos que les son de interés. - Documentación de los datos: Los datos identificados en la priorización deben contar con una descripción comprensible para todos los usuarios. - Estructuración de los datos: La entidad adelantará la preparación del archivo con el conjunto de datos a cargar en un formato estructurado. Para realizar dicha estructuración la entidad deberá tener en cuenta los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en su Manual para la Implementación del Gobierno en línea y demás lineamientos definidos sobre la materia. - Publicación de los conjuntos de datos: La entidad debe cargar y publicar los conjuntos de datos en la plataforma dispuesta para ello por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y bajo los estándares y lineamientos definidos por el mismo. De igual forma se podrá hacer la publicación en catálogos de datos regionales, sectoriales o institucionales, referenciándolos en el Catálogo de Datos del Estado Colombiano (www.datos.gov.co). - Promoción y uso de datos abiertos: Se debe promocionar el uso de los conjuntos de datos que la entidad ha abierto, a través de espacios tanto físicos como electrónicos.

Rendición de cuentas: Acciones de diálogo Diálogo Presencial Convocar a la ciudadanía Priorizar, consultar y retroalimentar temas Publicar los resultados del diálogo con la ciudadanía Diálogo a través de TIC´S

ESPACIOS DE DIÁLOGO PRESENCIAL COMO: Reuniones zonales Rendición de Cuentas: Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados ESPACIOS DE DIÁLOGO PRESENCIAL COMO: Reuniones zonales Foros ciudadanos participativos por proyectos Temas o servicios Mesas de trabajo temáticas Ferias de la gestión Audiencias públicas participativas Encuentros regionales Asambleas comunitarias Reuniones por temas Observatorios ciudadanos Encuentros virtuales con uso de TIC´S Definición de metodología de diálogo presencial que permita la participación de los grupos de interés caracterizados. Es necesario crear variedad de espacios de encuentro presencial utilizando metodologías de diálogo con la ciudadanía para explicar y justificar la gestión y escuchar la opinión de éstos en la rendición de cuentas, tales como: Reuniones zonales, Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios, Mesas de trabajo temáticas, Ferias de la gestión, Audiencias públicas participativa, Encuentros regionales, Asambleas comunitarias, Reuniones por temas, Observatorios ciudadanos, encuentros virtuales con uso de TIC, entre otros.

Rendición de Cuentas: Acciones de diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas. Consulta a la ciudadanía a través de medios electrónicos sobre los temas que deben ser incluidos en los espacios y procesos de rendición de cuentas. Habilitar canales electrónicos de diálogo en el proceso de rendición de cuentas. Realizar ejercicios de rendición de cuentas en línea, con canales como: Chat Línea telefónica Mensajes de texto Redes sociales Foro Blog Acciones de Diálogo a través del uso de medios electrónicos en los espacios de rendición de cuentas - Habilitar mecanismos electrónicos para consultar a los usuarios y/o ciudadanos sobre los temas que deben ser incluidos en los espacios y procesos de rendición de cuentas. Para ello la entidad convoca la participación ciudadana para la priorización de temas, somete a consulta, retroalimenta y publica los resultados de las propuestas y preguntas de la ciudadanía. Habilitar canales de interacción en línea durante el evento de Rendición de Cuentas, con el fin de atender preguntas, dar respuestas y ampliar información en tiempo real. - Realizar ejercicios de rendición de cuentas en línea, haciendo uso de los siguientes canales: chat, línea telefónica, mensajes de texto, redes sociales, foro o blog. En estos espacios se pueden atender consultas de ciudadanía en tiempo real, así como ampliar explicación de temas y profundizar sobre contenidos de informes o información publicada por la entidad a través de múltiples canales.

Rendición de Cuentas: Acciones de Incentivo Determinación de acciones Disponibilidad de medios: tradicionales/TIC¨S Medición de impacto del incentivo 1 2 3

Rendición de Cuentas: Acciones de Incentivo Objetivo: Motivar las actividades de rendición de cuentas. Las acciones de incentivo pueden clasificarse como: Reforzamiento de conducta: alentando la conducta existente Incentivos positivos: premios Incentivos negativos: sanciones Los medios para realizar acciones de incentivos se clasifican en: Tradicionales: (Servidores públicos) capacitación, encuestas y difusión de resultadlos, inspectores y difusión de informes Utilizando TIC´s: (actores y ciudadanos) crowdsourcing, concursos de conocimiento de la entidad. Acciones de Incentivos Los incentivos estarán orientados a motivar positivamente o de manera sancionatoria la realización de actividades de rendición de cuentas, promoviendo comportamientos institucionales para su cualificación, mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias.

EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN Etapa de ejecución e implementación: Rendición d e cuentas Manos a la obra: a dialogar!

Rendición de cuentas: Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas Detalla las actividades decididas para el proceso de rendición de cuentas. Es herramienta de control de gestión del proceso de rendición de cuentas. Cronograma del conjunto de acciones seleccionadas La entidad debe realizar el seguimiento y control del conjunto de las acciones de rendición de cuentas que ha determinado organizar, siguiendo un cronograma en el que se refleje qué actividades serán permanentes y cuáles de menor frecuencia debido a su complejidad.

Rendición de cuentas: Convocatoria a los eventos definidos Promover la participación de los grupos de interés, poblaciones especiales, y ciudadanía, en las acciones de información, incentivo y diálogo. La entidad debe invitar a las veedurías ciudadanas Realización de la Convocatoria a eventos definidos - Con el fin de lograr el diálogo sobre la gestión y sus resultados en la rendición de cuentas, cada entidad debe promover la participación de organizaciones sociales y actores representativos de diferentes sectores de la sociedad, poblaciones y de la ciudadanía en general, en el proceso de rendición de cuentas, para ello debe convocar ampliamente a los grupos de interés identificados a participar en los eventos y reuniones de rendición de cuentas. Las entidades públicas están obligadas a invitar a las veedurías ciudadanas a participar en el proceso de rendición de cuentas en cumplimiento de los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 850 de 2003, de los artículos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998, del artículo 66 de la Ley 80 de 1993, y del artículo 91 de la Ley 136 de 1994.

Rendición de cuentas: Elaboración y publicación de memorias Publicar Dialogar Compilar Elaboración y publicación de memorias (Principales conclusiones y compromisos) de los eventos de rendición de cuentas. Los resultados de las reuniones y diálogos con la ciudadanía deben ser registrados en una memoria, publicados y divulgados para conocimiento de la ciudanía. En dichas memorias se identificaran las principales acciones de mejora que realizará la entidad como resultado de las observaciones ciudadanas y la evaluación de la gestión realizada en la rendición de cuentas. Resultados: principales conclusiones y compromisos del proceso de RdC Acciones de mejora

EVALUACIÓN Y MONITOREO Etapa de evaluación y monitoreo: Rendición d e cuentas Cómo fue el proceso? Acciones Información Diálogo incentivos Estrategia Proceso Resultados proceso acciones

Rendición de cuentas: evaluación y monitoreo ACCIONES Evaluar cada acción de forma individual Evaluar acciones de información, incentivos y diálogo ESTRATEGIA Evaluar la estrategia general del proceso de rendición de cuentas. Evaluar la gestión del proceso INFORME DE RdC Redactar informe de Rendición de cuentas-RdC de la vigencia Insumo del proceso de RdC de la siguiente vigencia Evaluación individual de las acciones de Rendición de Cuentas Los procesos de rendición de cuentas ante la ciudadanía deben generar resultados visibles, tanto para las entidades públicas como para los ciudadanos, para ello, la evaluación efectuada en los espacios de diálogo y durante todo el proceso se constituya en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla. Elaboración del documento de evaluación del proceso de Rendición de Cuentas Con las evaluaciones individuales de cada acción ejecutada, se debe elaborar un documento de la evaluación de la estrategia del proceso de Rendición de Cuentas de la entidad, esta evaluación debe estar consignada en un documento que debe ser divulgado a los actores identificados y a la ciudadanía en general y se constituirá en la última acción de la estrategia para la vigencia. Este documento debe ser publicado en el mes de diciembre y se difundirá por medios físicos y electrónicos. Fuente de la imagen descargada en 10-01-13:<http://blog.guiasenior.com/images/brecha_digital1.jpg>

REQUISITOS TRANSVERSALES REQUISITOS TRANSVERSALES DE TODO EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN DE GESTIÓN La rendición de cuentas es parte del modelo integral de planeación y gestión

Requerimientos Generales CONFORMACIÓN DE COMITÉS Institucional: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como instancia orientadora del Modelo Institucional de Planeación y Gestión. Se discuten políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. FORMULACIÓN DE PLANES Plan estratégico sectorial (cuatrienal) Plan estratégico institucional (indicativo cuatrienal) Plan de acción anual MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES Planes sectoriales e institucionales y plan de acción anual para lograr la implementación de las políticas de desarrollo administrativo más efectivas.

Requerimientos Generales SOCIALIZACIÓN DE LOS PLANES Planes sectoriales e institucionales y plan de acción anual al interior de la entidad. Objetivos: conocimiento, compromiso y cumplimiento de metas. CARACTERIZACIÓN DE LOS CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERÉS Identificar características, intereses y necesidades de cada política de desarrollo administrativo. Diseñar estrategias e intervenciones que respondan realmente a las necesidades de ciudadanos y grupos de interés. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD Lugares visibles Medios electrónicos de fácil acceso a los ciudadanos

Publicación de información de la entidad PLANEACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL Plan estratégico sectorial Plan estratégico institucional Plan de acción anual Distribución presupuestal de proyectos de inversión Entes de control que vigilan la entidad Informes de gestión Metas e indicadores de gestión Planes de mejoramiento Reportes de control interno Informes de empalme Defensa judicial Informe de archivo INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Misión y visión Objetivos y funciones Organigrama

Publicación de información de la entidad INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD Misión y visión Objetivos y funciones Organigrama Directorio de entidades: listado de entidades que pertenecen al sector o a la administración, dirección y teléfono. Datos de contacto de servidores públicos Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano Teléfonos, líneas gratuitas y fax Localización física, sede central, sucursales Preguntas y respuestas frecuentes Glosario Noticias Información para niños (NTC 5854 sobre elementos no textuales). Calendario de actividades Derechos de los ciudadanos y medios para garantizarlos Normatividad (leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, políticas y lineamientos). La que rige la entidad y la que produce. Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produce la entidad Información principal en otro idioma Implementación de buzones de correo electrónico para la recepción de notificaciones judiciales Información para población vulnerable. Información de programas sociales Publicación de información en audio y/o video.

Publicación de información de la entidad INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Presupuesto aprobado para la vigencia Información histórica presupuestal Estados financieros. CONTRATACIÓN Plan anual de adquisiciones- PABS Procesos contractuales en SECOP TRÁMITES Y SERVICIOS Listado y nombre de trámites y servicios cada uno enlazado a la información registrada en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT y en el Portal del Estado Colombiano (PEC). PETICIONES, DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS Informe de denuncias, quejas y reclamos Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de quejas y reclamos Enlace para la recepción vía web de peticiones, quejas y reclamos (Artículo 76 Ley 1474 de 2011).

Publicación de información de la entidad RECURSO HUMANO Manual de funciones y competencias laborales Perfiles de los funcionarios principales. Asignaciones salariales Acuerdos de gestión Ofertas de empleo GESTIÓN DOCUMENTAL Programa de gestión documental-PGD Cuadro de clasificación documental-CCD Tablas de retención documental-TRD Inventarios documentales OTRA INFORMACIÓN ADICIONAL SEGÚN CARACTERIZACIÓN DE ACTORES Y GRUPOS DE INTERÉS. POLÍTICAS CON EL MANEJO EDITORIAL YA ACTUALIZACIÓN DE MEDIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y MANEJO DE DATOS PERSONALES.